Jeszcze kilkanaście lat temu hasło „obiekt konferencyjny” kojarzyło się przede wszystkim z hotelem w dużym mieście, kilkoma salami wyposażonymi w projektor i restauracją przygotowującą przerwy kawowe. Dzisiaj ten obraz jest zdecydowanie bardziej różnorodny. Firmowe spotkania odbywają się w centrach kongresowych, hotelach biznesowych, górskich resortach, obiektach SPA, zabytkowych pałacach, zamkach, przestrzeniach industrialnych, a nawet w miejscach, które na pierwszy rzut oka nie mają wiele wspólnego z tradycyjną konferencją.
Ta różnorodność daje organizatorom ogromne możliwości, ale jednocześnie sprawia, że wybór miejsca staje się jedną z ważniejszych decyzji podczas przygotowywania wydarzenia. Innego zaplecza potrzebuje szkolenie dla 20 pracowników, innego dwudniowa konferencja dla 150 osób, a jeszcze innych warunków kongres, gala czy spotkanie połączone z integracją.
W Polsce wybór jest naprawdę duży. Obiekty konferencyjne można dziś znaleźć zarówno w największych centrach biznesowych, jak i w górach, nad morzem, na Mazurach czy w niewielkich miejscowościach położonych z dala od miejskiego zgiełku. W rezultacie pytanie organizatora coraz rzadziej brzmi: „czy znajdziemy odpowiednie miejsce?”, a coraz częściej: „jaki charakter miejsca najlepiej pasuje do naszego wydarzenia?”.
Obiekt konferencyjny to już nie tylko sala
Podstawowym zadaniem obiektu konferencyjnego pozostaje oczywiście zapewnienie odpowiedniej przestrzeni do przeprowadzenia spotkania. W praktyce jednak sama sala to obecnie zdecydowanie za mało.
Organizatorzy zwracają uwagę na możliwości aranżacji przestrzeni, wyposażenie multimedialne, nagłośnienie, jakość internetu, dostęp do światła dziennego, klimatyzację, powierzchnie przeznaczone na networking, foyer, zaplecze gastronomiczne, parking oraz możliwości zakwaterowania uczestników. Coraz większego znaczenia nabiera również otoczenie obiektu i to, co można zrobić po zakończeniu oficjalnej części wydarzenia.
Dlatego współczesny obiekt konferencyjny należy traktować jako cały ekosystem wydarzenia. Uczestnik może spędzić w nim kilka godzin, cały dzień, a w przypadku konferencji wyjazdowych nawet dwa lub trzy dni. W tym czasie potrzebuje nie tylko krzesła i ekranu, ale również komfortowych warunków do rozmowy, odpoczynku, posiłku i mniej formalnych spotkań.
To właśnie z tego powodu na rynku konferencyjnym funkcjonują dzisiaj tak różne miejsca.
Hotele biznesowe – klasyka, która nadal się sprawdza
Hotele biznesowe pozostają jednym z najbardziej uniwersalnych wyborów dla organizatorów konferencji. Ich największą zaletą jest możliwość zgromadzenia większości potrzebnych usług pod jednym dachem.
Sala konferencyjna, pokoje, restauracja, przerwy kawowe, recepcja, parking oraz obsługa wydarzenia znajdują się w jednym miejscu. W przypadku spotkań trwających kilka dni znacząco upraszcza to logistykę. Uczestnicy nie muszą przemieszczać się pomiędzy hotelem, restauracją i miejscem konferencji, a organizator może współpracować z jednym zespołem odpowiedzialnym za znaczną część wydarzenia.
Hotele biznesowe szczególnie dobrze sprawdzają się podczas konferencji branżowych, szkoleń, seminariów, spotkań zarządów, prezentacji produktowych i spotkań z klientami.
Ich dodatkowym atutem jest lokalizacja. W dużych miastach obiekty tego typu często znajdują się w pobliżu dworców, lotnisk, centrów biznesowych oraz głównych arterii komunikacyjnych.
Nie oznacza to jednak, że hotel biznesowy zawsze musi znajdować się w centrum metropolii. Coraz więcej tego typu obiektów powstaje również przy trasach szybkiego ruchu, na obrzeżach aglomeracji oraz w miejscowościach dobrze skomunikowanych z dużymi miastami.
Hotele konferencyjne – kiedy wydarzenie staje się głównym produktem
Nie każdy hotel posiadający jedną niewielką salę można traktować jako rozbudowany obiekt konferencyjny. Na polskim rynku funkcjonuje jednak duża grupa hoteli, dla których konferencje, szkolenia i wydarzenia firmowe stanowią jeden z najważniejszych segmentów działalności.
Takie miejsca dysponują zazwyczaj kilkoma lub kilkunastoma salami o różnej powierzchni. Mobilne ściany pozwalają łączyć przestrzenie, dzięki czemu ten sam obiekt może jednego dnia obsługiwać kilka mniejszych szkoleń, a kolejnego dużą konferencję.
Znaczenie ma również zaplecze techniczne. Projektory lub ekrany LED, systemy nagłośnienia, mikrofony, możliwość prowadzenia transmisji, szybkie łącze internetowe czy profesjonalne oświetlenie przestają być dodatkiem, a stają się częścią podstawowej infrastruktury.
Duży hotel konferencyjny jest więc rozwiązaniem dla organizatora, który potrzebuje elastyczności. Jedno wydarzenie może przecież obejmować sesję plenarną dla wszystkich uczestników, kilka równoległych warsztatów, strefę wystawienniczą, networking, kolację oraz wieczorną integrację.
Centra konferencyjne – przede wszystkim funkcjonalność
Alternatywą dla hoteli są wyspecjalizowane centra konferencyjne. Tutaj priorytetem jest samo wydarzenie.
Takie obiekty mogą oferować od kilku niewielkich sal szkoleniowych po rozbudowane przestrzenie przeznaczone dla setek lub tysięcy uczestników. Ich przewagą jest zazwyczaj infrastruktura zaprojektowana od początku z myślą o konferencjach, kongresach, szkoleniach i wydarzeniach biznesowych.
W praktyce oznacza to odpowiednią akustykę, zaplecze techniczne, ciągi komunikacyjne, foyer, przestrzenie dla wystawców, garderoby, zaplecze dla prelegentów oraz możliwość sprawnego przemieszczania dużych grup ludzi.
Centra konferencyjne są szczególnie atrakcyjne w przypadku wydarzeń jednodniowych, gdy zakwaterowanie uczestników nie jest najważniejszym elementem przedsięwzięcia. Jeśli noclegi są potrzebne, organizator może współpracować z pobliskimi hotelami.
Centra kongresowe – miejsce dla największych wydarzeń
Jeszcze inną kategorię stanowią duże centra kongresowe. To obiekty przeznaczone przede wszystkim do obsługi wydarzeń o znacznej skali: kongresów naukowych, konferencji międzynarodowych, dużych wydarzeń branżowych, gal, debat czy spotkań wymagających rozbudowanej infrastruktury technicznej.
W Polsce tego rodzaju obiekty działają między innymi w największych ośrodkach miejskich i biznesowych. Ich możliwości wykraczają daleko poza standardowy wynajem sali. Organizator otrzymuje dostęp do audytoriów, wielofunkcyjnych przestrzeni, zaplecza dla mediów, powierzchni wystawienniczych i stref networkingowych.
W przypadku wydarzenia liczącego kilkaset lub kilka tysięcy uczestników równie ważna jak sama sala staje się cała logistyka – wejścia, rejestracja, szatnie, toalety, gastronomia, bezpieczeństwo oraz możliwość szybkiego przemieszczania uczestników pomiędzy poszczególnymi częściami programu.
Resort konferencyjny – biznes może wyjechać z miasta
Jedną z największych zmian na rynku spotkań firmowych jest rosnące znaczenie obiektów położonych poza centrami dużych miast.
Resort konferencyjny łączy zazwyczaj trzy elementy: profesjonalne zaplecze biznesowe, rozbudowaną bazę noclegową oraz możliwości wypoczynku i integracji.
Takie miejsca znajdziemy w górach, nad jeziorami, nad morzem oraz w otoczeniu lasów. Lokalizacja, która w przypadku jednodniowego spotkania mogłaby wydawać się utrudnieniem, przy konferencji trwającej dwa lub trzy dni staje się jednym z największych atutów.
Uczestnicy pozostają razem również po zakończeniu części merytorycznej. Kolacja, spacer, aktywności outdoorowe, SPA czy wspólna integracja tworzą przestrzeń do rozmów, na które podczas oficjalnych wystąpień często zwyczajnie nie ma czasu.
Dlatego resorty świetnie sprawdzają się podczas konferencji wyjazdowych, spotkań strategicznych, wyjazdów integracyjnych, kick-offów, warsztatów zespołowych czy spotkań dla kluczowych klientów.
Obiekty SPA – konferencja połączona z regeneracją
Granica pomiędzy wyjazdem biznesowym a pobytem typu bleisure staje się coraz mniej wyraźna. Organizatorzy zaczynają zwracać uwagę nie tylko na program merytoryczny, ale również na komfort uczestnika.
Stąd zainteresowanie hotelami i resortami SPA posiadającymi jednocześnie profesjonalne sale konferencyjne.
Po całym dniu prezentacji i warsztatów uczestnicy mogą korzystać z basenu, saun, stref wellness czy zabiegów. Nie oznacza to oczywiście, że każda konferencja powinna zamieniać się w pobyt wypoczynkowy. Chodzi raczej o stworzenie środowiska, w którym intensywny program biznesowy można połączyć z odpoczynkiem.
Takie rozwiązanie szczególnie dobrze sprawdza się podczas kilkudniowych spotkań kadry zarządzającej, wyjazdów motywacyjnych, spotkań strategicznych oraz wydarzeń organizowanych dla mniejszych i średnich grup.
Konferencja w górach – zupełnie inne otoczenie spotkania
Tatry, Beskidy, Sudety czy Bieszczady oferują organizatorom coś, czego trudno oczekiwać od hotelu położonego pomiędzy biurowcami – naturalną zmianę otoczenia.
Górskie hotele konferencyjne i resorty mogą łączyć profesjonalne sale z widokiem na góry, strefami SPA, restauracjami, tarasami oraz szeroką ofertą aktywności.
Tego typu lokalizacja szczególnie dobrze pasuje do wydarzeń, podczas których ważne jest oderwanie uczestników od codziennego środowiska pracy. Spotkanie strategiczne, warsztaty czy firmowy retreat mogą wyglądać zupełnie inaczej, kiedy po zakończeniu prezentacji zespół wychodzi na szlak zamiast wracać do domu lub hotelowego pokoju w centrum miasta.
Góry pozwalają również tworzyć atrakcyjne programy integracyjne – od prostych spacerów i wycieczek po bardziej rozbudowane aktywności outdoorowe.
Mazury i obiekty nad wodą
Podobną rolę mogą pełnić Mazury i inne regiony jeziorne. Hotel nad wodą daje możliwość połączenia części biznesowej z wypoczynkiem i integracją w otoczeniu przyrody.
Żeglarstwo, kajaki, rejsy, ogniska czy zajęcia na świeżym powietrzu mogą stać się naturalnym uzupełnieniem konferencji. Co ważne, nie trzeba organizować rozbudowanego programu atrakcji. Czasami największą wartością jest po prostu możliwość wyjścia po całym dniu spotkań na taras nad jeziorem i spokojnej rozmowy z pozostałymi uczestnikami.
Dlatego obiekty konferencyjne na Mazurach dobrze odpowiadają na potrzeby firm organizujących wydarzenia dwu- i trzydniowe.
Konferencja nad morzem – biznes poza wysokim sezonem
Polskie wybrzeże również dysponuje rozbudowaną bazą hotelową, której znaczna część posiada zaplecze konferencyjne.
Dla hoteli nadmorskich wydarzenia biznesowe są szczególnie istotne poza głównym sezonem wakacyjnym. Dla organizatorów oznacza to możliwość przygotowania konferencji w miejscu, które samo w sobie jest dodatkową atrakcją dla uczestników.
Morze, plaża i nadmorskie promenady tworzą naturalne otoczenie dla integracji i mniej formalnych spotkań. Jednocześnie duże hotele w Trójmieście, Kołobrzegu czy innych miejscowościach wypoczynkowych mogą zapewniać standard techniczny porównywalny z miejskimi hotelami biznesowymi.
Pałace jako obiekty konferencyjne
Zupełnie inną atmosferę oferują pałace. W Polsce wiele historycznych rezydencji zostało przekształconych w hotele, restauracje i obiekty eventowe, zachowując przy tym znaczną część swojego dawnego charakteru.
Konferencja organizowana w pałacu od początku komunikuje coś innego niż spotkanie w klasycznym centrum biznesowym.
Reprezentacyjne wnętrza, park, zabytkowa architektura i historia miejsca budują oprawę wydarzenia bez konieczności tworzenia skomplikowanej scenografii. Z tego powodu pałace dobrze sprawdzają się podczas spotkań zarządów, gal, jubileuszy, premier, konferencji prasowych, wydarzeń dla kluczowych klientów oraz kameralnych konferencji premium.
Trzeba jednak dokładnie sprawdzić możliwości techniczne. Zabytkowy charakter budynku może oznaczać pewne ograniczenia dotyczące aranżacji, montażu sprzętu czy wielkości poszczególnych pomieszczeń.
Zamki – kiedy miejsce staje się częścią wydarzenia
Jeszcze bardziej charakterystyczną kategorią są zamki. W tym przypadku uczestnik zapamiętuje nie tylko program konferencji, ale również samą lokalizację.
Dziedzińce, historyczne sale, grube mury, wieże czy rozległe tereny wokół obiektu pozwalają tworzyć wydarzenia, których atmosfera jest trudna do odtworzenia w typowym hotelu.
Zamki mogą być interesującym wyborem dla wydarzeń reprezentacyjnych, spotkań międzynarodowych, konferencji połączonych z uroczystą kolacją, gal czy wyjazdów incentive.
Nie każdy zamek posiada jednak dużą bazę noclegową albo nowoczesne centrum konferencyjne, dlatego przy wyborze trzeba zestawić atrakcyjność lokalizacji z realnymi wymaganiami technicznymi wydarzenia.
Obiekty industrialne i przestrzenie eventowe
Fabryki, dawne hale przemysłowe, lofty i zrewitalizowane kompleksy coraz częściej dostają drugie życie jako przestrzenie eventowe.
Ich przewagą jest charakter. Surowa cegła, stalowe konstrukcje, wysokie sufity czy duże otwarte powierzchnie pozwalają stworzyć wydarzenie zdecydowanie odbiegające od klasycznej konferencji hotelowej.
Takie miejsca są chętnie wybierane na premiery produktów, wydarzenia technologiczne, gale, konferencje kreatywne, pokazy, spotkania marketingowe oraz eventy wymagające niestandardowej scenografii.
Zaletą jest elastyczność, ale często oznacza ona również większą odpowiedzialność po stronie organizatora. W klasycznym hotelu wiele elementów jest dostępnych od razu. W pustej hali eventowej czasami trzeba dodatkowo zapewnić scenę, oświetlenie, nagłośnienie, meble, catering czy odpowiednią infrastrukturę techniczną.
Małe obiekty konferencyjne też mają swoje miejsce na rynku
Nie każda firma organizuje kongres dla tysiąca osób. Ogromna część rynku spotkań biznesowych to szkolenia dla kilkunastu osób, warsztaty, spotkania zarządów, rekrutacje, prezentacje oraz niewielkie konferencje.
W takich przypadkach ogromny hotel kongresowy może być wręcz niepotrzebny.
Kameralny hotel, butikowy obiekt czy niewielkie centrum szkoleniowe może zapewnić większą prywatność i bardziej indywidualną obsługę. Łatwiej również zarezerwować znaczną część obiektu na wyłączność, co w przypadku spotkań strategicznych lub wydarzeń wymagających poufności może mieć duże znaczenie.
Lokalizacja obiektu – centrum miasta czy spokojne otoczenie?
Nie istnieje jedna najlepsza lokalizacja konferencji.
Jeżeli uczestnicy przyjeżdżają z różnych części Polski na jednodniowe wydarzenie, świetnie może sprawdzić się obiekt położony blisko dworca kolejowego, lotniska lub głównych tras.
Jeżeli jednak firma planuje dwudniowe warsztaty strategiczne, centrum dużego miasta nie musi być zaletą. Obiekt położony kilkadziesiąt kilometrów od metropolii może zapewnić spokój i ograniczyć liczbę czynników odciągających uwagę uczestników.
Przed wyborem warto więc odpowiedzieć na kilka pytań: skąd przyjadą goście, jakim środkiem transportu będą podróżować, czy potrzebują noclegu, czy wydarzenie kończy się tego samego dnia i czy po konferencji planowana jest integracja.
Dopiero na tej podstawie można rozsądnie oceniać lokalizację.
Wielkość sali to nie wszystko
Jednym z najczęściej analizowanych parametrów jest maksymalna liczba osób, które pomieści sala. Sama wartość „300 osób” niewiele jednak mówi.
Trzeba sprawdzić, w jakim ustawieniu możliwe jest osiągnięcie tej pojemności.
Ta sama sala może pomieścić przykładowo znacznie więcej osób w ustawieniu teatralnym niż szkolnym. Jeszcze inaczej będzie wyglądała sytuacja przy ustawieniu bankietowym, w podkowę czy przy okrągłych stołach.
Znaczenie ma również kształt pomieszczenia, rozmieszczenie filarów, wysokość sali, położenie sceny oraz widoczność ekranu z dalszych rzędów.
Dobrze dobrana sala nie powinna być ani zbyt mała, ani zdecydowanie za duża. W pierwszym przypadku uczestnicy odczują dyskomfort, w drugim nawet dobrze zorganizowana konferencja może sprawiać wrażenie wydarzenia z niską frekwencją.
Zaplecze techniczne – element, którego nie warto lekceważyć
Współczesna konferencja jest wydarzeniem technologicznym. Prezentacje, filmy, transmisje, połączenia z prelegentami uczestniczącymi zdalnie czy aplikacje konferencyjne powodują, że infrastruktura techniczna ma ogromne znaczenie.
Przed podpisaniem umowy warto dokładnie ustalić, co znajduje się w cenie wynajmu.
Czy dostępny jest projektor lub ekran LED? Jakie jest nagłośnienie? Ile mikrofonów można wykorzystać? Czy internet poradzi sobie z dużą liczbą jednocześnie podłączonych urządzeń? Czy istnieje możliwość transmisji wydarzenia? Czy obiekt zapewnia technika podczas konferencji?
To szczegóły, które uczestnik może zupełnie zignorować, kiedy wszystko działa poprawnie. Kiedy jednak mikrofon przestaje działać podczas wystąpienia prezesa, szczegół błyskawicznie staje się najważniejszym problemem wydarzenia.
Catering i przestrzeń pomiędzy wystąpieniami
Przerwa kawowa nie jest jedynie czasem na kawę. To jeden z najważniejszych momentów networkingowych podczas konferencji.
Dlatego warto sprawdzić nie tylko menu, ale również miejsce, w którym catering zostanie podany. Zbyt małe foyer może powodować kolejki i tłok, szczególnie kiedy kilkaset osób jednocześnie opuszcza salę plenarną.
W przypadku całodniowych wydarzeń znaczenie ma także możliwość zorganizowania lunchu, a podczas konferencji wyjazdowych – kolacji lub wieczornego bankietu.
Najbardziej funkcjonalne obiekty pozwalają przeprowadzić wszystkie te elementy bez konieczności przewożenia uczestników pomiędzy różnymi lokalizacjami.
Nocleg – kluczowy przy konferencji wyjazdowej
Jeżeli wydarzenie trwa dłużej niż jeden dzień, baza noclegowa staje się jednym z podstawowych kryteriów wyboru.
Warto sprawdzić nie tylko całkowitą liczbę pokoi, ale również liczbę miejsc dostępnych w konkretnym terminie. Hotel może posiadać 200 pokoi, ale nie oznacza to automatycznie, że wszystkie będą dostępne dla jednej grupy.
Jeżeli obiekt nie dysponuje wystarczającą bazą noclegową, trzeba sprawdzić inne hotele w okolicy i zaplanować transport.
Najwygodniejszym rozwiązaniem pozostaje zakwaterowanie uczestników w miejscu wydarzenia, szczególnie kiedy po części konferencyjnej zaplanowana jest kolacja lub integracja.
Parking i dojazd – prozaiczne rzeczy, które potrafią zdecydować o odbiorze konferencji
Można przygotować świetny program i zaprosić znakomitych prelegentów, ale uczestnik, który przez pół godziny szuka miejsca parkingowego, rozpoczyna konferencję od niepotrzebnego stresu.
Przy wydarzeniach organizowanych poza centrum miasta liczba miejsc parkingowych ma ogromne znaczenie.
W centrach miast ważniejsza może być odległość od dworca, przystanków komunikacji miejskiej czy możliwość wygodnego zamówienia transportu.
Organizator powinien patrzeć na obiekt oczami uczestnika – od momentu rozpoczęcia podróży aż do wyjazdu po zakończeniu wydarzenia.
Jak dopasować rodzaj obiektu do wydarzenia?
Nie istnieje jeden rodzaj obiektu konferencyjnego, który będzie najlepszy w każdej sytuacji.
Na krótkie spotkanie biznesowe dobrym rozwiązaniem może być miejski hotel lub centrum konferencyjne. Kilkudniowe szkolenie może uzasadniać wybór hotelu z rozbudowaną bazą noclegową. Wyjazd strategiczny może zyskać dzięki lokalizacji w górach lub nad jeziorem. Gala dla klientów może znacznie lepiej wypaść w pałacu, zamku lub przestrzeni industrialnej.
Najpierw należy więc określić charakter wydarzenia, a dopiero później szukać konkretnego miejsca.
To znacznie skuteczniejsza metoda niż rozpoczynanie poszukiwań od przeglądania przypadkowych hoteli.
Polska daje organizatorom ogromny wybór
Jedną z największych zalet polskiego rynku konferencyjnego jest jego różnorodność. Organizator nie jest skazany wyłącznie na Warszawę, Kraków, Poznań, Wrocław czy Trójmiasto. Rozbudowane zaplecze konferencyjne funkcjonuje również w miejscowościach wypoczynkowych, górskich kurortach oraz regionach położonych z dala od największych aglomeracji.
Można więc zorganizować konferencję w nowoczesnym hotelu biznesowym w centrum miasta, kilkudniowe warsztaty nad jeziorem, spotkanie zarządu w pałacu, integrację w górskim resorcie albo dużą konferencję w profesjonalnym centrum kongresowym.
I właśnie dlatego wybór obiektu warto traktować nie jako techniczny etap organizacji, ale jako część projektowania całego wydarzenia.
Dobry obiekt powinien pasować do celu konferencji
Najdroższy hotel nie zawsze będzie najlepszym hotelem, największa sala nie zawsze będzie najlepszą salą, a najbardziej spektakularna lokalizacja nie zawsze okaże się najbardziej praktyczna.
Dobry obiekt konferencyjny to taki, który odpowiada konkretnemu wydarzeniu.
Powinien zapewniać odpowiednią wielkość i układ sal, zaplecze techniczne, sprawną logistykę, catering oraz – jeżeli jest potrzebna – bazę noclegową. Jednocześnie jego charakter powinien współgrać z tym, co firma chce osiągnąć.
Innego miejsca potrzebuje kilkunastoosobowy zarząd pracujący nad strategią, innego firma szkoląca 100 pracowników, a jeszcze innego organizator ogólnopolskiego kongresu.
Dlatego zamiast ograniczać poszukiwania do jednego rodzaju miejsc, warto porównać różne obiekty konferencyjne w Polsce – od klasycznych hoteli biznesowych i centrów konferencyjnych, przez resorty położone w górach, nad morzem i jeziorami, aż po pałace, zamki i nietypowe przestrzenie eventowe.
Różnorodność nie komplikuje organizacji. Dobrze wykorzystana pozwala znaleźć miejsce, które stanie się nie tylko tłem konferencji, lecz jednym z elementów budujących jej charakter i doświadczenie uczestników.
