Catering podczas konferencji często traktowany jest jako dodatek do programu wydarzenia. W praktyce ma jednak znacznie większe znaczenie. To właśnie podczas przerw kawowych i lunchu uczestnicy odpoczywają, wymieniają się opiniami, poznają innych gości i prowadzą rozmowy, na które nie ma czasu podczas oficjalnych wystąpień. Źle zaplanowany catering może natomiast szybko stać się jednym z najbardziej zapamiętanych elementów wydarzenia – szczególnie wtedy, gdy przed ekspresem tworzy się długa kolejka, zabraknie jedzenia albo uczestnik z dietą specjalną odkryje, że nie ma dla niego żadnej odpowiedniej potrawy.
Jak zatem zaplanować catering na konferencję, aby był wygodny dla uczestników, dopasowany do harmonogramu i jednocześnie nie generował niepotrzebnych kosztów?
Najpierw harmonogram konferencji, później menu
Jednym z najczęstszych błędów jest rozpoczynanie planowania cateringu od przeglądania propozycji menu. Tymczasem pierwszym krokiem powinno być dokładne rozpisanie programu wydarzenia. Trzeba wiedzieć, o której rozpoczyna się rejestracja, kiedy uczestnicy wchodzą na pierwszą sesję, ile trwają bloki merytoryczne, kiedy zaplanowany jest lunch i o której kończy się konferencja.
Dopiero na podstawie harmonogramu można zdecydować, ile przerw gastronomicznych jest rzeczywiście potrzebnych. W przypadku kilkugodzinnego szkolenia może wystarczyć jedna przerwa kawowa. Podczas całodniowej konferencji zazwyczaj potrzebne będą dwie przerwy oraz lunch. Jeżeli uczestnicy pojawiają się wcześnie rano, warto rozważyć również kawę powitalną, a jeśli wydarzenie kończy się wieczorem – kolację albo mniej formalny poczęstunek networkingowy.
Przykładowy harmonogram całodniowej konferencji może wyglądać następująco:
- 8:00–9:00 – rejestracja i kawa powitalna,
- 9:00–10:30 – pierwsza część konferencji,
- 10:30–11:00 – przerwa kawowa,
- 11:00–13:00 – kolejne sesje,
- 13:00–14:00 – lunch,
- 14:00–15:30 – część popołudniowa,
- 15:30–16:00 – druga przerwa kawowa,
- 16:00–17:30 – ostatnie wystąpienia,
- po 17:30 – networking lub kolacja.
Nie chodzi jednak o kopiowanie jednego schematu. Catering powinien być podporządkowany wydarzeniu, a nie odwrotnie.
Ilu uczestników rzeczywiście pojawi się na cateringu?
Liczba zapisanych osób nie zawsze odpowiada liczbie uczestników, którzy faktycznie pojawią się na konferencji. Przy wydarzeniach bezpłatnych różnica może być szczególnie zauważalna, ale również przy konferencjach płatnych zdarzają się rezygnacje w ostatniej chwili.
Dlatego już podczas negocjowania umowy z hotelem, centrum konferencyjnym lub firmą cateringową warto zapytać, kiedy należy podać ostateczną liczbę uczestników oraz do jakiego momentu można ją skorygować bez dodatkowych kosztów.
Jeżeli wydarzenie organizowane jest dla 200 osób, zamówienie cateringu dla 230 uczestników wyłącznie „na wszelki wypadek” może oznaczać znaczne zwiększenie kosztów oraz dużą ilość niewykorzystanej żywności. Z drugiej strony zbyt mocne ograniczenie liczby porcji może spowodować, że pod koniec przerwy część uczestników nie będzie miała czego zjeść.
Najlepszym rozwiązaniem jest więc regularne monitorowanie rejestracji, potwierdzanie obecności przed wydarzeniem i możliwie późne przekazanie ostatecznej liczby uczestników cateringowi.
Kawa powitalna – prosty sposób na dobry początek
Jeżeli rejestracja trwa kilkadziesiąt minut, warto rozważyć przygotowanie kawy powitalnej. Nie musi to być rozbudowany catering. Często wystarczy kawa, herbata, woda oraz niewielkie przekąski.
Takie rozwiązanie ma również znaczenie organizacyjne. Uczestnicy przyjeżdżający wcześniej nie stoją przed zamkniętą salą, lecz mogą rozpocząć rozmowy z innymi gośćmi. Strefa kawowa staje się naturalnym miejscem pierwszego networkingu jeszcze przed oficjalnym rozpoczęciem konferencji.
Jeżeli wydarzenie zaczyna się bardzo rano, można rozważyć wzbogacenie takiego zestawu o croissanty, małe kanapki, owoce lub inne lekkie produkty śniadaniowe.
Jak powinna wyglądać dobra przerwa kawowa?
Przerwa kawowa powinna przede wszystkim pozwolić uczestnikom szybko odpocząć i wrócić na kolejną część konferencji. Nie może więc wymagać długiego oczekiwania na kawę czy jedzenie.
Podstawą są najczęściej kawa, herbata i woda. Warto jednak zadbać o pewną różnorodność przekąsek. Zamiast stawiać wyłącznie na ciastka, można przygotować również owoce, niewielkie kanapki, wrapy, jogurty, przekąski warzywne czy drobne produkty wytrawne.
Dobrym pomysłem jest różnicowanie dwóch przerw odbywających się tego samego dnia. Jeżeli rano uczestnicy otrzymują croissanty, kanapki i owoce, po południu można podać inne przekąski. Dzięki temu catering nie sprawia wrażenia powtarzalnego.
Ważna jest również długość przerwy. W przypadku dużej konferencji 15 minut może być niewystarczające, szczególnie gdy kilkaset osób jednocześnie opuszcza salę, korzysta z toalety, chce napić się kawy i zamienić kilka zdań z innymi uczestnikami.
Ile przekąsek przygotować na osobę?
Nie istnieje jedna liczba, która sprawdzi się podczas każdej konferencji. Innego zapotrzebowania można spodziewać się o godzinie 9:00, innego po obfitym lunchu.
W przypadku standardowej przerwy kawowej można orientacyjnie przyjąć kilka niewielkich przekąsek na uczestnika, ale dokładna liczba powinna zależeć od pory dnia i całego programu gastronomicznego.
Jeżeli przerwa odbywa się przed lunchem, uczestnicy prawdopodobnie zjedzą więcej. Jeżeli natomiast jest zaplanowana godzinę lub dwie po pełnym obiedzie, ilość jedzenia może być mniejsza.
Dobry catering powinien pomóc organizatorowi określić odpowiednie gramatury. Warto pytać nie tylko o liczbę elementów, lecz również ich wielkość. „Dwie przekąski” mogą oznaczać zarówno dwa niewielkie ciasteczka, jak i dwa bardziej sycące miniwrapy.
Jedna kawa na 100 osób? Problem zaczyna się przy ekspresie
Organizatorzy często koncentrują się na ilości jedzenia, tymczasem w dużych wydarzeniach równie ważna jest przepustowość punktów gastronomicznych.
Jeżeli 300 uczestników ma 20 minut przerwy, a do dyspozycji pozostają dwa wolne ekspresy do kawy, powstanie kolejka. Nawet najlepsze menu nie poprawi wtedy doświadczenia uczestnika.
Przy większej konferencji trzeba więc ustalić:
- ile będzie ekspresów lub stanowisk z kawą,
- czy kawa będzie przygotowywana przez obsługę,
- ile będzie punktów z wodą i napojami,
- czy bufet zostanie rozłożony w jednym czy kilku miejscach,
- z której strony uczestnicy będą mogli podejść do stołów.
Czasami lepiej przygotować kilka prostszych stanowisk niż jeden bardzo efektowny bufet.
Woda powinna być dostępna nie tylko podczas przerw
Przy kilkugodzinnej konferencji dostęp do wody jest szczególnie istotny. Nie zawsze musi oznaczać butelki stojące przed każdym uczestnikiem.
Coraz częściej wykorzystywane są dystrybutory, karafki lub stacje z wodą dostępne w foyer przez cały czas trwania wydarzenia. Rozwiązanie powinno być dopasowane do miejsca oraz liczby uczestników.
Jeżeli uczestnicy mają dostęp do wody wyłącznie podczas dwóch krótkich przerw, przed rozpoczęciem kolejnej sesji może ponownie powstać kolejka.
Lunch konferencyjny – bufet czy dania serwowane?
Jedną z ważniejszych decyzji jest wybór formy lunchu.
Bufet daje uczestnikom swobodę wyboru i dobrze sprawdza się podczas wydarzeń, podczas których ważny jest networking. Goście mogą sami zdecydować, co chcą zjeść i z kim usiąść. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy wszyscy uczestnicy podchodzą do jednego bufetu jednocześnie.
Przy konferencji dla kilkuset osób warto więc rozważyć kilka identycznych punktów wydawania potraw.
Lunch serwowany do stołów wygląda bardziej elegancko i pozwala lepiej kontrolować porcje, ale wymaga odpowiedniej liczby kelnerów oraz większej ilości czasu. Może być dobrym rozwiązaniem podczas spotkań zarządów, konferencji premium, gal czy oficjalnych obiadów.
W przypadku typowej konferencji biznesowej często najlepszym kompromisem pozostaje dobrze zorganizowany bufet.
Lunch nie powinien usypiać uczestników
Menu konferencyjne powinno uwzględniać fakt, że po posiłku uczestnicy wracają na salę i mają przez kolejne godziny słuchać prezentacji albo brać udział w warsztatach.
Bardzo ciężki obiad składający się z kilku obfitych dań nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem. Lepiej sprawdzają się stosunkowo lekkie potrawy, które dają poczucie sytości, ale nie powodują, że po godzinie 14:00 połowa sali zaczyna walczyć ze zmęczeniem.
Menu może obejmować na przykład zupę, kilka rodzajów dań głównych, warzywa, sałatki i niewielki deser. Warto uwzględnić również pełnoprawne danie bezmięsne, zamiast traktować je jako awaryjną alternatywę.
Dieta wegetariańska to dopiero początek
Jeszcze kilka lat temu organizatorzy pytali przede wszystkim o liczbę wegetarian. Dziś lista potrzeb może być znacznie dłuższa.
Uczestnicy mogą potrzebować posiłków:
- wegetariańskich,
- wegańskich,
- bezglutenowych,
- bez laktozy,
- bez określonych alergenów,
- wynikających z innych ograniczeń żywieniowych.
Najlepiej zebrać takie informacje już podczas rejestracji na konferencję.
W formularzu można dodać pytanie dotyczące specjalnych potrzeb żywieniowych oraz alergii. Informacje te należy następnie przekazać obiektowi lub firmie cateringowej odpowiednio wcześniej.
Warto również dokładnie ustalić sposób wydawania diet specjalnych. Samo przygotowanie pięciu posiłków bezglutenowych nie wystarczy, jeśli podczas lunchu nikt z obsługi nie wie, gdzie się znajdują.
Oznaczenie potraw oszczędza uczestnikom pytań
Przy bufecie warto zastosować czytelne oznaczenia potraw.
Uczestnik powinien szybko wiedzieć, które produkty są wegetariańskie, wegańskie czy bezglutenowe oraz jakie alergeny mogą zawierać. Dzięki temu nie musi za każdym razem szukać kelnera i pytać o skład potrawy.
Oznaczenia powinny być proste i dobrze widoczne. Mała kartka schowana za półmiskiem może pozostać niezauważona.
Przy dużych wydarzeniach można również udostępnić menu wcześniej w aplikacji konferencyjnej lub przesłać je uczestnikom przed wydarzeniem.
Catering a networking – jedzenie może pomagać albo przeszkadzać
Przerwy gastronomiczne są jednocześnie przerwami networkingowymi. Warto o tym pamiętać już podczas wyboru menu.
Jeżeli uczestnik trzyma w jednej ręce duży talerz, w drugiej sztućce, a jednocześnie próbuje podać komuś rękę, wymienić wizytówkę albo użyć telefonu, rozmowa nie jest szczególnie wygodna.
Dlatego podczas mniej formalnych części wydarzenia dobrze sprawdzają się przekąski typu finger food, które można łatwo zjeść podczas rozmowy.
Znaczenie ma także wyposażenie foyer. Kilka wysokich stołów koktajlowych może ułatwiać networking znacznie bardziej niż klasyczny układ stolików restauracyjnych.
Foyer musi pomieścić nie tylko ludzi, ale również catering
Planowanie cateringu powinno być powiązane z analizą przestrzeni przed salą konferencyjną.
Jeżeli w foyer mają znaleźć się stoły z kawą, bufet, stanowiska partnerów wydarzenia, recepcja i kilkuset uczestników, przestrzeń może szybko okazać się za mała.
Warto więc przed podpisaniem umowy obejrzeć obiekt podczas podobnego wydarzenia albo poprosić o przykładowy plan ustawienia cateringu.
Trzeba sprawdzić również drogi komunikacyjne. Stoły gastronomiczne nie powinny blokować wejść do sal ani tworzyć wąskich gardeł.
Co dokładnie obejmuje cena cateringu?
Cena podana „od osoby” może wyglądać atrakcyjnie, ale nie zawsze pokazuje pełny koszt usługi.
Przed wyborem oferty warto sprawdzić, czy obejmuje ona:
- kawę i herbatę bez ograniczeń czy określoną liczbę porcji,
- wodę i inne napoje,
- zastawę,
- szkło,
- obrusy i stoły,
- obsługę kelnerską,
- przygotowanie bufetów,
- sprzątanie,
- transport cateringu,
- uzupełnianie potraw,
- oznaczenia dań,
- przygotowanie diet specjalnych.
Warto też zapytać, jak rozliczane jest przedłużenie przerwy czy dodatkowe zamówienia w dniu wydarzenia.
Dopiero zestawienie wszystkich tych elementów pozwala realnie porównać dwie oferty.
Catering dla 50, 100 i 300 osób – na czym polega różnica?
Przy małej konferencji dla 50 osób organizacja cateringu jest stosunkowo prosta. Jeden dobrze przygotowany punkt kawowy może wystarczyć, a uczestnicy bez większych problemów obsłużą się przy jednym bufecie.
Przy 100 osobach warto już dokładniej analizować przepustowość. Jeden ekspres może oznaczać kolejki, szczególnie jeśli wszyscy uczestnicy wychodzą na przerwę w tym samym momencie.
Przy konferencji dla 300 osób logistyka staje się równie ważna jak samo menu. Potrzebne mogą być dwa lub trzy punkty gastronomiczne, kilka stanowisk z napojami i znacznie większa przestrzeń foyer. Często warto również zwiększyć długość przerw.
Im większa konferencja, tym mniej istotne staje się pytanie „co podamy?”, a ważniejsze staje się pytanie „jak szybko obsłużymy wszystkich uczestników?”.
Jak ograniczyć marnowanie jedzenia?
Nadmiar jedzenia podczas konferencji oznacza zarówno problem środowiskowy, jak i niepotrzebny koszt.
Pierwszym sposobem ograniczenia strat jest możliwie dokładne określenie liczby uczestników. Drugim – zamawianie potraw odpowiednich do pory dnia i wcześniejszych posiłków.
Warto również porozmawiać z cateringiem o sposobie uzupełniania bufetu. Nie zawsze wszystkie przygotowane potrawy muszą pojawić się na stole natychmiast po rozpoczęciu przerwy. Część może być dokładana stopniowo wraz ze zużyciem.
Doświadczony obiekt konferencyjny powinien także potrafić podpowiedzieć, jakie ilości sprawdzały się podczas wydarzeń o podobnej liczbie uczestników.
O co zapytać obiekt przed zamówieniem cateringu?
Przed zaakceptowaniem oferty dobrze ustalić kilka praktycznych kwestii:
- do kiedy trzeba podać ostateczną liczbę uczestników,
- czy liczba może się później zmienić,
- ile osób obsługuje catering,
- ile dostępnych jest ekspresów do kawy,
- czy możliwe są osobne stanowiska dla dużych grup,
- jak oznaczane są alergeny,
- jak wydawane są diety specjalne,
- czy woda dostępna jest przez cały dzień,
- ile trwa standardowy serwis lunchowy,
- co dzieje się z niewykorzystanym jedzeniem,
- jakie elementy są dodatkowo płatne.
Takie pytania mogą wydawać się szczegółowe, ale właśnie szczegóły najczęściej decydują o tym, czy catering podczas wydarzenia przebiega sprawnie.
Dobre menu nie wystarczy
Udany catering konferencyjny nie polega na zamówieniu najbardziej efektownych potraw. Liczy się cały system: odpowiednia liczba porcji, właściwe godziny serwisu, sprawna obsługa, dostęp do napojów, oznaczenie diet i takie rozmieszczenie stanowisk, aby uczestnicy nie tracili połowy przerwy w kolejce.
Dobry catering powinien być niemal niezauważalny organizacyjnie. Uczestnik wychodzi z sali, szybko dostaje kawę lub posiłek, ma miejsce na rozmowę i bez pośpiechu wraca na kolejną sesję.
Dlatego podczas wyboru hotelu lub centrum konferencyjnego warto pytać nie tylko o cenę przerwy kawowej czy lunchu. Równie ważne jest doświadczenie obiektu w obsłudze wydarzeń o podobnej wielkości. To właśnie ono często decyduje o tym, czy catering stanie się mocnym punktem konferencji, czy źródłem niepotrzebnego chaosu.
