Cena wynajmu sali konferencyjnej rzadko jest tak sztywna, jak może się wydawać po otrzymaniu pierwszej oferty. W wielu przypadkach obiekt ma pewną przestrzeń do negocjacji – szczególnie wtedy, gdy organizator jest elastyczny w kwestii terminu, zamawia catering, rezerwuje noclegi albo planuje kolejne wydarzenia. Co ważne, negocjowanie nie powinno sprowadzać się wyłącznie do pytania: „Czy możecie obniżyć cenę sali?”. Często znacznie większe oszczędności można uzyskać poprzez zmianę zakresu usług, włączenie części wyposażenia w cenę albo wynegocjowanie korzystniejszych warunków całej umowy.
Najważniejsza zasada brzmi więc: nie negocjuj wyłącznie ceny sali, ale całkowity koszt wydarzenia. Sala za 4000 zł może finalnie kosztować organizatora 7000 zł po doliczeniu techniki, parkingu, obsługi czy dodatkowych godzin. Z kolei sala za 5000 zł, w której część tych usług znajduje się już w pakiecie, może okazać się korzystniejszym wyborem.
1. Najpierw przygotuj dokładne zapytanie
Dobre negocjacje zaczynają się jeszcze przed otrzymaniem pierwszej oferty. Im dokładniej opiszesz wydarzenie, tym łatwiej obiektowi przygotować realistyczną kalkulację i zaproponować rozwiązania, które mogą zmniejszyć koszty.
W zapytaniu warto podać przewidywaną liczbę uczestników, termin oraz alternatywne daty, godziny wydarzenia, wymagany układ sali, liczbę potrzebnych pomieszczeń, zakres cateringu, liczbę noclegów, oczekiwane wyposażenie techniczne, potrzeby dotyczące parkingu oraz ewentualny program dodatkowy.
Dzięki temu rozmowa nie zaczyna się od abstrakcyjnego pytania o cenę wynajmu, lecz od konkretnego wydarzenia, na którym hotel czy centrum konferencyjne może zarobić również dzięki gastronomii, noclegom i usługom dodatkowym.
2. Zapytaj o alternatywny termin
Jednym z najskuteczniejszych sposobów obniżenia kosztów konferencji jest elastyczność daty. Cena tej samej sali może być zupełnie inna w zależności od dnia tygodnia, miesiąca, sezonu oraz liczby innych wydarzeń odbywających się w obiekcie i mieście.
Jeżeli termin konferencji nie jest jeszcze ostatecznie ustalony, zamiast pytać wyłącznie o konkretną datę, warto zapytać:
„Który termin w tym okresie pozwoliłby Państwu zaproponować najlepsze warunki cenowe?”
Dla hotelu zapełnienie mniej atrakcyjnego dnia może być bardziej wartościowe niż wynajęcie sali w terminie, na który i tak istnieje duży popyt. Wtedy organizator zyskuje argument do negocjacji.
Elastyczność może dotyczyć nie tylko dnia, ale również godzin. Spotkanie kończące się o 15:00 może być dla obiektu łatwiejsze do sprzedaży niż konferencja zajmująca salę do późnego wieczora.
3. Pokaż całkowitą wartość wydarzenia
Jeżeli podczas konferencji uczestnicy korzystają z noclegów, lunchu, kolacji, przerw kawowych, parkingu czy baru hotelowego, warto podkreślić to już podczas negocjacji.
Dla obiektu konferencja dla 100 osób z dwoma noclegami i pełnym cateringiem ma zupełnie inną wartość niż czterogodzinne szkolenie bez dodatkowych usług. Dlatego organizator powinien negocjować z perspektywy całego przychodu, jaki wydarzenie może wygenerować.
Można zapytać:
„Jeżeli zarezerwujemy 60 pokoi i zamówimy pełny catering dla 100 osób, czy mogą Państwo zaproponować niższą cenę wynajmu sali?”
W niektórych obiektach osiągnięcie określonego poziomu wydatków na gastronomię albo noclegi może pozwolić na częściowe lub nawet całkowite obniżenie opłaty za samą przestrzeń konferencyjną.
4. Negocjuj pakiet, a nie pojedynczą pozycję
Obiekt może nie chcieć obniżyć ceny sali, ale jednocześnie może mieć dużą swobodę w zakresie innych usług. W praktyce oznacza to, że warto negocjować cały pakiet.
Jeżeli sala kosztuje 5000 zł i hotel nie chce zejść z tej ceny, można poprosić o bezpłatny parking dla uczestników, dodatkowy mikrofon, ekran, flipcharty, Wi-Fi, pokój dla organizatora albo dodatkową godzinę korzystania z sali.
Takie rozwiązanie może być korzystne dla obu stron. Obiekt utrzymuje oficjalną cenę wynajmu, natomiast organizator realnie zmniejsza całkowity koszt wydarzenia.
Dobrym pytaniem jest:
„Jeżeli cena sali pozostanie bez zmian, jakie dodatkowe elementy mogą Państwo włączyć do tej kwoty?”
5. Sprawdź, co dokładnie zawiera cena sali
Porównywanie ofert wyłącznie na podstawie kwoty zapisanej obok pozycji „wynajem sali” może prowadzić do błędnych decyzji.
Jedna oferta może obejmować projektor, ekran, podstawowe nagłośnienie, mikrofony, obsługę techniczną i wodę dla prelegentów. W drugiej wszystkie te elementy mogą być dodatkowo płatne.
Dlatego przed rozpoczęciem negocjacji warto poprosić o szczegółową kalkulację oraz odpowiedź na pytanie:
„Jaka będzie całkowita kwota do zapłaty przy przedstawionym scenariuszu wydarzenia?”
Dopiero wtedy można rzeczywiście porównać propozycje kilku obiektów.
6. Szczególnie dokładnie negocjuj technikę
Technika konferencyjna potrafi znacząco zwiększyć budżet wydarzenia. Dodatkowo płatne mogą być mikrofony bezprzewodowe, nagłośnienie, dodatkowe ekrany, oświetlenie, realizator dźwięku, technik czy dostęp do infrastruktury obiektu przez zewnętrzną firmę AV.
Już na etapie zapytania należy więc ustalić, które urządzenia są częścią standardowego wyposażenia.
Jeżeli potrzebujesz tylko podstawowego zestawu, warto próbować włączyć go do ceny wynajmu.
Zamiast negocjować rabat 300 zł na samą salę, czasami bardziej opłaca się uzyskać bezpłatne dwa mikrofony, projektor i obsługę techniczną, których normalny koszt byłby znacznie wyższy.
7. Negocjuj catering razem z salą
Catering jest dla wielu hoteli i centrów konferencyjnych ważnym źródłem przychodu. Może więc stać się jednym z najmocniejszych argumentów negocjacyjnych organizatora.
Przy dużym wydarzeniu warto zapytać, czy zwiększenie zamówienia gastronomicznego pozwoli obniżyć koszt wynajmu przestrzeni. Można również negocjować cenę przerw kawowych, lunchu, kolacji czy napojów.
Nie zawsze najtańszym rozwiązaniem będzie jednak zwykły rabat procentowy. Czasami zmiana formy cateringu daje większą oszczędność. Warto zapytać obiekt, czy istnieje alternatywne menu pozwalające zachować odpowiednią jakość przy mniejszym budżecie.
Dobry manager gastronomii często potrafi wskazać rozwiązanie, którego organizator sam nie brał pod uwagę.
8. Zbierz kilka porównywalnych ofert
Najtrudniej negocjować, kiedy masz tylko jedną ofertę i bardzo zależy Ci właśnie na tym konkretnym obiekcie.
Znacznie lepszą pozycję daje równoległa rozmowa z kilkoma hotelami lub centrami konferencyjnymi. Nie chodzi jednak wyłącznie o wykorzystanie konkurencji do wymuszania niższych stawek.
Kilka ofert pozwala przede wszystkim zorientować się, jakie są rzeczywiste ceny rynkowe oraz które elementy inni dostawcy są gotowi włączyć w pakiet.
Podczas negocjacji można poinformować obiekt:
„Porównujemy obecnie kilka lokalizacji i Państwa oferta jest jedną z branych pod uwagę. Czy istnieje możliwość poprawienia warunków przy wskazanym zakresie wydarzenia?”
Nie ma potrzeby ujawniania nazw konkurencyjnych hoteli ani przesyłania ich ofert.
9. Wykorzystaj potencjał kolejnych wydarzeń
Jeżeli firma organizuje kilka konferencji, szkoleń lub spotkań rocznie, warto powiedzieć o tym już przy pierwszej rozmowie.
Jednorazowy rabat nie musi być dla hotelu szczególnie interesujący. Perspektywa kilku lub kilkunastu wydarzeń w ciągu roku może już wyglądać zupełnie inaczej.
Można powiedzieć:
„Organizujemy około ośmiu podobnych wydarzeń rocznie. Jeśli pierwsza realizacja przebiegnie dobrze, chcielibyśmy rozważyć stałą współpracę.”
Dla obiektu oznacza to możliwość pozyskania klienta długoterminowego, dlatego może być bardziej skłonny do ustępstw dotyczących ceny, wyposażenia czy warunków rezerwacji.
10. Negocjuj dodatkowe godziny i dostęp do sali
Cena wynajmu może obejmować jedynie określone godziny. Problem pojawia się wtedy, gdy organizator potrzebuje dostępu wcześniej, aby rozstawić materiały, przygotować scenę, przeprowadzić próbę techniczną albo zarejestrować wystawców.
Dwie dodatkowe godziny dzień przed wydarzeniem potrafią wygenerować nieplanowany koszt.
Dlatego kwestie dotyczące wejścia ekipy technicznej, montażu, demontażu oraz czasu dostępności przestrzeni trzeba ustalić przed podpisaniem umowy.
Można negocjować bezpłatny dostęp do sali wieczorem poprzedniego dnia, jeżeli pomieszczenie nie będzie wtedy wykorzystywane.
To jeden z przykładów ustępstwa, które dla obiektu może kosztować niewiele, a dla organizatora mieć dużą wartość.
11. Zwróć uwagę na parking, Wi-Fi i sale dodatkowe
Małe pozycje budżetowe przy dużej liczbie uczestników bardzo szybko stają się dużymi wydatkami.
Jeżeli parking kosztuje 50 zł za samochód, a konferencja przyciąga 80 kierowców, mówimy już o 4000 zł. Podobnie może być z płatnym dostępem do szybkiego internetu, szatnią albo niewielkimi salami wykorzystywanymi jako garderoba, biuro organizatora czy pokój dla prelegentów.
Właśnie takie dodatki warto negocjować szczególnie intensywnie.
Hotel może mieć niewielką możliwość obniżenia głównej ceny wynajmu, ale może zgodzić się na bezpłatny parking dla określonej liczby samochodów albo udostępnienie dodatkowego pomieszczenia.
12. Negocjuj również warunki rezygnacji i zmiany liczby uczestników
Najniższa cena nie zawsze oznacza najlepszą ofertę.
Wyobraźmy sobie dwie propozycje. Pierwsza jest tańsza o 2000 zł, ale przewiduje wysoką karę za zmniejszenie liczby uczestników albo zmianę terminu. Druga jest droższa, ale daje większą elastyczność.
Jeżeli wydarzenie odbywa się za kilka miesięcy, możliwość zmiany liczby uczestników może być warta znacznie więcej niż niewielki rabat otrzymany przy podpisywaniu umowy.
Dlatego należy negocjować również terminy podania ostatecznej liczby gości, warunki anulowania wydarzenia, możliwość przeniesienia rezerwacji na inny termin, minimalne zamówienie gastronomiczne, liczbę gwarantowanych noclegów oraz inne zobowiązania finansowe.
To także część ceny wydarzenia – choć jej konsekwencje mogą ujawnić się dopiero później.
O co jeszcze warto zapytać przed podpisaniem umowy?
Przed zamknięciem negocjacji dobrze jest przejść przez całą ofertę i sprawdzić, czy nie pojawią się dodatkowe opłaty. W szczególności warto ustalić koszty obsługi technicznej, dodatkowych godzin, zmiany układu sali, sprzątania, ochrony, szatni, parkingu, korzystania z Internetu, dodatkowych pomieszczeń oraz usług zewnętrznych dostawców.
Warto także ustalić, czy podane ceny są kwotami netto czy brutto oraz które elementy mogą się zmienić przed terminem wydarzenia.
Najlepiej poprosić o przygotowanie końcowej kalkulacji dla konkretnego scenariusza konferencji.
Czego nie robić podczas negocjacji?
Nie najlepszą strategią jest rozpoczynanie rozmowy od stwierdzenia: „Konkurencja daje mi taniej, więc proszę zejść o 20 procent”. Szczególnie jeżeli obiekty nie są bezpośrednio porównywalne.
Nie warto również ukrywać rzeczywistej skali wydarzenia. Jeżeli później okaże się, że potrzebne są dodatkowe sale, technika czy catering, wcześniejsze ustalenia cenowe mogą przestać mieć znaczenie.
Negocjacja powinna być poszukiwaniem rozwiązania korzystnego dla obu stron. Organizator chce zmieścić się w budżecie, natomiast hotel czy centrum konferencyjne musi osiągnąć odpowiedni przychód z wydarzenia.
Im lepiej rozumiesz tę zależność, tym łatwiej znaleźć element, którym można „wymienić się” podczas negocjacji.
Gotowe pytania, które warto zadać obiektowi
Podczas rozmowy można wykorzystać kilka prostych pytań:
- Czy przy zmianie terminu mogą Państwo zaproponować korzystniejszą cenę?
- Który dzień w tym tygodniu byłby dla Państwa najbardziej atrakcyjny?
- Jak zmieni się cena sali przy zamówieniu pełnego cateringu?
- Czy przy określonej liczbie noclegów możemy liczyć na rabat na wynajem przestrzeni?
- Które elementy wyposażenia mogą Państwo włączyć do ceny sali?
- Czy możemy otrzymać bezpłatny parking dla uczestników?
- Czy istnieje możliwość wcześniejszego wejścia ekipy organizacyjnej bez dodatkowych opłat?
- Czy dodatkowa sala dla prelegentów może zostać udostępniona w ramach pakietu?
- Jak wygląda całkowita cena wydarzenia po uwzględnieniu wszystkich opłat?
- Czy przy organizacji kolejnych wydarzeń możemy ustalić stałe warunki współpracy?
Takie pytania znacznie częściej prowadzą do konkretnej oszczędności niż samo: „Czy dostaniemy rabat?”.
Ile można wynegocjować?
Nie istnieje jedna wartość rabatu, której można oczekiwać od każdego obiektu. Wszystko zależy od terminu, popytu, wielkości wydarzenia, liczby noclegów, cateringu, polityki cenowej hotelu oraz dostępności konkurencyjnych lokalizacji.
Co więcej, czasami najlepszy wynik negocjacji wcale nie będzie widoczny w cenie samej sali.
Załóżmy, że wynajem kosztuje 6000 zł i obiekt nie zgadza się na rabat. Organizator otrzymuje jednak bezpłatny parking wart 1500 zł, dodatkową salę za 800 zł, technikę wartą 1200 zł i możliwość wcześniejszego montażu bez opłat.
Cena sali nadal wynosi 6000 zł, ale całkowity koszt wydarzenia spadł o kilka tysięcy złotych.
I właśnie w ten sposób warto patrzeć na skuteczność negocjacji.
Najważniejsza zasada: negocjuj całkowity koszt konferencji
Skuteczne negocjowanie ceny wynajmu sali konferencyjnej nie polega na próbie uzyskania największego procentowego rabatu. Chodzi o stworzenie takiego pakietu, który zapewni organizatorowi potrzebną przestrzeń i usługi przy możliwie najniższym całkowitym koszcie.
Elastyczny termin, większe zamówienie gastronomiczne, noclegi, perspektywa kolejnych wydarzeń oraz kilka konkurencyjnych ofert mogą znacząco zwiększyć pozycję negocjacyjną.
Warto również pamiętać, że dobry obiekt konferencyjny może mieć ograniczone możliwości obniżania swoich podstawowych stawek, ale znacznie większą elastyczność w zakresie usług dodatkowych.
Dlatego zamiast kończyć rozmowę po usłyszeniu: „Nie możemy zejść z ceny”, warto zadać jeszcze jedno pytanie:
„W takim razie co mogą Państwo dodać do tej oferty, aby całkowity koszt wydarzenia był dla nas korzystniejszy?”
Bardzo często właśnie wtedy zaczynają się prawdziwe negocjacje.
