Konferencja kończy się o godzinie 17:00. Uczestnicy zamykają laptopy, wychodzą z sali, część kieruje się do hotelowych pokoi, część sprawdza telefon, a inni zastanawiają się, co właściwie wydarzy się wieczorem. O 19:00 rozpoczyna się kolacja integracyjna. Czy wystarczy ustawić stoły, podać jedzenie i liczyć na to, że uczestnicy sami zaczną nawiązywać kontakty?
Niekoniecznie.
Kolacja po konferencji może być jednym z najbardziej wartościowych elementów całego wydarzenia. To właśnie wtedy znikają slajdy, harmonogramy i formalny podział na prelegentów oraz publiczność. Pojawia się za to przestrzeń na rozmowy, których podczas części merytorycznej często zwyczajnie nie ma kiedy prowadzić. Jeśli jednak wieczorna część wydarzenia zostanie źle zaplanowana, zamiast integracji możemy otrzymać kilka zamkniętych grup siedzących przy osobnych stolikach oraz uczestników, którzy po godzinie zaczynają wracać do swoich pokoi.
Jak więc dobrze połączyć konferencję i kolację integracyjną?
Kolacja powinna być częścią konferencji, a nie osobnym wydarzeniem
Pierwszym błędem jest traktowanie wieczornej kolacji jako dodatku, którym organizator zajmuje się dopiero po zamknięciu programu konferencji. Tymczasem współczesne podejście do projektowania wydarzeń zakłada uwzględnianie w jednej agendzie zarówno części edukacyjnej, jak i przerw, posiłków, networkingu oraz wydarzeń społecznych. Cvent zwraca uwagę, że dobrze zbudowany program powinien równoważyć treści merytoryczne z networkingiem, odpoczynkiem i elementami integracyjnymi.
W praktyce oznacza to, że już podczas wyboru hotelu lub obiektu konferencyjnego warto zastanowić się nie tylko nad liczbą miejsc w sali głównej. Trzeba sprawdzić również, gdzie uczestnicy zjedzą wieczorny posiłek, czy restauracja pomieści całą grupę, czy kolację można połączyć z tarasem, ogrodem albo inną przestrzenią oraz jak będzie wyglądało przejście pomiędzy konferencją a wieczorną integracją.
Najlepiej, gdy uczestnik od początku wie, że kolacja jest jednym z punktów programu, a nie wydarzeniem opcjonalnym dopisanym drobnym drukiem na końcu agendy.
Nie prowadź konferencji do ostatniej możliwej minuty
Jeżeli konferencja kończy się o 18:00, a uroczysta kolacja rozpoczyna się o 18:15, trudno oczekiwać, że uczestnicy pojawią się przy stołach wypoczęci i gotowi na kilka kolejnych godzin spotkania.
Po całym dniu wykładów, prezentacji i rozmów ludzie potrzebują chwili przerwy. W przypadku konferencji organizowanej w hotelu warto pozostawić czas na powrót do pokoju, zmianę ubrania, odpoczynek czy wykonanie telefonu. Przy wydarzeniu bez noclegów trzeba z kolei uwzględnić możliwość krótkiego odświeżenia się oraz spokojnego przejścia do przestrzeni wieczornej.
Przerwa między konferencją a kolacją nie musi być bardzo długa. Ważniejsze jest to, żeby rzeczywiście istniała. W wielu przypadkach rozsądnym rozwiązaniem będzie zakończenie części merytorycznej około 17:00–17:30 i rozpoczęcie spotkania wieczornego około 19:00. To nie jest sztywna zasada – harmonogram powinien być dostosowany do charakteru grupy, długości konferencji i miejsca wydarzenia.
Płynne przejście z biznesu do integracji
Kolacja nie musi rozpoczynać się od komunikatu: „Prosimy wszystkich o zajęcie miejsc”.
Często lepiej stworzyć etap przejściowy. Może nim być welcome drink, aperitif, krótki networking w foyer, spotkanie na tarasie, lekki poczęstunek albo półgodzinna recepcja poprzedzająca właściwą kolację.
Taka forma ma kilka zalet. Uczestnicy nie są od razu przypisywani do konkretnych stołów, mogą swobodnie przemieszczać się po przestrzeni, spotkać osoby poznane wcześniej podczas konferencji i rozpocząć rozmowę w mniej formalnych warunkach. Dopiero później można zaprosić ich do części restauracyjnej.
Warto zauważyć, że aktualne badania i obserwacje branży eventowej coraz częściej podkreślają potrzebę projektowania celowego networkingu, zamiast zakładania, że kontakty pojawią się same. PCMA, opisując wyniki badań Freeman, wskazywało, że uczestnicy częściej poszukują możliwości rozmowy wokół wspólnych problemów zawodowych i zainteresowań niż zwykłych, nieustrukturyzowanych recepcji networkingowych.
Nie każda kolacja musi być uroczystym bankietem
Słowo „kolacja firmowa” często automatycznie przywołuje obraz okrągłych stołów, białych obrusów i trzydaniowego menu. Taki format może być dobrym rozwiązaniem podczas gali, jubileuszu, rozdania nagród czy wydarzenia dla kluczowych klientów, ale podczas konferencji nastawionej przede wszystkim na integrację nie zawsze będzie najlepszy.
Serwowana kolacja sprzyja elegancji, ale uczestnicy przez dużą część wieczoru pozostają przy jednym stole. Bufet daje znacznie większą swobodę przemieszczania się i naturalnie powoduje, że ludzie częściej spotykają innych uczestników. Ciekawym rozwiązaniem mogą być również stacje kulinarne, live cooking, wspólny grill albo kolacja w mniej formalnej przestrzeni.
PCMA opisywało przykład wydarzenia, podczas którego grupa odwiedzała kilka restauracji. Zmiana miejsc i składów rozmów pozwalała uczestnikom spotykać kolejne osoby. W innym opisanym rozwiązaniu stoły podczas posiłku przypisano do konkretnych tematów i zainteresowań, dzięki czemu jedzenie stało się pretekstem do prowadzenia bardziej wartościowych rozmów.
Nie oznacza to oczywiście, że każda konferencja musi kończyć się kulinarną wycieczką po mieście. Pokazuje jednak ważną zasadę: format posiłku może aktywnie wspierać integrację.
Uważaj na przypisywanie uczestników do stołów
Podział miejsc podczas kolacji może być zarówno świetnym narzędziem networkingowym, jak i skutecznym sposobem na zabicie integracji.
Jeżeli pracownicy jednego działu przez cały dzień przebywali razem, a wieczorem posadzimy ich przy wspólnym stole, prawdopodobnie dalej będą rozmawiać przede wszystkim między sobą. Jeśli celem wyjazdu jest integracja różnych działów firmy, warto świadomie wymieszać uczestników.
W przypadku konferencji branżowej można zastosować inne kryterium. Przy poszczególnych stołach mogą spotykać się osoby zainteresowane określonym zagadnieniem. Nie trzeba nawet przygotowywać formalnego „speed networkingu”. Czasami wystarczy subtelne oznaczenie kilku stolików tematami związanymi z programem konferencji.
Podejście to jest zgodne z szerszym trendem widocznym w wydarzeniach biznesowych: networking ma być bardziej celowy i oparty na wspólnych zainteresowaniach. PCMA wskazuje, że właśnie takie rozwiązania mogą być bardziej wartościowe niż pozostawienie uczestników samych sobie podczas standardowego cocktailu.
Atrakcja wieczorna? Tak, ale nie za wszelką cenę
Kolacji integracyjnej można nadać dodatkowy charakter poprzez koncert, występ, degustację, pokaz kulinarny, quiz, gry zespołowe czy krótką ceremonię wręczenia nagród. Nie oznacza to jednak, że wieczór powinien zostać wypełniony atrakcjami od pierwszej do ostatniej minuty.
Jeżeli celem kolacji jest przede wszystkim networking, zbyt głośny koncert albo rozbudowany program sceniczny może wręcz przeszkadzać. Uczestnicy oglądają wtedy występ zamiast rozmawiać.
Atrakcję warto więc podporządkować celowi wydarzenia. Podczas wyjazdu integracyjnego może być głównym punktem wieczoru. Podczas kongresu branżowego znacznie cenniejsze może być pozostawienie ludziom przestrzeni do swobodnych rozmów.
W najnowszych analizach dotyczących wydarzeń branżowych mocno przewija się właśnie potrzeba bardziej znaczących, ludzkich interakcji i celowego budowania relacji. PCMA określa ten kierunek jako poszukiwanie „connection with purpose”, natomiast raport Freeman podkreśla rosnące oczekiwanie wobec świadomie zaprojektowanego networkingu.
Jedzenie jest ważniejsze, niż może się wydawać
Menu powinno oczywiście odpowiadać budżetowi i standardowi wydarzenia, ale nie należy traktować go wyłącznie jako kwestii gastronomicznej. Wspólny posiłek może być elementem budującym atmosferę całego wieczoru.
Warto wcześniej zebrać informacje dotyczące alergii, diet specjalnych i preferencji żywieniowych uczestników. Przy większej konferencji dobrze również zadbać o czytelne oznaczenie potraw i sprawną obsługę, aby pierwsza część kolacji nie zamieniła się w długie oczekiwanie przy bufecie.
Można również wykorzystać lokalność. Jeżeli konferencja odbywa się na Mazurach, nad morzem, w górach lub w regionie mającym charakterystyczną kuchnię, kolacja może być okazją do pokazania miejsca poprzez menu. Dzięki temu część integracyjna przestaje być identyczna niezależnie od tego, w jakiej części Polski odbywa się wydarzenie.
PCMA wielokrotnie wskazywało na wykorzystanie jedzenia i napojów jako elementu doświadczenia konferencyjnego oraz narzędzia ułatwiającego tworzenie kontaktów między uczestnikami.
Alkohol nie powinien być podstawą integracji
Lampka wina do kolacji, piwo podczas grilla czy cocktail bar mogą być elementami wieczoru, ale warto zachować proporcje. Nie wszyscy uczestnicy piją alkohol, część może prowadzić samochód, przyjmować leki lub po prostu nie mieć ochoty na alkohol podczas wydarzenia biznesowego.
Dlatego równie starannie jak ofertę alkoholową warto przygotować dobre napoje bezalkoholowe. Mocktaile, lemoniady, napoje regionalne czy bezalkoholowe odpowiedniki popularnych drinków pozwalają stworzyć bardziej inkluzywną atmosferę.
Co więcej, głośna muzyka połączona z dużą ilością alkoholu niekoniecznie sprzyja wartościowym kontaktom biznesowym. PCMA zwracało uwagę właśnie na ten problem przy analizie oczekiwań uczestników wobec współczesnego networkingu.
Konferencja i kolacja w jednym obiekcie czy wyjazd do restauracji?
Obie opcje mają zalety.
Kolacja w hotelu lub centrum konferencyjnym jest przede wszystkim wygodna. Uczestnicy nie muszą korzystać z transportu, osoby nocujące mogą po zakończeniu wieczoru od razu wrócić do pokojów, a organizator współpracuje zazwyczaj z jednym zespołem.
Wyjazd do restauracji, zabytkowego obiektu, browaru, winnicy czy innej nietypowej lokalizacji może natomiast wyraźnie oddzielić część konferencyjną od integracyjnej i stworzyć uczestnikom dodatkowe doświadczenie.
Trzeba jednak pamiętać, że oznacza to kolejne elementy logistyczne: transport, godziny wyjazdu i powrotu, koordynację grupy oraz zabezpieczenie rozwiązania dla osób, które chcą wrócić wcześniej.
Przy wyborze obiektu konferencyjnego warto więc od razu sprawdzić nie tylko sale, lecz także możliwości organizacji wieczornej części wydarzenia. Marriott w swoich materiałach dla organizatorów zaleca uwzględnianie już na etapie planowania nie tylko przestrzeni i AV, ale również wyżywienia, transportu, rozrywki oraz dodatkowych aktywności.
Co ustalić z hotelem przed podpisaniem umowy?
Przed potwierdzeniem wydarzenia dobrze uzgodnić z obiektem kilka kwestii:
- dokładne godziny dostępności restauracji lub sali bankietowej, menu i sposób serwowania posiłków, dostępność diet specjalnych, napoje i zasady rozliczania alkoholu, możliwość korzystania z tarasu lub ogrodu, nagłośnienie i oświetlenie części wieczornej, miejsce dla DJ-a lub zespołu, godzinę zakończenia wydarzenia, ewentualne ograniczenia dotyczące muzyki, możliwość przedłużenia kolacji oraz koszty dodatkowej obsługi, a także transport i późny powrót uczestników, jeśli kolacja odbywa się poza obiektem.
Im więcej szczegółów zostanie uzgodnionych na etapie przygotowania oferty, tym mniejsze ryzyko pojawienia się dodatkowych kosztów lub problemów logistycznych w dniu wydarzenia.
Przykładowy harmonogram konferencji z kolacją integracyjną
Dobrze zaplanowany dzień może wyglądać następująco:
9:00 – rozpoczęcie konferencji
11:00 – przerwa kawowa
11:30 – dalsza część programu
13:30 – lunch
14:30 – warsztaty i prezentacje
17:00 – zakończenie części merytorycznej
17:00–18:30 – czas wolny
18:30 – welcome drink i networking
19:00 – rozpoczęcie kolacji
20:30 – krótka atrakcja, występ lub część integracyjna
21:00 – dalsza kolacja, networking i swobodne rozmowy.
Nie jest to oczywiście harmonogram uniwersalny. Inaczej będzie wyglądało spotkanie zarządu dla 20 osób, inaczej konferencja sprzedażowa dla 150 pracowników, a jeszcze inaczej kongres dla kilkuset uczestników. Ważne jest zachowanie płynności całego dnia i unikanie przeciążenia programu.
Kolacja może być jednym z najważniejszych punktów konferencji
Wiele najciekawszych rozmów podczas wydarzeń biznesowych nie odbywa się na scenie. Zaczynają się przy kawie, w foyer, podczas lunchu albo właśnie wieczorem przy wspólnym stole.
Dlatego konferencji i kolacji integracyjnej nie warto traktować jako dwóch oddzielnych projektów. Dobrze zaplanowany wieczór może przedłużyć networking, pomóc uczestnikom lepiej się poznać, ułatwić wymianę doświadczeń i sprawić, że całe wydarzenie zostanie zapamiętane jako coś więcej niż kilka godzin prezentacji.
Nie chodzi przy tym o stworzenie najbardziej kosztownej kolacji czy zapewnienie najbardziej efektownej atrakcji. Często znacznie ważniejsze okazują się odpowiednia przestrzeń, możliwość prowadzenia rozmów, dobre jedzenie, swobodna atmosfera i wystarczająco dużo czasu.
Wybierając hotel lub obiekt na konferencję z kolacją integracyjną, warto więc od początku patrzeć na całość wydarzenia: od pierwszej prezentacji rano aż po ostatnie rozmowy przy wieczornym stole.
Materiały wykorzystane przy przygotowaniu artykułu
Artykuł został przygotowany na podstawie materiałów i analiz dotyczących organizacji konferencji, networkingu i doświadczenia uczestników publikowanych przez Cvent, PCMA, Freeman oraz Marriott. Cvent podkreśla znaczenie wpisywania networkingu, posiłków i wydarzeń społecznych bezpośrednio w program konferencji. PCMA przedstawia przykłady wykorzystania wspólnych posiłków, stołów tematycznych i bardziej celowego networkingu, natomiast analizy Freeman wskazują na rosnące oczekiwania uczestników wobec świadomie zaprojektowanych kontaktów podczas wydarzeń.
