Organizacja konferencji jeszcze kilkanaście lat temu kojarzyła się przede wszystkim z rezerwacją odpowiednio dużej sali, przygotowaniem programu, zaproszeniem prelegentów i zamówieniem cateringu. Dzisiaj oczekiwania uczestników są znacznie większe. Liczy się nie tylko to, co wydarzy się na scenie, ale również lokalizacja, komfort przestrzeni, jakość technologii, możliwość networkingu, dodatkowe atrakcje, sposób podania posiłków, a nawet miejsca, w których uczestnicy mogą na chwilę odpocząć od intensywnego programu.
Nic więc dziwnego, że osoby odpowiedzialne za organizację konferencji, szkoleń, kongresów czy eventów firmowych coraz częściej poszukują wiedzy i inspiracji jeszcze przed rozpoczęciem właściwych przygotowań. Dobry pomysł na wydarzenie może bowiem zdecydować o jego powodzeniu równie mocno jak budżet czy wybrany obiekt.
Organizacja konferencji zaczyna się znacznie wcześniej niż rezerwacja sali
Jednym z częstszych błędów jest rozpoczynanie przygotowań od pytania: „Gdzie zorganizujemy konferencję?”. Tymczasem wcześniej warto odpowiedzieć sobie na kilka innych pytań. Po co organizujemy wydarzenie? Kto ma wziąć w nim udział? Jakiego efektu oczekujemy? Czy będzie to przede wszystkim wydarzenie edukacyjne, sprzedażowe, networkingowe, integracyjne, a może połączenie kilku różnych formatów?
Dopiero po określeniu tych elementów można rozsądnie rozpocząć poszukiwanie miejsca. Innej przestrzeni potrzebuje kilkunastoosobowe zebranie zarządu, innej całodniowe szkolenie dla 80 pracowników, a jeszcze innej konferencja dla kilkuset uczestników połączona z częścią wystawienniczą i wieczornym bankietem.
Znaczenie ma również układ sali. Klasyczny teatr pozwala pomieścić dużą liczbę uczestników, ale nie zawsze sprawdzi się podczas warsztatów. Układ szkolny daje możliwość wygodnej pracy z laptopem i materiałami, podkowa sprzyja dyskusji, natomiast wyspy mogą być dobrym rozwiązaniem podczas zajęć wymagających pracy zespołowej. Wybór przestrzeni powinien więc wynikać z programu, a nie odwrotnie.
Dobry organizator powinien obserwować zmiany na rynku
Branża spotkań zmienia się bardzo szybko. Rozwiązania, które jeszcze niedawno uchodziły za nowoczesne, dzisiaj stają się standardem. Uczestnicy przyzwyczaili się do sprawnej rejestracji online, szybkiego internetu, wysokiej jakości obrazu i dźwięku czy możliwości korzystania z materiałów w formie cyfrowej.
Zmienia się jednak nie tylko technologia. Coraz większe znaczenie ma samo doświadczenie uczestnika. Organizatorzy zastanawiają się, jak stworzyć przestrzeń sprzyjającą przypadkowym rozmowom, jak zaplanować przerwy, jak uniknąć przeciążenia programem i w jaki sposób połączyć część merytoryczną wydarzenia z integracją.
To właśnie dlatego regularne śledzenie trendów związanych z konferencjami i eventami może być niezwykle przydatne. Nie chodzi o kopiowanie każdej nowinki, lecz o wybieranie rozwiązań, które rzeczywiście mogą poprawić jakość organizowanego wydarzenia.
Gdzie szukać praktycznej wiedzy o konferencjach?
Internet oferuje ogromną liczbę materiałów dotyczących organizacji wydarzeń, ale znalezienie konkretnych informacji nie zawsze jest łatwe. Szczególnie wartościowe są źródła skupiające w jednym miejscu zarówno praktyczne poradniki, jak i wiadomości z rynku.
Przykładem takiego miejsca jest blog konferencyjny e-konferencje.pl, w którym publikowane są materiały dla osób organizujących konferencje, szkolenia, kongresy, spotkania biznesowe oraz eventy firmowe. Można tam znaleźć zarówno poradniki dotyczące przygotowania wydarzeń, jak i informacje o nowych inwestycjach hotelowych, trendach w branży spotkań, ciekawych destynacjach czy nadchodzących konferencjach i targach.
Takie źródło może być szczególnie przydatne na początku przygotowań. Zamiast za każdym razem rozpoczynać poszukiwania od zera, można sprawdzić rozwiązania stosowane podczas innych wydarzeń, poznać nowe możliwości obiektów czy zwrócić uwagę na elementy organizacyjne, o których wcześniej się nie myślało.
Wybór miejsca to jeden z najważniejszych etapów
Nawet najlepszy program może nie wystarczyć, jeżeli uczestnicy spędzą kilka godzin w źle dobranej przestrzeni. Dlatego podczas wyboru obiektu warto zwrócić uwagę na znacznie więcej niż maksymalną pojemność sali.
Istotne są jej rzeczywiste wymiary, wysokość, dostęp do światła dziennego, możliwość zaciemnienia, akustyka, klimatyzacja, nagłośnienie oraz wyposażenie multimedialne. W przypadku wydarzeń wymagających pracy na komputerach ważna będzie także liczba dostępnych gniazdek i stabilność sieci Wi-Fi.
Przy większych konferencjach dochodzą kolejne kwestie: przestrzeń na recepcję, foyer, szatnia, miejsce dla wystawców, zaplecze dla prelegentów, dodatkowe pomieszczenia na warsztaty oraz możliwość zorganizowania cateringu bez zakłócania programu wydarzenia.
Jeżeli konferencja trwa kilka dni, znaczenia nabiera również baza noclegowa. Hotel konferencyjny pozwalający połączyć sale, restaurację i noclegi w jednym miejscu może znacząco uprościć logistykę.
Coraz ważniejsze staje się doświadczenie uczestnika
Nowoczesna konferencja nie powinna być projektowana wyłącznie z perspektywy organizatora. Warto przejść w wyobraźni całą drogę uczestnika – od otrzymania zaproszenia aż do opuszczenia obiektu.
Czy łatwo znajdzie miejsce wydarzenia? Czy parking będzie wystarczający? Czy rejestracja przebiegnie sprawnie? Czy będzie wiedział, gdzie znajduje się jego sala? Czy podczas przerwy znajdzie miejsce na spokojną rozmowę? Czy catering zostanie podany bez tworzenia długich kolejek?
Właśnie takie szczegóły często decydują o końcowej ocenie wydarzenia. Uczestnik nie musi wiedzieć, ile tygodni trwały przygotowania. Widzi natomiast ich rezultat.
Dlatego coraz częściej projektuje się nie tylko samą konferencję, ale całe doświadczenie związane z uczestnictwem w wydarzeniu.
Konferencja może być również okazją do integracji
Granica pomiędzy klasyczną konferencją a eventem firmowym staje się coraz mniej wyraźna. Firmy chętnie łączą szkolenia i spotkania biznesowe z dodatkowymi aktywnościami, szczególnie gdy uczestnicy przyjeżdżają z różnych oddziałów lub pracują na co dzień zdalnie.
Po zakończeniu części merytorycznej może odbyć się kolacja, warsztaty kulinarne, aktywność sportowa, zwiedzanie okolicy, gra zespołowa czy mniej formalne spotkanie przy ognisku. Nie zawsze potrzebny jest rozbudowany program atrakcji. Czasami największą wartością jest po prostu stworzenie przestrzeni, w której pracownicy mogą spokojnie ze sobą porozmawiać.
Z tego powodu podczas wyboru hotelu lub obiektu konferencyjnego warto od razu sprawdzić nie tylko sale, ale również możliwości organizacji programu dodatkowego.
Inspiracje pomagają, ale każde wydarzenie powinno mieć własny charakter
Śledzenie trendów, nowych technologii i ciekawych realizacji jest dobrym sposobem na rozwijanie wydarzeń. Nie oznacza jednak, że każda konferencja musi wykorzystywać najnowsze rozwiązania technologiczne albo oferować uczestnikom kilkanaście dodatkowych atrakcji.
Najważniejsze jest dopasowanie formatu do celu.
Kameralne spotkanie dla kilkunastu kluczowych klientów może przynieść firmie większą wartość niż duża konferencja dla kilkuset przypadkowych uczestników. Podobnie proste szkolenie w dobrze przygotowanej sali może zostać ocenione lepiej niż efektowny event, podczas którego zabraknie czasu na rozmowę i wymianę doświadczeń.
Dobry organizator powinien więc obserwować rynek, zbierać pomysły i poznawać nowe możliwości, ale jednocześnie umieć świadomie z nich rezygnować.
Wiedza ułatwia organizację lepszych wydarzeń
Organizacja konferencji czy eventu firmowego składa się z dziesiątek większych i mniejszych decyzji. Lokalizacja, sala, wyposażenie, agenda, catering, noclegi, transport, networking, atrakcje i komunikacja z uczestnikami tworzą jeden system. Problem z jednym z tych elementów może wpłynąć na odbiór całego wydarzenia.
Dlatego warto korzystać z doświadczeń innych organizatorów i regularnie poznawać nowe rozwiązania pojawiające się na rynku. Poradniki, analizy, wiadomości branżowe oraz przykłady ciekawych miejsc mogą nie tylko podsunąć pomysł na kolejne wydarzenie, ale również pomóc uniknąć kosztownych błędów.
Jeżeli planujesz konferencję, szkolenie, kongres, spotkanie biznesowe lub integrację firmową, warto zaglądać do bloga e-konferencje.pl. To miejsce, w którym można znaleźć praktyczne informacje dotyczące organizacji wydarzeń, inspiracje, aktualności z branży oraz materiały pomagające lepiej zaplanować kolejne spotkanie firmowe.
