Organizator wybiera obiekt na konferencję dla 500 osób. Sala plenarna jest odpowiednio duża, ma scenę, ekran, nagłośnienie i dokładnie tyle miejsc, ile potrzeba. Na pierwszy rzut oka wszystko się zgadza. Problem pojawia się dopiero podczas pierwszej przerwy, kiedy kilkaset osób jednocześnie wychodzi z sali. Przy ekspresach tworzą się kolejki, uczestnicy stoją w przejściach, trudno dostać się do toalety, a przedstawiciele sponsorów próbują prowadzić rozmowy pomiędzy osobami przeciskającymi się w kierunku kawy.
Dlatego przy wyborze obiektu konferencyjnego warto patrzeć nie tylko na powierzchnię i pojemność samej sali. Równie ważne może być foyer.
Nie istnieje jedna uniwersalna odpowiedź na pytanie, ile metrów kwadratowych powinno mieć foyer. Innej przestrzeni potrzebuje konferencja, podczas której foyer jest przede wszystkim ciągiem komunikacyjnym, a innej wydarzenie, w którym odbywają się tam przerwy kawowe, networking, rejestracja uczestników, ekspozycja sponsorów i część gastronomiczna. Można jednak przyjąć kilka praktycznych wartości pozwalających ocenić, czy przestrzeń przed salą będzie wystarczająca.
Foyer to nie tylko korytarz przed salą
Jeszcze kilkanaście lat temu foyer wielu obiektów traktowano przede wszystkim jako przestrzeń przejściową. Uczestnik miał wejść do budynku, zostawić płaszcz, znaleźć właściwą salę i zająć miejsce. Dzisiaj funkcja foyer jest znacznie szersza.
To właśnie tutaj coraz częściej znajduje się recepcja konferencji, punkt wydawania identyfikatorów, szatnia, kawa i catering, stoiska sponsorów, ekspozycja firm partnerskich, miejsca do rozmów oraz strefy odpoczynku. Podczas kilkunastominutowej przerwy foyer staje się często najbardziej intensywnie wykorzystywaną częścią całego obiektu.
Co więcej, dla uczestnika może być ono przestrzenią równie ważną jak sama sala konferencyjna. Prezentacje i panele odbywają się na scenie, ale wiele wartościowych rozmów biznesowych rozpoczyna się właśnie podczas przerwy przy kawie.
Dlatego przy planowaniu wydarzenia warto zadać nie tylko pytanie: „Czy mamy salę na 500 osób?”, lecz również: „Gdzie te 500 osób znajdzie się po zakończeniu sesji?”
Ile metrów foyer potrzeba na jednego uczestnika?
Nie należy traktować poniższych wartości jako norm budowlanych czy przepisów określających dopuszczalną liczbę osób. Są to raczej praktyczne wskaźniki pomocne podczas planowania konferencji i oceny funkcjonalności obiektu.
W zależności od sposobu wykorzystania foyer można orientacyjnie przyjąć:
| Funkcja foyer | Orientacyjna powierzchnia |
|---|---|
| komunikacja i krótkie oczekiwanie | ok. 0,5–0,7 m² na osobę |
| przerwa kawowa | ok. 0,8–1,0 m² na osobę |
| przerwa kawowa i networking | ok. 1,0–1,2 m² na osobę |
| catering, networking, stoliki i stoiska partnerów | ok. 1,2–1,5 m² na osobę lub więcej |
Różnica jest ogromna. Foyer o powierzchni 250 m² może zupełnie wystarczyć jako przestrzeń komunikacyjna dla kilkuset uczestników, ale może okazać się zdecydowanie za małe, jeżeli organizator chce jednocześnie ustawić tam kilka bufetów, kilkanaście stoisk sponsorskich i stworzyć komfortowe miejsce do rozmów.
Dlatego sama liczba metrów kwadratowych niewiele mówi bez informacji o planowanym sposobie wykorzystania przestrzeni.
Foyer dla 100, 200, 500 i 1000 osób
Przyjmując około 0,8 m² na uczestnika jako punkt wyjścia dla stosunkowo sprawnie zorganizowanej przerwy oraz około 1,2 m² na osobę dla bardziej komfortowej przestrzeni networkingowej, możemy stworzyć prostą orientacyjną tabelę.
| Liczba uczestników | Foyer funkcjonalne – ok. 0,8 m²/os. | Foyer komfortowe – ok. 1,2 m²/os. |
|---|---|---|
| 50 osób | 40 m² | 60 m² |
| 100 osób | 80 m² | 120 m² |
| 200 osób | 160 m² | 240 m² |
| 300 osób | 240 m² | 360 m² |
| 500 osób | 400 m² | 600 m² |
| 1000 osób | 800 m² | 1200 m² |
Nie oznacza to jednak, że konferencja dla 500 osób zawsze wymaga 600 m² foyer. Jeżeli uczestnicy korzystają z kilku przestrzeni na różnych kondygnacjach, część programu odbywa się w mniejszych salach, a przerwy nie następują dokładnie w tym samym momencie, potrzebna powierzchnia może być mniejsza.
Z drugiej strony 400 m² może okazać się niewystarczające, jeśli organizator planuje rozbudowaną strefę wystawienniczą, catering, stanowiska sponsorów i dużą liczbę stolików.
Najważniejszy jest moment zakończenia sesji
Przy ocenie wielkości foyer jednym z największych błędów jest myślenie o średniej liczbie osób znajdujących się w nim w ciągu dnia.
Kluczowe znaczenie ma maksymalne chwilowe obciążenie przestrzeni.
Wyobraźmy sobie konferencję dla 500 osób. Przez większość czasu foyer może być niemal puste, ponieważ uczestnicy znajdują się w sali. Wystarczy jednak zakończenie sesji plenarnej, aby w ciągu kilku minut pojawiło się tam kilkaset osób.
Właśnie taki moment powinien być podstawą planowania.
Jeżeli przerwa trwa 20 minut, praktycznie wszyscy uczestnicy chcą w krótkim czasie skorzystać z kawy, toalety, porozmawiać ze znajomymi, sprawdzić telefon albo odwiedzić stoiska partnerów. Nie wystarczy więc stworzyć przestrzeni, w której ludzie fizycznie się zmieszczą. Trzeba zapewnić możliwość swobodnego poruszania się.
Konferencja na 500 osób i foyer 220 m² – co się wydarzy?
Dobrym sposobem na pokazanie problemu jest prosty przykład.
Mamy konferencję dla 500 uczestników i foyer o powierzchni 220 m². Oznacza to około 0,44 m² przestrzeni na jednego uczestnika, jeżeli wszyscy pojawią się tam jednocześnie.
A przecież część tej powierzchni zajmą:
- stoły cateringowe,
- ekspresy do kawy,
- recepcja,
- meble,
- roll-upy,
- stoiska sponsorów,
- kosze i wyposażenie techniczne.
Rzeczywista powierzchnia dostępna dla uczestników będzie więc jeszcze mniejsza.
Takie foyer może działać jako przestrzeń komunikacyjna, ale zorganizowanie w nim komfortowej przerwy kawowej dla 500 osób będzie bardzo trudne. Wystarczy kilka kolejek do ekspresów, aby główny ciąg komunikacyjny został zablokowany.
Jeżeli przy tej samej konferencji mamy foyer o powierzchni 450–600 m², możliwości aranżacyjne są już zupełnie inne. Możemy rozproszyć punkty gastronomiczne, zostawić wolne przejścia oraz stworzyć kilka stref rozmów.
I właśnie dlatego przy wyborze obiektu nie warto patrzeć wyłącznie na pojemność sali.
Przerwa kawowa potrzebuje miejsca
Przerwa kawowa wydaje się prostym elementem wydarzenia, dopóki organizator nie musi w ciągu 15–20 minut obsłużyć kilkuset uczestników.
Znaczenie ma nie tylko wielkość foyer, ale również rozmieszczenie bufetów. Jeden długi stół cateringowy ustawiony przy wejściu do sali może spowodować większy problem niż kilka mniejszych stanowisk rozmieszczonych w różnych częściach przestrzeni.
W dużym foyer łatwiej rozproszyć uczestników. Jeden punkt może oferować kawę, drugi zimne napoje, a kolejne przekąski. Dzięki temu nie powstaje jedna duża kolejka.
Warto więc sprawdzić przed wydarzeniem nie tylko liczbę metrów kwadratowych, lecz także możliwość ustawienia kilku niezależnych punktów gastronomicznych.
Rejestracja również zajmuje powierzchnię
Szczególnie intensywnie foyer wykorzystywane jest przed rozpoczęciem konferencji.
Jeżeli rejestracja rozpoczyna się o godzinie 8:00, a pierwsza sesja o 9:00, znaczna część uczestników może pojawić się między 8:30 a 8:50. W przypadku wydarzenia dla kilkuset osób oznacza to bardzo duży napływ ludzi w krótkim czasie.
Potrzebne jest miejsce na:
- stanowiska rejestracyjne,
- kolejkę,
- odbiór identyfikatorów,
- materiały konferencyjne,
- szatnię,
- osoby czekające na znajomych.
Dlatego przestrzeń, która podczas konferencji działa poprawnie, może okazać się niewystarczająca w pierwszych 30 minutach wydarzenia.
A co ze stoiskami sponsorów?
Coraz więcej konferencji wykorzystuje foyer jako niewielką powierzchnię wystawienniczą. Dla organizatora jest to atrakcyjne rozwiązanie. Sponsorzy znajdują się bezpośrednio na drodze uczestników pomiędzy salą a cateringiem, dzięki czemu mogą liczyć na duży ruch.
Problem pojawia się wtedy, gdy każde kolejne stoisko zabiera część powierzchni przeznaczonej wcześniej dla uczestników.
Dziesięć stanowisk wystawców może bez problemu zająć kilkadziesiąt metrów kwadratowych, a przecież przed każdym z nich musi pozostać miejsce dla osób prowadzących rozmowy.
Dlatego w konferencjach z rozbudowaną częścią partnerską warto przyjmować większy wskaźnik powierzchni foyer. Zamiast 0,8 m² na uczestnika potrzebne może być 1,2–1,5 m² lub jeszcze więcej.
Dobrze zaprojektowane foyer może zresztą stać się powierzchnią, która dodatkowo zarabia. Stoiska sponsorskie, ekspozycje, prezentacje produktów czy strefy partnerów zwiększają możliwości komercjalizacji wydarzenia.
Liczy się nie tylko powierzchnia, ale także kształt
Dwa foyer o powierzchni 400 m² mogą działać zupełnie inaczej.
Pierwsze może być szeroką, otwartą przestrzenią, w której bez problemu ustawimy catering po obu stronach, pozostawiając szeroki środek jako ciąg komunikacyjny.
Drugie może mieć postać długiego i wąskiego korytarza.
Teoretycznie powierzchnia jest identyczna. Funkcjonalność — zupełnie inna.
Wąskie gardła przy drzwiach, schodach, windach, wejściu do toalety czy szatni potrafią sparaliżować nawet stosunkowo duże foyer. Dlatego podczas wizji lokalnej warto obserwować nie tylko metraż, ale również sposób, w jaki ludzie będą się po tej przestrzeni poruszać.
Szerokie drzwi do sali mają ogromne znaczenie
Problemy mogą rozpocząć się jeszcze zanim uczestnicy znajdą się w foyer.
Jeżeli 500 osób wychodzi z sali przez jedne lub dwa wąskie wejścia, utworzy się zator niezależnie od tego, jak duża przestrzeń znajduje się dalej.
W nowoczesnych centrach konferencyjnych często stosuje się kilka szerokich wejść prowadzących do różnych części foyer. Pozwala to szybciej rozprowadzić uczestników po przestrzeni.
Podobnie wygląda sytuacja przy powrocie na salę. Po sygnale kończącym przerwę kilkaset osób będzie próbowało wejść niemal jednocześnie.
Więcej foyer może być lepsze niż jedno ogromne
Duży obiekt nie zawsze potrzebuje jednej centralnej przestrzeni.
Często znacznie lepiej działa kilka foyer przypisanych do różnych sal lub kondygnacji. Dzięki temu ruch uczestników rozkłada się równomiernie.
Przy dużych kongresach program może obejmować jednocześnie sesję plenarną, warsztaty i kilka paneli tematycznych. Jeżeli wszystkie grupy korzystają z jednego miejsca na kawę, nawet bardzo duże foyer może zostać przeciążone.
Rozproszenie cateringu pomiędzy kilka stref pozwala uniknąć takich sytuacji.
Foyer może stać się sercem konferencji
W najlepszych obiektach konferencyjnych foyer nie jest przestrzenią pozostawioną pomiędzy salami.
Jest projektowane jako pełnoprawna część wydarzenia.
Może funkcjonować jako:
- miejsce rejestracji,
- strefa kawowa,
- przestrzeń networkingowa,
- strefa wystawiennicza,
- miejsce prezentacji sponsorów,
- przestrzeń odpoczynku,
- miejsce spotkań indywidualnych,
- strefa gastronomiczna.
Przy odpowiedniej powierzchni organizator otrzymuje więc praktycznie dodatkową salę eventową — tyle że bez ścian.
Jak ocenić foyer podczas wizji lokalnej?
Najprostszy sposób to wyobrażenie sobie największej przerwy w programie.
Stańmy przed salą i spróbujmy odpowiedzieć na kilka pytań:
Czy zmieści się tutaj większość uczestników jednocześnie? Gdzie ustawimy kawę? Czy kolejka nie zablokuje wejścia do sali? Gdzie znajdą się stoiska sponsorów? Czy pozostanie swobodne przejście do toalety? Czy uczestnicy będą mieli gdzie się zatrzymać i porozmawiać?
Jeżeli już podczas oglądania pustego foyer przestrzeń wydaje się ciasna, po ustawieniu cateringu i pojawieniu się kilkuset uczestników prawdopodobnie będzie jeszcze trudniej.
Dobrym rozwiązaniem może być poproszenie obiektu o plan powierzchni z zaznaczonym układem bufetów, stoisk i ciągów komunikacyjnych. Czasami taki rzut mówi więcej niż sama informacja: „foyer ma 300 m²”.
Nie zawsze największe foyer jest najlepsze
Większa przestrzeń daje organizatorowi więcej możliwości, ale również generuje nowe wyzwania.
Przy konferencji dla 100 osób ogromne foyer przeznaczone dla tysiąca uczestników może wyglądać pusto. Networking staje się wtedy trudniejszy, ponieważ ludzie rozpraszają się po zbyt dużej powierzchni.
W takim przypadku można świadomie ograniczyć dostępną przestrzeń za pomocą mebli, ścianek, roślin, ekspozycji czy punktów gastronomicznych.
Najlepsze foyer nie jest więc największe. Najlepsze foyer jest odpowiednio dopasowane do liczby uczestników i programu wydarzenia.
Sala na 500 osób to dopiero połowa informacji
Organizatorzy bardzo często rozpoczynają wyszukiwanie obiektu od jednego parametru: liczby miejsc w największej sali.
To oczywiście ważne, ale warto traktować go jedynie jako początek.
Obiekt konferencyjny dla 500 osób powinien być w stanie obsłużyć 500 osób nie tylko wtedy, gdy siedzą na krzesłach. Uczestnicy muszą jeszcze wejść do budynku, zarejestrować się, zostawić rzeczy w szatni, napić się kawy, skorzystać z toalety, porozmawiać podczas przerwy i ponownie wejść na salę.
Dopiero wtedy można mówić o rzeczywistej funkcjonalności miejsca.
Jak duże foyer jest więc potrzebne?
Jeżeli foyer ma służyć przede wszystkim jako komunikacja, około 0,5–0,7 m² na uczestnika może być pomocnym punktem odniesienia. Przy przerwach kawowych warto myśleć raczej o około 0,8–1 m². Jeżeli chcemy stworzyć komfortową przestrzeń networkingową, warto rozważać około 1–1,2 m² na uczestnika. Przy rozbudowanym cateringu, stoiskach sponsorów i powierzchni wystawienniczej zapotrzebowanie może wzrosnąć do około 1,2–1,5 m² na osobę lub więcej.
Nie są to jednak liczby, które powinny zastępować indywidualną analizę obiektu, jego układu ani wymogów bezpieczeństwa.
Najważniejsza zasada brzmi inaczej: foyer powinno być przygotowane na największą liczbę uczestników, która może znaleźć się w nim jednocześnie — i na wszystkie funkcje, które organizator chce w tym czasie realizować.
Bo podczas dobrze zorganizowanej konferencji foyer nie powinno być miejscem, przez które uczestnicy próbują się przecisnąć.
Powinno być miejscem, w którym chcą zostać jeszcze kilka minut dłużej.
