Organizacja szkolenia firmowego prędzej czy później prowadzi do pytania o miejsce. Jeżeli firma dysponuje własną salą konferencyjną, naturalnym rozwiązaniem wydaje się przeprowadzenie spotkania w biurze. Nie trzeba wynajmować dodatkowej przestrzeni, uczestnicy znają budynek, a organizator ma pod ręką potrzebne materiały i zaplecze. Z ekonomicznego oraz logistycznego punktu widzenia może być to bardzo dobre rozwiązanie. Problem pojawia się wtedy, gdy szkolenie ma trwać cały dzień, uczestniczy w nim większa grupa albo jednym z jego celów jest oderwanie pracowników od codziennych obowiązków. W takich sytuacjach własne biuro nie zawsze zapewnia najlepsze warunki do nauki.
Alternatywą jest wynajęcie zewnętrznej sali szkoleniowej w hotelu, centrum konferencyjnym lub innym obiekcie posiadającym profesjonalne zaplecze biznesowe. Firma ponosi wówczas dodatkowy koszt, ale w zamian może otrzymać odpowiednio przygotowaną przestrzeń, wyposażenie multimedialne, catering, obsługę techniczną, parking, a w przypadku szkoleń wyjazdowych również noclegi. Nie oznacza to jednak, że każde szkolenie należy automatycznie przenosić poza siedzibę firmy. Wszystko zależy od liczby uczestników, programu, czasu trwania spotkania i efektu, jaki organizator chce osiągnąć.
Szkolenie w biurze – najprostsze rozwiązanie nie zawsze jest złe
Własna sala konferencyjna ma jedną bardzo dużą przewagę: jest dostępna bez konieczności płacenia za wynajem. Jeżeli firma posiada odpowiednio duże pomieszczenie, projektor lub ekran, wygodne stoły i krzesła oraz dobre zaplecze techniczne, organizowanie krótkich szkoleń wewnętrznych poza biurem może rzeczywiście nie mieć większego uzasadnienia. Dotyczy to szczególnie spotkań dla kilku lub kilkunastu osób, które trwają dwie lub trzy godziny i dotyczą bieżących procesów w firmie.
Biuro dobrze sprawdzi się również podczas krótkich prezentacji produktowych, wdrożeń nowych procedur, spotkań działowych czy szkoleń prowadzonych przez pracowników firmy. Nie trzeba organizować transportu, wysyłać szczegółowych informacji o dojeździe ani rezerwować zewnętrznych usług. Uczestnicy po zakończeniu spotkania mogą od razu wrócić do swoich obowiązków. Przy częstych, krótkich szkoleniach taka wygoda może być znacznie ważniejsza niż zmiana otoczenia.
Warunkiem jest jednak posiadanie przestrzeni rzeczywiście przystosowanej do szkolenia. Zwykła sala spotkań z dużym stołem może świetnie sprawdzić się podczas zebrania dla ośmiu osób, ale niekoniecznie podczas całodniowych warsztatów dla dwudziestu pracowników. Warto więc oceniać własną przestrzeń według tych samych kryteriów, które stosowalibyśmy podczas wyboru zewnętrznego obiektu.
Największy problem szkolenia w biurze? Praca znajduje się tuż za drzwiami
Wyobraźmy sobie całodniowe szkolenie, które rozpoczyna się o godzinie 9.00. Po kilkudziesięciu minutach jednemu z uczestników dzwoni telefon. Wychodzi na chwilę z sali. Inna osoba podczas ćwiczenia sprawdza służbową pocztę, ponieważ właśnie otrzymała ważną wiadomość. Ktoś z innego działu otwiera drzwi i prosi jednego z uczestników o pomoc w pilnej sprawie. Przed przerwą kolejna osoba wraca na moment do swojego stanowiska i pojawia się ponownie pół godziny później.
Każda z tych sytuacji osobno wydaje się drobiazgiem. Jeżeli jednak powtarzają się przez cały dzień, szkolenie zaczyna konkurować z normalną pracą. Fizycznie uczestnicy znajdują się na zajęciach, ale mentalnie część z nich nadal pozostaje przy swoich codziennych zadaniach. Szczególnie trudno uniknąć tego w firmach, w których szkolenie odbywa się kilka metrów od stanowisk pracy. Świadomość, że za ścianą czekają wiadomości, dokumenty, współpracownicy i bieżące problemy, może utrudniać pełne skupienie na programie.
Zmiana miejsca pomaga postawić wyraźną granicę
Przeniesienie szkolenia do zewnętrznej sali tworzy naturalną granicę między codzienną pracą a czasem przeznaczonym na rozwój. Pracownik nie może podczas przerwy wrócić do swojego biurka, ponieważ znajduje się w hotelu lub centrum konferencyjnym kilka kilometrów dalej. Nadal może oczywiście sprawdzić telefon czy pocztę, ale znika wiele codziennych bodźców, które w siedzibie firmy są praktycznie niemożliwe do wyeliminowania.
Ma to szczególne znaczenie podczas szkoleń wymagających aktywnego udziału, dyskusji i pracy warsztatowej. Jeśli uczestnicy mają analizować problemy, wymieniać doświadczenia, ćwiczyć nowe umiejętności albo wspólnie tworzyć rozwiązania, możliwość skupienia się wyłącznie na tym zadaniu staje się bardzo ważna. Nowe otoczenie może również zmienić dynamikę grupy. Osoby, które w biurze spotykają się przede wszystkim w kontekście konkretnych obowiązków i hierarchii organizacyjnej, w neutralnej przestrzeni często łatwiej wchodzą w bardziej swobodną dyskusję.
Kiedy biurowa sala zaczyna być po prostu za mała?
Drugim oczywistym powodem wynajęcia zewnętrznej sali jest brak odpowiedniej przestrzeni. Firma może posiadać kilka sal spotkań, ale żadna z nich nie musi być przystosowana do szkolenia dla 30, 50 czy 100 osób. Próba wykorzystania zbyt małego pomieszczenia oznacza ciasno ustawione stoły, brak wygodnych przejść i ograniczone możliwości prowadzenia ćwiczeń.
Warto pamiętać, że pojemność sali zależy również od ustawienia. Pomieszczenie, które podczas prezentacji zmieści kilkadziesiąt osób w układzie teatralnym, może okazać się znacznie za małe, gdy uczestnicy potrzebują stołów. Podczas warsztatów wymagających pracy w wyspach potrzeba jeszcze więcej przestrzeni. Jeżeli własna sala pozwala jedynie „zmieścić” uczestników, ale nie zapewnia im warunków do wygodnej pracy, wynajęcie większego pomieszczenia może być rozsądniejszym rozwiązaniem.
Zewnętrzna sala daje większą swobodę wyboru ustawienia
Profesjonalne sale szkoleniowe i konferencyjne są zazwyczaj projektowane w taki sposób, aby można było zmieniać ich konfigurację. Organizator może zdecydować się na klasyczny układ szkolny, teatr, podkowę, wyspy lub inne ustawienie odpowiadające programowi. W wielu obiektach dostępne są również sale modułowe, które można dzielić lub łączyć w zależności od liczby uczestników.
W typowej firmowej sali konferencyjnej możliwości są często znacznie mniejsze. Duży stół stojący na środku pomieszczenia świetnie sprawdza się podczas zebrań, ale praktycznie uniemożliwia przeprowadzenie szkolenia w kilku zespołach. Jeżeli program zakłada częste zmiany aktywności, przenoszenie uczestników między grupami czy pracę z kilkoma flipchartami, elastyczna przestrzeń może znacząco ułatwić prowadzenie zajęć.
Profesjonalne wyposażenie może być ważniejsze niż sam metraż
Zewnętrzna sala może mieć przewagę również pod względem wyposażenia. Projektor lub duży ekran, nagłośnienie, mikrofony, flipcharty, możliwość zaciemnienia, stabilne Wi-Fi, odpowiednia liczba gniazdek i klimatyzacja są szczególnie ważne podczas całodniowych wydarzeń. W biurowej sali spotkań część tych elementów może być dostępna, ale niekoniecznie w skali potrzebnej większej grupie.
Dobrym przykładem jest internet. Firmowe Wi-Fi może działać znakomicie podczas zwykłego dnia pracy, ale polityka bezpieczeństwa przedsiębiorstwa może utrudniać podłączenie kilkudziesięciu urządzeń należących do uczestników lub zewnętrznego trenera. Podobnie wygląda kwestia nagłośnienia. Podczas spotkania dla 10 osób mikrofon jest zbędny, natomiast przy szkoleniu dla 80 uczestników brak odpowiedniego systemu audio może szybko stać się problemem.
Zewnętrzna sala pozwala przenieść część obowiązków na obiekt
Organizacja szkolenia we własnym biurze nie oznacza, że wydarzenie jest bezkosztowe. Ktoś musi przygotować pomieszczenie, ustawić krzesła, zamówić catering, odebrać dostawę, przygotować kawę, zadbać o wodę, posprzątać po przerwie, sprawdzić sprzęt i reagować na problemy techniczne. Przy niewielkim spotkaniu nie jest to dużym obciążeniem, ale wraz ze wzrostem liczby uczestników lista zadań szybko się wydłuża.
W hotelu lub centrum konferencyjnym znaczną część tej logistyki przejmuje obsługa obiektu. Sala może zostać przygotowana przed przyjazdem uczestników, przerwa kawowa pojawi się o ustalonej godzinie, lunch zostanie podany w restauracji, a w przypadku problemów ze sprzętem można skorzystać z pomocy technicznej. Organizator nadal odpowiada za całe wydarzenie, ale nie musi osobiście zajmować się każdym elementem jego zaplecza.
Catering w biurze i w obiekcie to dwa różne modele organizacji
Przy krótkim szkoleniu zamówienie kawy, przekąsek czy kanapek do biura nie stanowi większego problemu. Sytuacja zmienia się podczas całodniowego wydarzenia dla kilkudziesięciu osób. Pojawia się potrzeba przygotowania kilku przerw kawowych, lunchu, uwzględnienia diet, zebrania naczyń i znalezienia przestrzeni, w której uczestnicy mogą spokojnie zjeść.
Obiekt konferencyjny posiadający własne zaplecze gastronomiczne może znacząco uprościć ten proces. Organizator ustala menu, liczbę osób i godziny serwowania, a obsługa zajmuje się realizacją. Dodatkową zaletą jest możliwość opuszczenia sali podczas przerwy. Uczestnicy przechodzą do foyer, restauracji lub innej części obiektu, dzięki czemu rzeczywiście zmieniają otoczenie i odpoczywają przed kolejnym blokiem.
Gdy uczestnicy przyjeżdżają z różnych miast, hotel może wygrać logistyką
Jeżeli szkolenie przeznaczone jest wyłącznie dla pracowników jednego biura, lokalizacja w siedzibie firmy może być najbardziej naturalna. Inaczej wygląda sytuacja w organizacji posiadającej oddziały w kilku miastach. Wtedy pytanie nie brzmi już tylko „biuro czy zewnętrzna sala?”, ale również „gdzie będzie najłatwiej dotrzeć wszystkim uczestnikom?”.
Hotel konferencyjny położony w pobliżu dworca, lotniska lub ważnych tras drogowych może być bardziej praktyczny niż siedziba firmy znajdująca się na obrzeżach miasta. Jeżeli szkolenie trwa dwa dni, możliwość zapewnienia noclegu w tym samym budynku jest kolejnym argumentem. Uczestnicy nie muszą przemieszczać się pomiędzy hotelem a salą, a organizator może w jednym miejscu zapewnić szkolenie, posiłki, nocleg i ewentualną wieczorną integrację.
Szkolenie poza firmą może być początkiem większego wydarzenia
Zewnętrzna przestrzeń daje możliwość rozszerzenia programu o elementy, które trudno zorganizować w biurze. Po zakończeniu części szkoleniowej uczestnicy mogą wspólnie zjeść kolację, skorzystać ze strefy rekreacyjnej, wziąć udział w warsztatach albo przejść do części integracyjnej. Jest to szczególnie interesujące w przypadku dwudniowych szkoleń dla zespołów, które na co dzień pracują zdalnie lub w różnych lokalizacjach.
Nie oznacza to, że każde szkolenie trzeba zamieniać w wyjazd integracyjny. Jeżeli celem jest przekazanie konkretnej wiedzy podczas trzygodzinnego spotkania, dodatkowy program może nie mieć żadnego uzasadnienia. Jeżeli jednak firma i tak sprowadza pracowników z różnych części kraju i rezerwuje noclegi, wykorzystanie wspólnie spędzanego czasu może być znacznie bardziej efektywne.
A co z kosztami?
To najważniejszy argument przemawiający za szkoleniem w biurze. Jeżeli firma ma własną dobrze wyposażoną salę, nie ponosi kosztu jej wynajęcia. Zewnętrzna przestrzeń oznacza natomiast dodatkową pozycję w budżecie, do której mogą dojść catering, parking, noclegi czy transport. Przy regularnych szkoleniach różnica może być znacząca.
Nie należy jednak porównywać wyłącznie ceny wynajmu z zerową pozycją po stronie biura. Organizacja we własnej siedzibie również wykorzystuje zasoby firmy. Sala przez cały dzień jest niedostępna dla innych pracowników, ktoś zajmuje się logistyką, trzeba zorganizować catering i przygotować sprzęt. Znacznie trudniej wycenić utratę koncentracji uczestników wynikającą z ciągłego wracania do codziennych obowiązków, ale przy ważnym szkoleniu również warto wziąć ją pod uwagę.
Najlepiej więc odpowiedzieć na pytanie nie „które rozwiązanie jest tańsze?”, lecz „które zapewnia najlepsze warunki do osiągnięcia celu szkolenia przy dostępnym budżecie?”.
Kiedy warto zostać w biurze?
Szkolenie w siedzibie firmy będzie dobrym wyborem przede wszystkim wtedy, gdy grupa jest niewielka, spotkanie trwa krótko, firma posiada odpowiednią salę i wyposażenie, a program nie wymaga specjalnego ustawienia ani dodatkowej przestrzeni. Jest to także naturalne rozwiązanie przy regularnych szkoleniach wewnętrznych, krótkich wdrożeniach, prezentacjach i spotkaniach dotyczących bieżącej pracy.
Jeżeli można na kilka godzin rzeczywiście wyłączyć uczestników z codziennych obowiązków i zapewnić im komfortowe warunki, przenoszenie każdego spotkania do hotelu tylko po to, aby odbyło się poza firmą, nie ma większego sensu. Własna sala może być wtedy najprostszym i najbardziej ekonomicznym rozwiązaniem.
Kiedy zewnętrzna sala zaczyna mieć przewagę?
Wynajem zewnętrznej sali warto poważnie rozważyć przy szkoleniach całodniowych, większej liczbie uczestników, pracy warsztatowej, spotkaniach wymagających intensywnej koncentracji oraz wydarzeniach dla osób przyjeżdżających z kilku lokalizacji. Zewnętrzny obiekt może być również zdecydowanie lepszym wyborem, jeśli firma nie posiada odpowiedniego wyposażenia, przestrzeni na catering, wystarczającej liczby miejsc parkingowych albo możliwości ustawienia sali zgodnie z wymaganiami trenera.
Jeszcze wyraźniejsza przewaga pojawia się przy szkoleniach dwudniowych. Hotel z zapleczem konferencyjnym pozwala połączyć salę, pokoje, gastronomię i dodatkowy program w jednym miejscu, znacząco upraszczając logistykę całego wydarzenia.
Biuro czy zewnętrzna sala? Zacznij od celu szkolenia
Nie ma jednej odpowiedzi właściwej dla każdej firmy. Krótkie szkolenie dla dziesięciu osób może doskonale odbyć się w firmowej sali konferencyjnej. Wynajmowanie hotelu byłoby w takim przypadku niepotrzebnym kosztem. Z kolei próba przeprowadzenia całodniowego warsztatu dla 50 pracowników w przestrzeni przeznaczonej przede wszystkim do zebrań może szybko pokazać ograniczenia pozornie oszczędnego rozwiązania.
Dlatego decyzję najlepiej podejmować dopiero po określeniu liczby uczestników, programu, potrzebnego ustawienia, wymagań technicznych oraz czasu trwania wydarzenia. Jeżeli własne biuro spełnia wszystkie te wymagania i pozwala uczestnikom rzeczywiście oderwać się od codziennej pracy, może być najlepszym miejscem. Jeżeli trzeba iść na kompromisy w kwestii przestrzeni, wyposażenia, koncentracji czy logistyki, warto zacząć porównywać dostępne sale szkoleniowe poza firmą.
Ostatecznie miejsce nie jest celem samym w sobie. Jest narzędziem, które powinno pomóc przeprowadzić skuteczne szkolenie. Czasem najlepszym narzędziem będzie dobrze wyposażona sala znajdująca się piętro niżej w tym samym biurze. Innym razem warto zabrać uczestników kilkadziesiąt kilometrów dalej, aby przez dzień lub dwa mogli naprawdę skoncentrować się na nauce, rozmowie i pracy z zespołem. Najważniejsze, aby decyzja wynikała z potrzeb wydarzenia, a nie wyłącznie z przyzwyczajenia do organizowania wszystkich spotkań w tym samym miejscu.
