Wybierając salę na konferencję lub szkolenie, łatwo skupić się na jej powierzchni i deklarowanej liczbie miejsc. Tymczasem informacja „sala dla 100 osób” mówi znacznie mniej, niż mogłoby się wydawać. Ta sama przestrzeń może pomieścić dużą publiczność podczas wykładu, ale już znacznie mniejszą grupę, jeśli uczestnicy mają siedzieć przy stołach, korzystać z laptopów albo pracować warsztatowo.
Dlatego przed rezerwacją sali warto odpowiedzieć sobie na jedno podstawowe pytanie: co uczestnicy będą w niej robić?
To właśnie charakter wydarzenia powinien decydować o ustawieniu krzeseł i stołów.
Nie pytaj tylko: „ile osób zmieści sala?”
Wyobraźmy sobie konferencję dla 80 uczestników. Organizator znajduje salę, która według oferty mieści dokładnie 80 osób. Problem rozwiązany?
Niekoniecznie.
Jeżeli liczba ta dotyczy ustawienia teatralnego, może się okazać, że po wstawieniu stołów szkoleniowych pozostanie miejsce dla 50–60 uczestników. Jeśli natomiast potrzebna będzie szeroka podkowa umożliwiająca dyskusję z prowadzącym, pojemność może zmniejszyć się jeszcze bardziej.
Dlatego przy porównywaniu ofert warto pytać nie o maksymalną pojemność sali, lecz o jej pojemność w konkretnym układzie potrzebnym podczas wydarzenia.
Układ teatralny – kiedy uwaga ma być skierowana na scenę
To jedno z najbardziej oszczędnych pod względem powierzchni ustawień. Krzesła stoją w rzędach, a uczestnicy siedzą przodem do sceny, ekranu lub prowadzącego. Nie ma przed nimi stołów.
Układ teatralny dobrze sprawdza się podczas konferencji, wykładów, premier produktów, paneli dyskusyjnych, prezentacji firmowych czy wystąpień dla większej publiczności.
Jego największą zaletą jest możliwość wykorzystania praktycznie całej dostępnej powierzchni dla uczestników. Dzięki temu w tej samej sali można zazwyczaj ustawić więcej miejsc niż w konfiguracji szkolnej czy warsztatowej.
Ma jednak swoje ograniczenia.
Jeżeli spotkanie trwa kilka godzin, uczestnicy mogą potrzebować miejsca na laptop, materiały konferencyjne, notes czy napój. Przy klasycznym układzie teatralnym pozostają im jedynie kolana albo niewielkie stoliki przy krzesłach, jeśli obiekt takimi dysponuje.
Układ teatralny wybierz przede wszystkim wtedy, gdy uczestnicy mają słuchać, oglądać i obserwować, a nie intensywnie pracować przy stole.
Układ szkolny – nie tylko do klasycznego szkolenia
Stoły ustawione są w rzędach, a uczestnicy siedzą przodem do osoby prowadzącej. Każdy ma przed sobą blat roboczy.
To rozwiązanie szczególnie dobrze sprawdza się podczas szkoleń, kursów, warsztatów wymagających pracy indywidualnej, spotkań z materiałami drukowanymi oraz wydarzeń, podczas których uczestnicy korzystają z laptopów.
Układ szkolny jest wygodniejszy podczas wielogodzinnych spotkań, ale potrzebuje znacznie więcej miejsca niż teatralny.
Warto zwrócić uwagę także na kwestie, które łatwo przeoczyć podczas oglądania pustej sali. Jeśli kilkadziesiąt osób ma jednocześnie korzystać z komputerów, potrzebny będzie dostęp do zasilania. Przedłużacze nie powinny przecinać przejść, a uczestnicy siedzący z tyłu nadal muszą dobrze widzieć prezentację.
Dlatego podczas szkolenia liczy się nie tylko liczba ustawionych stołów, ale również ergonomia całej przestrzeni.
Podkowa – kiedy szkolenie ma zamienić się w rozmowę
W ustawieniu typu U stoły tworzą charakterystyczną podkowę, a jej otwarta część skierowana jest w stronę prowadzącego, ekranu lub tablicy.
Taki układ zmienia dynamikę spotkania.
Uczestnicy nie patrzą wyłącznie na prezentera. Widzą również osoby siedzące po drugiej stronie stołu, dlatego łatwiej zadawać pytania, komentować, wymieniać poglądy i prowadzić dyskusję.
Podkowa dobrze sprawdza się podczas szkoleń dla mniejszych grup, warsztatów, burzy mózgów, spotkań strategicznych, negocjacji oraz zajęć, podczas których prowadzący często podchodzi do uczestników.
Trzeba jednak pamiętać, że jest to ustawienie dość „kosztowne” powierzchniowo. Środek sali pozostaje pusty, a stoły zajmują jej znaczną część.
Próba stworzenia ogromnej podkowy dla kilkudziesięciu osób często mija się z celem. Uczestnicy siedzący na jej końcach znajdują się daleko od siebie, a bezpośrednia rozmowa – największa zaleta tego układu – staje się coraz trudniejsza.
Boardroom – kiedy każdy uczestnik spotkania jest ważny
Duży stół, wokół którego siedzą wszyscy uczestnicy, kojarzy się przede wszystkim ze spotkaniem zarządu. I rzeczywiście właśnie podczas mniejszych spotkań decyzyjnych układ boardroom pokazuje swoje największe zalety.
Sprawdza się podczas negocjacji, spotkań projektowych, rozmów z klientami, narad, posiedzeń zespołów czy dyskusji eksperckich.
Każdy uczestnik ma własne miejsce przy stole, a kontakt wzrokowy pomiędzy osobami jest znacznie łatwiejszy niż przy ustawieniu szkolnym.
Nie jest jednak rozwiązaniem dla dużej konferencji. Im dłuższy stół, tym większa odległość pomiędzy osobami siedzącymi na jego przeciwległych końcach.
Boardroom najlepiej traktować jako ustawienie do rozmowy, a nie do przemawiania do publiczności.
Cabaret – kompromis między konferencją a warsztatem
Nie każde wydarzenie da się przypisać do jednego schematu. Część konferencji łączy wykłady, pracę w zespołach, networking i prezentacje.
W takich sytuacjach warto rozważyć ustawienie cabaret.
Uczestnicy siedzą przy okrągłych stołach, ale krzesła nie otaczają całego stołu. Strona skierowana w stronę sceny pozostaje wolna, dzięki czemu nikt nie musi odwracać się plecami do prowadzącego.
W czasie prezentacji uczestnicy mogą obserwować scenę, a chwilę później rozpocząć pracę w kilkuosobowych grupach bez przestawiania całej sali.
To dobre rozwiązanie na konferencje z elementami warsztatowymi, spotkania integracyjne, szkolenia zespołowe czy wydarzenia biznesowe, podczas których ważna jest zarówno prezentacja, jak i networking.
Układ bankietowy – gdy konferencja przechodzi w kolację
Okrągłe stoły z krzesłami ustawionymi dookoła najczęściej pojawiają się podczas bankietów, gal, uroczystych kolacji, imprez firmowych oraz wydarzeń wieczornych.
Sprzyjają rozmowie przy stole i integracji uczestników.
Jeżeli jednak podczas wydarzenia przewidziana jest prezentacja albo występ na scenie, trzeba dobrze przemyśleć ustawienie stołów. Część gości może bowiem siedzieć bokiem lub plecami do sceny.
Czasami lepszym rozwiązaniem okazuje się wtedy wspomniany układ cabaret.
A może bez krzeseł? Układ koktajlowy na networking
Nie każde wydarzenie wymaga klasycznej sali pełnej krzeseł.
Podczas recepcji, krótkich spotkań networkingowych, premier czy wieczornych części konferencji dobrze sprawdzają się wysokie stoliki koktajlowe i duża ilość wolnej przestrzeni.
Uczestnicy mogą swobodnie przemieszczać się między grupami, poznawać nowych ludzi i zmieniać rozmówców.
Układ koktajlowy nie nadaje się jednak do długich prezentacji. Kilkunastominutowe powitanie czy krótkie wystąpienie będzie odpowiednie, ale godzinny wykład dla stojącej publiczności raczej nie zapewni komfortu.
Ta sama sala może być raz duża, a raz za mała
To jedna z najważniejszych rzeczy, o których powinien pamiętać organizator.
Powierzchnia sali się nie zmienia, ale sposób jej wykorzystania już tak.
W ustawieniu teatralnym większość przestrzeni zajmują krzesła. W szkolnym trzeba dodatkowo znaleźć miejsce na stoły i przejścia między rzędami. Podkowa wymaga pozostawienia wolnego środka, natomiast ustawienie bankietowe potrzebuje miejsca nie tylko na stoły, ale również na obsługę poruszającą się pomiędzy nimi.
Dlatego określenie:
„sala konferencyjna dla 100 osób”
nie powinno kończyć rozmowy z obiektem.
Znacznie lepiej zapytać:
„Ile osób możemy komfortowo pomieścić w tej sali w układzie szkolnym?”
To drobna różnica w pytaniu, która może uchronić organizatora przed poważnym problemem w dniu wydarzenia.
Metraż sali to dopiero początek
Dwie sale o powierzchni 150 m² mogą mieć zupełnie inne możliwości.
Jedna będzie niemal kwadratowa, bez kolumn i z wysokim sufitem. Druga może być długa, wąska, posiadać filary konstrukcyjne albo nietypowe wnęki. Na papierze mają identyczny metraż, ale w praktyce pierwsza może być dużo łatwiejsza do aranżacji.
Przy wyborze sali warto więc sprawdzić:
- kształt pomieszczenia,
- położenie wejść i wyjść,
- szerokość przejść,
- obecność kolumn,
- miejsce na scenę,
- położenie ekranu,
- widoczność prezentacji z ostatnich rzędów,
- miejsce na stanowisko realizacji technicznej,
- dostęp do gniazdek,
- przestrzeń dla cateringu,
- możliwość wygodnego poruszania się wszystkich uczestników.
Nie należy również zakładać, że maksymalna liczba krzeseł, które fizycznie da się wstawić do pomieszczenia, jest jednocześnie liczbą miejsc komfortowych.
Ekran również powinien wpływać na ustawienie
Częstym błędem jest najpierw ustawienie maksymalnej liczby uczestników, a dopiero później zastanawianie się nad miejscem dla ekranu i projektora.
Tymczasem ostatni rząd może znajdować się zbyt daleko, pierwsze miejsca zbyt blisko ekranu, a osoby siedzące z boku mogą oglądać prezentację pod niewygodnym kątem.
Warto więc spojrzeć na salę również z perspektywy uczestnika.
Usiąść w pierwszym rzędzie. Potem w ostatnim. Następnie przy bocznym stole.
Jeżeli z któregoś miejsca prezentacja jest niewidoczna lub wymaga ciągłego odwracania głowy, to miejsce nie powinno być traktowane jako pełnowartościowe tylko dlatego, że zmieściło się tam krzesło.
Nie zawsze warto wykorzystać maksymalną pojemność
Organizatorzy często próbują uzyskać jak największą liczbę miejsc z dostępnej powierzchni. Tymczasem kilka dodatkowych krzeseł może kosztować znacznie więcej, niż się wydaje.
Wąskie przejścia utrudniają wychodzenie podczas przerw. Uczestnicy przesuwają krzesła. Obsługa techniczna ma mniej miejsca. Robi się tłoczno przy wejściu, a atmosfera sali zamiast profesjonalnej zaczyna przypominać zatłoczoną poczekalnię.
Czasami lepiej przygotować komfortowe 90 miejsc niż próbować za wszelką cenę zmieścić 100.
Jak dobrać ustawienie sali? Prosty schemat
Przed podjęciem decyzji zastanów się, jaka aktywność będzie dominowała podczas wydarzenia.
Jeśli uczestnicy mają przede wszystkim słuchać prezentacji – wybierz ustawienie teatralne.
Jeśli mają notować, korzystać z laptopów i materiałów szkoleniowych – lepszy będzie układ szkolny.
Jeżeli spotkanie ma opierać się na dyskusji z prowadzącym – sprawdzi się podkowa.
Gdy wszyscy mają być równorzędnymi uczestnikami rozmowy – warto rozważyć boardroom.
Jeżeli program łączy prezentacje i pracę w kilkuosobowych grupach – ciekawym rozwiązaniem jest cabaret.
Podczas gali, kolacji lub imprezy firmowej naturalnym wyborem będzie układ bankietowy.
A gdy najważniejsze jest poznawanie ludzi i networking – przestrzeń koktajlowa może okazać się lepsza od klasycznej sali pełnej krzeseł.
Najpierw scenariusz wydarzenia, później ustawienie krzeseł
Nie istnieje jedno najlepsze ustawienie sali konferencyjnej.
Teatralne pozwala wykorzystać przestrzeń efektywnie, ale ogranicza możliwość pracy. Szkolne zapewnia wygodny blat, lecz zmniejsza liczbę miejsc. Podkowa świetnie sprzyja dyskusji, ale przy dużej grupie szybko traci swoje zalety.
Dlatego zamiast zaczynać od pytania:
„Jak ustawić salę?”
warto zacząć od:
„Co podczas tego wydarzenia mają robić uczestnicy?”
Gdy odpowiedź jest jasna, wybór odpowiedniego układu staje się znacznie prostszy. A dobrze dobrane ustawienie może mieć większy wpływ na komfort, zaangażowanie i przebieg wydarzenia niż kilka dodatkowych metrów kwadratowych powierzchni.
