Cena wynajmu sali konferencyjnej może wynosić kilkaset złotych, ale równie dobrze kilka czy kilkanaście tysięcy złotych za dzień. Sama stawka podana przy sali często niewiele mówi o tym, ile ostatecznie będzie kosztować organizacja wydarzenia. Dwa obiekty mogą zaproponować podobną cenę wynajmu, a końcowe rachunki będą zupełnie różne, ponieważ jeden uwzględni w cenie sprzęt, parking i obsługę techniczną, a drugi doliczy te elementy osobno. Dlatego podczas planowania konferencji, szkolenia czy spotkania

Organizator wybiera obiekt na konferencję dla 500 osób. Sala plenarna jest odpowiednio duża, ma scenę, ekran, nagłośnienie i dokładnie tyle miejsc, ile potrzeba. Na pierwszy rzut oka wszystko się zgadza. Problem pojawia się dopiero podczas pierwszej przerwy, kiedy kilkaset osób jednocześnie wychodzi z sali. Przy ekspresach tworzą się kolejki, uczestnicy stoją w przejściach, trudno dostać się do toalety, a przedstawiciele sponsorów próbują prowadzić rozmowy pomiędzy osobami przeciskającymi się w kierunku

Warszawa od lat pozostaje jednym z najważniejszych miejsc na polskiej mapie spotkań biznesowych. Odbywają się tutaj duże kongresy, konferencje branżowe, szkolenia, premiery produktów, spotkania zarządów, wydarzenia korporacyjne i kameralne warsztaty. Stolica ma przy tym przewagę, której trudno szukać w większości innych polskich miast – ogromny wybór przestrzeni, bardzo dobrą dostępność komunikacyjną i rozbudowane zaplecze hotelowe. Organizacja konferencji w Warszawie daje więc dużą swobodę. Można przygotować zarówno jednodniowe spotkanie dla kilkunastu