Dobrze zaplanowana konferencja nie kończy się w chwili, gdy gaśnie projektor i prowadzący zamyka ostatni panel. Dla uczestników równie ważne bywa to, co wydarzy się później: rozmowy przy kolacji, wspólny spacer, ciekawa atrakcja albo mniej formalne spotkanie w zupełnie innym otoczeniu. Wrocław daje organizatorom szczególnie dużo możliwości, bo biznesową część wydarzenia można tu stosunkowo łatwo połączyć z wieczornym programem integracyjnym.
To miasto, w którym nie trzeba wybierać między profesjonalnym zapleczem konferencyjnym a atrakcyjnym otoczeniem. W ciągu dnia uczestnicy mogą pracować w hotelu, centrum konferencyjnym lub jednej z miejskich przestrzeni eventowych, a kilka godzin później oglądać Wrocław z pokładu statku, spacerować po Ostrowie Tumskim, brać udział w grze miejskiej albo spotkać się na kolacji w centrum.
Kluczowe jest jednak jedno: integracji nie warto traktować jako dodatku organizowanego na końcu. Najlepsze wydarzenia powstają wtedy, gdy część biznesowa i wieczorna są planowane razem.
Szukasz odpowiedniego miejsca na konferencję, szkolenie lub spotkanie biznesowe w stolicy? Sprawdź sale konferencyjne w Warszawie i porównaj dostępne przestrzenie pod względem wielkości, liczby uczestników, wyposażenia oraz lokalizacji. W jednym miejscu znajdziesz zarówno kameralne sale szkoleniowe, jak i większe przestrzenie na konferencje i wydarzenia firmowe.
Najpierw pomysł na cały dzień, dopiero potem wybór obiektu
Organizatorzy często zaczynają od znalezienia sali. Sprawdzają jej powierzchnię, ustawienie krzeseł, wyposażenie, liczbę miejsc parkingowych i dostępność pokoi. Dopiero po podpisaniu umowy pojawia się pytanie, gdzie zabrać uczestników wieczorem.
We Wrocławiu lepsze efekty może dać odwrotne podejście.
Jeżeli planowana jest kolacja w centrum, gra miejska i spacer po Rynku, warto rozważyć obiekt, z którego można dotrzeć tam pieszo. Jeśli główną atrakcją ma być rejs po Odrze, dobrze wcześniej przeanalizować logistykę dojścia do przystani. Jeżeli z kolei wydarzenie odbywa się w okolicy Hali Stulecia, naturalnym uzupełnieniem programu mogą być miejsca znajdujące się na Wielkiej Wyspie.
Takie planowanie pozwala ograniczyć liczbę przejazdów, skrócić przerwy i stworzyć bardziej spójne wydarzenie.
Wrocław można zwiedzać bez organizowania całego dnia turystycznego
Nie każdy wyjazd firmowy pozwala przeznaczyć osobny dzień na zwiedzanie. Często uczestnicy przyjeżdżają rano, biorą udział w konferencji i wyjeżdżają następnego dnia po śniadaniu.
To jednak nie oznacza, że miasto pozostanie tylko tłem.
Wystarczą dwie lub trzy godziny po zakończeniu części merytorycznej, aby pokazać uczestnikom zupełnie inną stronę Wrocławia. Krótki spacer może prowadzić przez Rynek, okolice Uniwersytetu, wyspy odrzańskie i Ostrów Tumski. Można połączyć go z przewodnikiem, zadaniami zespołowymi lub po prostu wspólną kolacją.
Dzięki temu uczestnik nie ma poczucia, że spędził dwa dni wyłącznie między salą konferencyjną a pokojem hotelowym.
Integracja w centrum może obyć się bez autokaru
Jednym z największych problemów wieczornych programów firmowych są transfery. Przy kilkunastu osobach nie stanowią większego wyzwania. Przy grupie liczącej sto czy dwieście osób każde przejście do autokaru, oczekiwanie na spóźnionych uczestników i przejazd przez miasto potrafią zabrać sporo czasu.
Dlatego atrakcyjność centrum Wrocławia polega nie tylko na liczbie restauracji czy zabytków. Duże znaczenie ma możliwość przemieszczania się pieszo.
Po zakończeniu konferencji grupa może wyjść z hotelu, przejść na Rynek, rozpocząć grę miejską, a następnie udać się na kolację. W dobrze zaplanowanym programie kilka elementów może znajdować się w stosunkowo niewielkiej odległości od siebie.
Dla organizatora oznacza to mniej logistycznych punktów krytycznych, a dla uczestników więcej czasu spędzonego razem.
Gra miejska zamiast kolejnego team buildingu w hotelu
Wrocław sam w sobie może stać się przestrzenią integracji.
Nie trzeba wynajmować kolejnej sali i organizować w niej serii konkurencji. Miasto daje gotową scenografię do gry zespołowej. Wrocławskie krasnale, mosty, zabytki, historia Rynku czy lokalne legendy mogą zostać wykorzystane jako elementy zadań.
Uczestnicy mogą poruszać się w kilkuosobowych zespołach, wykonywać zadania fotograficzne, rozwiązywać zagadki lub odnajdywać wskazane miejsca.
Takie rozwiązanie ma dodatkową zaletę. Integracja nie jest oderwana od miejsca, w którym odbywa się wydarzenie. Uczestnicy poznają Wrocław, a jednocześnie współpracują ze sobą w bardziej swobodnych warunkach.
Rejs po Odrze może zastąpić klasyczną imprezę integracyjną
Nie każda grupa oczekuje intensywnych aktywności. Podczas spotkań zarządów, konferencji dla klientów czy wydarzeń branżowych lepiej może sprawdzić się spokojniejszy program.
Wtedy ciekawym rozwiązaniem jest wykorzystanie Odry.
Rejs może być atrakcyjnym przejściem między częścią biznesową a wieczorną. Uczestnicy opuszczają salę konferencyjną, zmieniają otoczenie i przez kilkadziesiąt minut oglądają miasto z innej perspektywy. Dopiero później udają się na kolację.
Nie potrzeba dodatkowego scenariusza, prowadzącego ani skomplikowanych zadań. Sama zmiana miejsca pozwala uczestnikom rozpocząć swobodne rozmowy, które często są jednym z najważniejszych elementów konferencji.
Wrocław po zmroku ma inny charakter
Wieczorny program nie musi być głośny i rozbudowany. Jednym z ciekawszych wariantów może być po prostu spacer.
Ostrów Tumski, okolice Odry, mosty i historyczna zabudowa centrum po zmroku tworzą zupełnie inną atmosferę niż w ciągu dnia. Taki program dobrze pasuje do wydarzeń dla klientów, partnerów biznesowych czy mniejszych grup, gdzie ważniejsza od rywalizacji jest możliwość rozmowy.
Spacer można zakończyć w restauracji albo wykorzystać jako część dłuższej trasy przez centrum.
Dla organizatora istotne jest jednak zachowanie rozsądku. Po całym dniu konferencji uczestnicy nie zawsze chcą spędzić kolejne trzy godziny na zwiedzaniu. Czasem 45 lub 60 minut wystarczy, aby pokazać miasto i nie przeciążyć harmonogramu.
Hala Stulecia otwiera inny sposób myślenia o wydarzeniu
Wrocławskie wydarzenia biznesowe nie muszą koncentrować się wyłącznie wokół Rynku.
Rejon Hali Stulecia pozwala stworzyć program o zupełnie innym charakterze. Konferencja może odbywać się w tej części miasta, a po niej uczestnicy mogą wykorzystać otoczenie Pergoli, Parku Szczytnickiego czy innych atrakcji Wielkiej Wyspy.
To dobre rozwiązanie szczególnie wtedy, gdy organizator chce uniknąć przenoszenia kilkuset osób do centrum.
Zamiast budować wieczorny program w zupełnie innej części miasta, można wykorzystać najbliższe otoczenie miejsca konferencji. Dzięki temu dzień jest bardziej spójny i mniej męczący logistycznie.
Atrakcja nie musi być głównym punktem wieczoru
Częstym błędem jest przekonanie, że integracja musi być spektakularna. Tymczasem w wielu wydarzeniach wystarczy jeden dobrze dobrany element.
Może nim być godzinna wizyta w Hydropolis, krótki spacer, przejazd zabytkowym tramwajem, rejs lub gra miejska. Później najważniejszą częścią wieczoru staje się kolacja i rozmowy.
Takie podejście ma sens szczególnie w przypadku konferencji branżowych. Uczestnicy przyjeżdżają przede wszystkim po wiedzę i kontakty. Wieczorna atrakcja powinna więc stworzyć dobre warunki do dalszych rozmów, a nie całkowicie zdominować wydarzenie.
Kolacja jest elementem programu, a nie tylko cateringiem
Wspólna kolacja często ma większe znaczenie niż najbardziej efektowna atrakcja.
To wtedy osoby, które wcześniej znały się tylko z sali konferencyjnej, mają możliwość spokojnie porozmawiać. Podczas wydarzeń dla klientów czy partnerów biznesowych właśnie przy stole mogą powstawać relacje, na które nie było miejsca pomiędzy kolejnymi wystąpieniami.
Dlatego wybór restauracji powinien uwzględniać nie tylko kuchnię.
Warto sprawdzić, czy grupa może siedzieć razem, czy dostępna jest wydzielona część lokalu, czy poziom hałasu pozwala na rozmowę oraz jak długo zajmie dojście lub dojazd z miejsca poprzedniej atrakcji.
Dobrze dobrana restauracja może stać się głównym miejscem integracji bez potrzeby organizowania dodatkowej imprezy.
Nie każdy uczestnik musi zostać do końca
Program integracyjny powinien uwzględniać różne potrzeby.
Jedni uczestnicy będą chcieli zostać na kolacji do późnego wieczora, inni po całym dniu pracy będą woleli wcześniej wrócić do hotelu. Część osób może także mieć rano kolejne spotkanie lub pociąg.
Dlatego warto budować program w sposób modułowy.
Przykładowo obowiązkowa część konferencji może kończyć się o 17.00. O 18.00 odbywa się wspólna atrakcja, a od 20.00 kolacja. Osoba, która chce wrócić wcześniej, może zrobić to po pierwszym punkcie programu bez komplikowania całej organizacji.
Trzy pomysły na dobrze wykorzystany wieczór
Pierwszy wariant może być skierowany do uczestników przyjeżdżających do Wrocławia po raz pierwszy. Po konferencji grupa wyrusza na krótki spacer z przewodnikiem przez centrum, a wieczór kończy wspólną kolacją. Jest prosto, bez wielu przejazdów i bez przeciążania programu.
Drugi wariant może mieć bardziej integracyjny charakter. Uczestnicy dzielą się na zespoły i biorą udział w grze miejskiej wykorzystującej zabytki, krasnale i miejskie ciekawostki. Po zakończeniu wszyscy spotykają się w jednej restauracji.
Trzeci wariant przeznaczony jest dla grup, które oczekują spokojniejszej atmosfery. Po zakończeniu spotkania biznesowego uczestnicy wyruszają na rejs po Odrze, a następnie kontynuują wieczór przy kolacji.
Każdy z tych scenariuszy może działać dobrze. Najważniejsze, aby odpowiadał charakterowi grupy.
Warto zostawić uczestnikom trochę przestrzeni
Dobra konferencja nie powinna przypominać wycieczki szkolnej, w której każda minuta jest zaplanowana.
Jeżeli część merytoryczna trwa osiem godzin, natychmiastowe przejście do czterogodzinnego programu integracyjnego może przynieść efekt odwrotny do zamierzonego. Uczestnicy zaczną traktować atrakcje jak kolejne obowiązki.
Dlatego warto zaplanować krótką przerwę na przebranie się, odpoczynek czy telefon do domu. Można też zakończyć oficjalną część wieczoru wcześniej i pozostawić uczestnikom możliwość samodzielnego korzystania z miasta.
Wrocław dobrze nadaje się do takiego modelu, ponieważ osoby nocujące w centrum mogą później bez problemu kontynuować wieczór na własną rękę.
Pogoda powinna mieć plan B
Rejsy, spacery i gry miejskie mają jedną oczywistą słabość: zależą od warunków atmosferycznych.
Dlatego organizując konferencję jesienią, zimą lub wczesną wiosną, warto przygotować alternatywę. Rezerwowa przestrzeń w hotelu, dodatkowa atrakcja pod dachem albo możliwość przesunięcia części programu mogą uratować wieczór podczas ulewy.
Nie trzeba całkowicie rezygnować z programu miejskiego poza sezonem. Wystarczy skrócić jego część na zewnątrz i połączyć ją z miejscem, w którym grupa może się ogrzać i kontynuować spotkanie.
Najlepsza integracja zaczyna się już przy wyborze sali
Potencjał Wrocławia najlepiej wykorzystają organizatorzy, którzy nie rozdzielają konferencji i integracji na dwa niezależne projekty.
Lokalizacja sali wpływa na możliwość spaceru. Lokalizacja hotelu decyduje o potrzebie organizowania transportu. Godzina zakończenia konferencji wpływa na to, jakie atrakcje będzie można wykorzystać. Nawet wybór restauracji powinien być powiązany z wcześniejszą częścią programu.
Jeżeli wszystkie te elementy zostaną połączone, uczestnicy nie będą mieli poczucia ciągłego przemieszczania się pomiędzy przypadkowymi punktami. Powstanie wydarzenie z własnym rytmem.
Wrocław jako część konferencji, a nie tylko jej adres
Największą zaletą miasta nie jest pojedyncza atrakcja. Jest nią możliwość wykorzystania samego Wrocławia jako części wydarzenia.
W dzień może być miejscem spotkań biznesowych, prezentacji i warsztatów. Wieczorem może stać się przestrzenią rozmów, spacerów, integracji i wspólnych doświadczeń.
Dzięki temu uczestnik wyjeżdża nie tylko z materiałami konferencyjnymi i nowymi kontaktami. Zapamiętuje również miejsce, w którym wydarzenie się odbyło.
A właśnie takie konferencje mają największą szansę zostać w pamięci dłużej niż do następnego poniedziałku.
