Konferencja kojarzy się przede wszystkim z salą, sceną, ekranem i kilkuset uczestnikami siedzącymi przed prelegentem. Z ekonomicznego punktu widzenia obraz jest jednak znacznie bardziej rozbudowany. Za jednym wydarzeniem stoją noclegi, gastronomia, transport, technika, obsługa, marketing, ochrona, sprzątanie, lokalni dostawcy i dziesiątki innych usług. Pieniądze wydane na organizację kongresu czy spotkania firmowego nie zatrzymują się więc w kasie hotelu lub centrum konferencyjnego, lecz zaczynają krążyć po gospodarce. Skala tego zjawiska może zaskakiwać: według badania „Poland Events Impact 2023” całkowity wkład przemysłu spotkań i wydarzeń w polską gospodarkę oszacowano na ponad 54,6 mld zł.
To liczba, która pokazuje, że MICE – czyli rynek spotkań, wyjazdów motywacyjnych, konferencji, kongresów, targów i wydarzeń – zdecydowanie nie jest niszowym dodatkiem do turystyki czy hotelarstwa. To rozbudowany ekosystem gospodarczy łączący wiele pozornie odległych branż. Co ważne, jego rzeczywista skala może być nawet trudniejsza do uchwycenia, niż sugerują oficjalne statystyki.
54,6 mld zł nie oznacza przychodu hoteli i agencji eventowych
Na początku warto wyjaśnić jedną rzecz. Kwoty ponad 54,6 mld zł nie należy traktować jako przychodu hoteli, centrów konferencyjnych czy firm eventowych. Nie oznacza ona również, że przemysł spotkań wygenerował dokładnie taką wartość PKB. Badanie „Poland Events Impact 2023” analizowało znacznie szerszy wpływ ekonomiczny wydarzeń, uwzględniając bezpośrednie i pośrednie przepływy pieniężne w gospodarce.
Wyobraźmy sobie firmę organizującą dwudniową konferencję dla kilkuset osób. Organizator płaci za wynajem sali, pokoje, catering, technikę audiowizualną i oprawę wydarzenia. Hotel korzysta z usług pralni, kupuje żywność, energię, środki czystości czy wyposażenie. Firma techniczna potrzebuje transportu i podwykonawców. Uczestnicy przyjeżdżają koleją, samolotem lub samochodem, korzystają z taksówek, restauracji, parkingów, sklepów czy atrakcji turystycznych.
Jedno wydarzenie rozpoczyna więc cały łańcuch transakcji, a właśnie ten gospodarczy efekt domina sprawia, że znaczenie branży jest znacznie większe niż wartość samej faktury wystawionej za wynajem sali.
Prawie 23 mld zł wartości dodanej
Drugą niezwykle istotną liczbą jest 22,97 mld zł wartości dodanej brutto przypisanej ekonomicznemu oddziaływaniu przemysłu spotkań w 2023 roku. To wskaźnik pozwalający lepiej zrozumieć rzeczywistą nową wartość tworzoną w gospodarce, ponieważ nie ogranicza się do prostego sumowania obrotów pomiędzy przedsiębiorstwami.
Według szacunków sektor odpowiadał za około 1 proc. polskiego PKB. Oczywiście w skali całej gospodarki jeden procent może początkowo wydawać się niewielką wartością, ale mówimy przecież o działalności, która nie stanowi jednej tradycyjnie rozumianej branży. Wpływ wydarzeń jest rozproszony między hotelarstwo, gastronomię, transport, reklamę, technologię, kulturę, turystykę, handel i usługi.
I właśnie dlatego znaczenie MICE może być niedostrzegane. W statystykach część pieniędzy pojawi się jako przychód hotelu, inna jako działalność gastronomiczna, kolejna jako transport czy usługi audiowizualne. Wszystkie mają jednak wspólną przyczynę – konkretne wydarzenie, które wygenerowało popyt.
Ponad 18 mln uczestników uruchamia ogromny popyt
W 2023 roku w spotkaniach i wydarzeniach uwzględnionych w badaniu uczestniczyło około 18,37 mln osób. To skala porównywalna z dużą częścią populacji kraju, choć oczywiście jedna osoba może w ciągu roku brać udział w wielu wydarzeniach.
Każdy uczestnik to jednak potencjalne wydatki daleko wykraczające poza samo uczestnictwo w konferencji. Osoba przyjeżdżająca do innego miasta może potrzebować noclegu, transportu, posiłków, parkingu, przejazdów lokalnych czy dodatkowej rozrywki. Jeżeli wydarzenie trwa kilka dni, wartość pojedynczego pobytu jeszcze bardziej rośnie.
Dlatego konferencja ma znaczenie również dla przedsiębiorców, którzy z branżą eventową na pierwszy rzut oka nie mają nic wspólnego. Kongres organizowany w centrum miasta może zwiększyć ruch w restauracjach, taksówkach, sklepach czy atrakcjach turystycznych. Wydarzenie odbywające się w resorcie może z kolei generować przychody dla lokalnych producentów żywności, firm transportowych czy przedsiębiorstw prowadzących atrakcje integracyjne.
215 tys. miejsc pracy – nie tylko dla event managerów
Badanie oszacowało również, że ekonomiczne oddziaływanie przemysłu spotkań odpowiada za około 215 tys. miejsc pracy. Nie oznacza to oczywiście, że w Polsce zatrudnionych jest 215 tys. organizatorów konferencji. Skala zatrudnienia wynika właśnie z rozproszonego charakteru rynku.
Przy wydarzeniach pracują pracownicy hoteli, kelnerzy, kucharze, technicy, realizatorzy dźwięku i światła, kierowcy, ochroniarze, pracownicy centrów konferencyjnych, osoby odpowiedzialne za marketing, sprzedaż, rejestrację uczestników, tłumaczenia, scenografię, produkcję materiałów, sprzątanie czy fotografię.
Do tego dochodzi zatrudnienie tworzone pośrednio u dostawców obsługujących przedsiębiorstwa związane z wydarzeniami. Im więcej konferencji i kongresów odbywa się w danym mieście, tym większy może być popyt na cały lokalny ekosystem usług.
Hotel zarabia na konferencji kilka razy
Szczególnie mocno gospodarczy efekt MICE widać w hotelarstwie. Wydarzenie biznesowe pozwala hotelowi korzystać z kilku źródeł przychodu jednocześnie. Organizator płaci za salę, ale uczestnicy potrzebują również noclegów, śniadań, przerw kawowych, obiadów, kolacji, parkingu czy dodatkowych usług.
Do tego grupy konferencyjne mogą pomagać hotelom w wypełnianiu pokoi w terminach, które nie zawsze są atrakcyjne dla turystyki wypoczynkowej. W obiektach położonych poza największymi miastami segment biznesowy może być szczególnie ważny poza sezonem wakacyjnym czy weekendami.
Dane dotyczące rynku w 2024 roku pokazują również dominującą pozycję hoteli w segmencie spotkań korporacyjnych i motywacyjnych. Właśnie takie wydarzenia stanowią obecnie największą kategorię polskiego rynku spotkań. To dodatkowo pokazuje, że dla wielu hoteli rozbudowane zaplecze konferencyjne nie jest już tylko dodatkową usługą, lecz jednym z filarów działalności.
Prawie 19 tys. wydarzeń – ale rzeczywisty rynek jest większy
Według danych Poland Convention Bureau w 2024 roku miejskie i regionalne convention bureaux scharakteryzowały 18 934 spotkania i wydarzenia. Największą część – około 49 proc. – stanowiły wydarzenia korporacyjne i motywacyjne, około 46 proc. konferencje i kongresy, natomiast około 5 proc. targi i wystawy.
Liczby tej nie powinno się jednak interpretować jako informacji, że w Polsce w ciągu roku odbyło się dokładnie 18 934 wydarzenia. Metodologia raportowania obejmuje określone kryteria i bazuje na danych przekazywanych przez miasta, convention bureaux oraz wybrane podmioty rynku. Nie wszystkie spotkania są więc rejestrowane.
Poza oficjalnymi statystykami mogą pozostawać mniejsze wydarzenia firmowe, zamknięte szkolenia, spotkania sprzedażowe, wydarzenia agencyjne czy projekty realizowane bez udziału instytucji zbierających dane.
To bardzo istotna różnica. Oficjalne statystyki pokazują dużą skalę rynku, ale niekoniecznie jego pełny obraz.
Konferencja może zmieniać gospodarkę miasta
Wpływ dużych wydarzeń najlepiej widać w skali konkretnych destynacji. Międzynarodowy kongres przyciągający kilka tysięcy uczestników oznacza kilka tysięcy potencjalnych noclegów, tysiące posiłków, przejazdów i zakupów. Jeżeli wydarzenie trwa trzy lub cztery dni, liczba generowanych usług szybko rośnie.
Dlatego miasta coraz aktywniej walczą o kongresy i konferencje. Dobre centrum kongresowe nie jest już postrzegane wyłącznie jako budynek, który trzeba wypełnić wydarzeniami. Może być narzędziem pobudzania lokalnej gospodarki.
Podobnie działa rozbudowana baza hotelowa. Im więcej uczestników może zostać zakwaterowanych w niewielkiej odległości od miejsca wydarzenia, tym większe możliwości pozyskiwania dużych kongresów. Znaczenie mają również lotnisko, kolej, komunikacja miejska, gastronomia, oferta kulturalna i możliwości organizowania programu towarzyszącego.
Organizator wybiera więc nie tylko salę. W dużej mierze wybiera cały gospodarczy ekosystem miasta.
Targi działają podobnie
Jeszcze bardziej widoczny efekt mnożnikowy można obserwować podczas dużych targów. Na miejsce przyjeżdżają nie tylko zwiedzający, ale również wystawcy, pracownicy firm, monterzy stoisk, przedstawiciele mediów, kontrahenci i dostawcy.
Do organizacji wydarzenia potrzebne są dziesiątki usług: od budowy stoisk i transportu sprzętu, przez reklamę i catering, po ochronę, sprzątanie i obsługę techniczną.
Dlatego nawet jeżeli targi odpowiadają liczbowo za stosunkowo niewielką część wszystkich wydarzeń, pojedyncza duża impreza może mieć bardzo znaczący wpływ ekonomiczny.
Sama frekwencja nie pokazuje wartości wydarzenia
Rynek jednocześnie się zmienia. Coraz większe znaczenie ma nie tylko liczba uczestników, lecz również ich profil i wartość biznesowa wydarzenia. Mniejsza konferencja dla kilkuset przedstawicieli zarządów, inwestorów czy specjalistów może mieć dla organizatorów i gospodarki większą wartość niż znacznie liczniejsze wydarzenie o krótkim czasie pobytu uczestnika i niewielkich wydatkach dodatkowych.
Widać więc stopniowe przechodzenie od prostego pytania „ile osób przyszło?” do znacznie bardziej złożonego „jaką wartość wygenerowało wydarzenie?”.
Dotyczy to zarówno wartości biznesowej dla organizatora, jak i efektu gospodarczego dla miejsca, w którym wydarzenie się odbywa.
Wartość rynku wzrosła, ale trzeba pamiętać o inflacji
Dla porównania badanie dotyczące 2019 roku wskazywało całkowity wkład przemysłu spotkań w gospodarkę na poziomie około 34,6 mld zł, podczas gdy dla 2023 roku oszacowano go na ponad 54,6 mld zł.
Na pierwszy rzut oka różnica jest ogromna. Nie można jednak powiedzieć, że realna wartość rynku wzrosła w tym okresie o dokładnie taki procent. Dane podawane są w cenach bieżących, a pomiędzy 2019 a 2023 rokiem Polska doświadczyła wysokiej inflacji i znacznego wzrostu kosztów usług, wynagrodzeń, energii czy żywności.
Porównanie pokazuje więc przede wszystkim nominalną skalę gospodarczej wartości sektora. Jednocześnie liczba uczestników również wzrosła – z około 16,3 mln w 2019 roku do ponad 18,3 mln w 2023 roku – co potwierdza, że przemysł spotkań pozostaje bardzo istotną częścią gospodarki.
Branża, której nie widać w jednej statystyce
Największym problemem przy ocenie znaczenia MICE jest właśnie jego rozproszenie. Nie ma jednej kategorii gospodarczej pod nazwą „konferencje”, do której można przypisać wszystkie pieniądze wygenerowane przez wydarzenia.
Część trafia do hoteli, część do restauracji, przewoźników, firm technologicznych, reklamowych i produkcyjnych. Korzystają lokalni przedsiębiorcy, pracownicy, miasta i regiony. W przypadku wydarzeń międzynarodowych do kraju trafiają dodatkowo pieniądze wydawane przez zagranicznych uczestników.
Dlatego warto spojrzeć na konferencję inaczej. To nie jest tylko kilka godzin spędzonych w sali i przerwa kawowa. To mechanizm, który wprawia w ruch wiele sektorów gospodarki jednocześnie.
Ponad 54,6 mld zł całkowitego wkładu, niemal 23 mld zł wartości dodanej oraz około 215 tys. miejsc pracy pokazują, że przemysł spotkań jest znacznie większy, niż może się wydawać osobie patrzącej wyłącznie na scenę, uczestników i rzędy konferencyjnych krzeseł.
Materiał powstał we współpracy z serwisem e-konferencje.pl – bazą obiektów i sal konferencyjnych w Polsce.
