Tak, coraz więcej polskich miast ma realną szansę zdobywać konferencje, kongresy, szkolenia i wydarzenia firmowe, które jeszcze kilka lat temu były automatycznie kojarzone przede wszystkim z Warszawą lub Krakowem. Nie oznacza to jednak, że największe destynacje konferencyjne zaczną tracić znaczenie. Bardziej prawdopodobny jest stopniowy rozwój rynku, na którym organizatorzy będą częściej analizować kilka alternatywnych lokalizacji i wybierać miasto najlepiej odpowiadające charakterowi konkretnego wydarzenia. Poznań, Szczecin, Lublin czy Łódź pokazują, że odpowiednia infrastruktura, aktywne działania miasta, środowisko akademickie oraz ciekawa oferta dla uczestników mogą być równie istotne jak sama wielkość destynacji.
Dane i wydarzenia z 2026 roku już pokazują, że polski rynek MICE nie ogranicza się do dwóch największych ośrodków. Według monitoringu Poland Convention Bureau we wrześniu międzynarodowe kongresy, konferencje i spotkania stowarzyszeniowe odbywały się m.in. w Warszawie, Krakowie, Poznaniu i Szczecinie, przy czym po Krakowie drugą największą koncentrację monitorowanych wydarzeń odnotowano właśnie w Poznaniu. W sierpniowym zestawieniu pojawiały się dodatkowo Gdańsk, Białystok oraz Będlewo w Wielkopolsce. Nie jest to jeszcze dowód na pełną decentralizację rynku, ale wyraźnie pokazuje, że międzynarodowy organizator nie musi dziś ograniczać poszukiwań do Warszawy i Krakowa.
Polski rynek konferencyjny staje się coraz bardziej różnorodny
Przez lata wybór największego miasta miał dla organizatora wiele oczywistych zalet. Warszawa dysponuje największą bazą biznesową, bardzo szeroką ofertą hotelową i dobrym połączeniem lotniczym z wieloma europejskimi miastami. Kraków łączy rozwiniętą infrastrukturę kongresową z ogromną rozpoznawalnością turystyczną i mocnym środowiskiem akademickim. Te przewagi nie znikają. Zmienia się natomiast sposób, w jaki organizatorzy oceniają pozostałe lokalizacje.
Coraz częściej nie wystarczy już odpowiedzieć na pytanie, czy w mieście znajduje się sala na 300, 500 albo 1000 uczestników. Liczy się cały projekt wydarzenia: dostępność komunikacyjna, możliwość zakwaterowania uczestników, restauracje, przestrzenie networkingowe, zaplecze techniczne, atrakcje po zakończeniu części konferencyjnej oraz to, czy dane miejsce może zaoferować wydarzeniu własny charakter. W takim modelu przewaga największego miasta nie zawsze jest automatyczna. Wydarzenie dla kilkuset uczestników może równie dobrze trafić do Poznania, Lublina, Szczecina czy Łodzi, jeżeli właśnie tam organizator znajdzie odpowiednią kombinację infrastruktury, kosztów i doświadczenia uczestnika.
Poznań pokazuje, że duży kongres nie musi odbywać się w Warszawie
Poznań jest szczególnym przypadkiem, ponieważ trudno zaliczać go do małych destynacji konferencyjnych. To od lat jeden z najważniejszych ośrodków targowych w Polsce, dysponujący rozwiniętą infrastrukturą, dużą bazą hotelową oraz bardzo dobrymi połączeniami kolejowymi. W kontekście rynku MICE można go jednak traktować jako przykład miasta stanowiącego realną alternatywę dla Warszawy i Krakowa.
Wrzesień 2026 roku bardzo dobrze pokazał potencjał Poznania. Miasto znalazło się wśród najważniejszych ośrodków międzynarodowych spotkań monitorowanych przez Poland Convention Bureau. Jednym z największych wydarzeń był XXI World Congress of the International Union of Prehistoric and Protohistoric Sciences. Światowy kongres UISPP odbywał się w Polsce po raz pierwszy, a Uniwersytet im. Adama Mickiewicza spodziewał się około 800 uczestników z całego świata. W tym samym miesiącu poznańskie uczelnie gościły również międzynarodowe konferencje dotyczące m.in. wielojęzyczności, jakości, zarządzania, rozwoju regionalnego, biznesu międzynarodowego i historii prawa.
Przykład Poznania pokazuje również znaczenie uczelni. Organizator kongresu naukowego nie szuka wyłącznie hali czy hotelu. Potrzebuje lokalnego środowiska eksperckiego, partnerów merytorycznych, zaplecza organizacyjnego i osób posiadających kontakty w międzynarodowych stowarzyszeniach. Właśnie dlatego silny uniwersytet lub politechnika mogą mieć dla miasta podobne znaczenie jak duże centrum kongresowe.
Szczecin pokazuje siłę specjalizacji
Jeszcze inaczej swoją pozycję może budować Szczecin. Miasto nie musi próbować kopiować Warszawy ani konkurować z Krakowem liczbą turystów. Znacznie bardziej interesująca jest strategia oparta na własnej tożsamości i specjalizacji.
W czerwcu 2026 roku w Szczecinie odbyło się GDS-Forum & Impact Day, międzynarodowe wydarzenie koncentrujące się na przyszłości branży spotkań, zrównoważonym rozwoju destynacji oraz mierzeniu społecznego i środowiskowego wpływu wydarzeń. Sam wybór Szczecina miał znaczenie dla programu. Miasto pokazywano jako przykład transformacji ośrodka kojarzonego wcześniej przede wszystkim z przemysłem stoczniowym i portem w kierunku zielonej, nowoczesnej destynacji.
To ważna wskazówka także dla innych miast. Nie każda destynacja potrzebuje największego centrum kongresowego w kraju. Czasami skuteczniejsza może być odpowiedź na pytanie: z czym chcemy być kojarzeni? Jedno miasto może budować ofertę wokół technologii, inne medycyny, przemysłu, ekologii, kultury lub konkretnego środowiska naukowego. Wtedy lokalizacja nie jest tylko adresem wydarzenia, ale staje się częścią jego historii.
Łódź może sprzedawać charakter miasta, a nie wyłącznie sale
W przypadku Łodzi przewagą może być to, czego nie da się łatwo skopiować w innym miejscu. Postindustrialne przestrzenie, dawne fabryki, pałace, wille, ulica Piotrkowska oraz rozwijająca się baza hotelowa pozwalają tworzyć eventy, w których samo miasto staje się częścią scenariusza.
Dobrze pokazuje to zorganizowana we wrześniu 2026 roku wizyta studyjna „Łódź Kreuje Spotkania na Piotrkowskiej”. Projekt kierowano do przedstawicieli branży MICE i osób odpowiedzialnych za wybór miejsc na wydarzenia. Program miał prezentować nie tylko tradycyjne obiekty konferencyjne, ale również przestrzenie postindustrialne, historyczne pałace i wille, lokalne inicjatywy artystyczne, gastronomię oraz miejsca związane z wielokulturowym dziedzictwem miasta.
To coraz ważniejszy element konkurencji między destynacjami. Organizator może znaleźć dobrze wyposażoną salę w bardzo wielu miejscach. Znacznie trudniej znaleźć otoczenie, które pozostawi po wydarzeniu określone wspomnienie. Łódź może więc konkurować nie liczbą metrów kwadratowych powierzchni konferencyjnej, lecz możliwością organizowania kolacji w nietypowych przestrzeniach, zwiedzania miasta, wydarzeń w dawnych obiektach przemysłowych czy programów integracyjnych wykorzystujących lokalny charakter.
Lublin i inne miasta mogą wykorzystać silne środowiska akademickie
Jedną z największych szans dla miast znajdujących się poza tradycyjną czołówką MICE są konferencje naukowe, medyczne, technologiczne oraz spotkania międzynarodowych stowarzyszeń. W tym segmencie wielkość miasta nie zawsze przesądza o wyborze gospodarza. Bardzo istotne są natomiast uczelnie, instytuty badawcze oraz lokalni eksperci.
Monitoring międzynarodowych wydarzeń prowadzony przez Poland Convention Bureau pokazuje, jak mocno polski rynek kongresowy jest powiązany właśnie z uczelniami. W przypadku wydarzeń organizowanych w Warszawie, Poznaniu czy Krakowie lokalne uniwersytety i politechniki nie pełnią tylko funkcji gospodarza. Zapewniają dostęp do ekspertów, laboratoriów, środowisk badawczych i potencjalnych ambasadorów kongresów.
Ten sam mechanizm może pracować na korzyść Lublina, Białegostoku, Torunia czy innych miast posiadających silne środowiska naukowe. Profesor związany z międzynarodowym stowarzyszeniem branżowym może mieć dla procesu pozyskania kongresu większe znaczenie niż kolejna kampania reklamująca centrum konferencyjne. Jeśli lokalne uczelnie, convention bureau, samorząd i obiekty zaczynają działać wspólnie, miasto może skutecznie ubiegać się o wydarzenia, które wcześniej prawdopodobnie trafiłyby do większej destynacji.
Uczestnicy chcą zobaczyć coś więcej niż salę konferencyjną
Zmienia się także podejście do programu konferencji. Coraz więcej wydarzeń wykorzystuje przestrzenie poza główną salą obrad. W analizowanych przez Poland Convention Bureau programach pojawiają się muzea, zamki, historyczne obiekty, ogrody, miejsca na kolacje, wycieczki techniczne i naukowe oraz dodatkowe aktywności organizowane przed konferencją lub po jej zakończeniu. Dzięki temu uczestnik poznaje nie tylko temat wydarzenia, ale również samo miasto i region.
To może działać na korzyść destynacji, które nie mają globalnej rozpoznawalności Krakowa. Uczestnik, który był już kilka razy w Warszawie, może pozytywnie odebrać możliwość poznania zupełnie nowego miasta. Organizator zyskuje natomiast dodatkowy element komunikacyjny – zamiast kolejnego wydarzenia w podobnym hotelowym otoczeniu może zaproponować uczestnikom miejsce, którego wcześniej nie mieli okazji odwiedzić.
Transport nadal może zdecydować o sukcesie miasta
Nie należy jednak zakładać, że każde średniej wielkości miasto automatycznie stanie się silną destynacją MICE. Jednym z najważniejszych ograniczeń pozostaje dostępność komunikacyjna. Przy wydarzeniu regionalnym lub krajowym bardzo ważne są połączenia kolejowe i drogowe. Przy wydarzeniu międzynarodowym znaczenie rośnie jeszcze bardziej, ponieważ uczestnik musi najpierw dotrzeć do Polski, a następnie do miasta gospodarza.
Jeżeli podróż wymaga kilku przesiadek albo dodatkowych godzin spędzonych w autobusie, atrakcyjna sala i niższa cena nie zawsze wystarczą. Dlatego największe szanse mają te miasta, które łączą własną ofertę konferencyjną z dobrą dostępnością kolejową, położeniem w pobliżu lotniska albo sprawnie zorganizowanymi transferami. Jest to jeden z powodów, dla których Warszawa i Kraków długo pozostaną szczególnie silne przy dużych wydarzeniach międzynarodowych.
Cena może pomagać, ale nie powinna być jedynym argumentem
Mniejsze miasta często są postrzegane jako tańsza alternatywa dla największych metropolii. Koszt noclegów, gastronomii, powierzchni konferencyjnej czy usług dodatkowych rzeczywiście może wpływać na decyzję organizatora, szczególnie gdy wydarzenie trwa kilka dni i obejmuje kilkuset uczestników. Nie powinien być jednak podstawą całej strategii destynacji.
Konkurowanie wyłącznie ceną łatwo prowadzi do sytuacji, w której pojawienie się tańszej lokalizacji powoduje odpływ kolejnych wydarzeń. Znacznie trwalszą przewagą jest połączenie rozsądnych kosztów z dobrym obiektem, sprawną komunikacją, lokalnym wsparciem organizacyjnym oraz programem, którego uczestnik nie otrzyma gdzie indziej.
Nie każde wydarzenie potrzebuje wielkiej metropolii
Właśnie tutaj znajduje się duża szansa dla miast regionalnych. Konferencja dla 150 czy 300 osób nie potrzebuje infrastruktury przygotowanej na kongres liczący kilka tysięcy uczestników. Szkolenie, spotkanie zarządu, kickoff, konferencja branżowa albo wydarzenie dla partnerów biznesowych może zostać sprawnie przeprowadzone w mieście posiadającym odpowiedni hotel, kilka dobrych sal i atrakcyjne otoczenie.
W mniejszej destynacji organizator może również łatwiej stworzyć wrażenie, że całe wydarzenie funkcjonuje jako spójna całość. Hotel, sala, restauracja i miejsce wieczornego spotkania mogą znajdować się blisko siebie. Uczestnicy mniej czasu spędzają w przejazdach, a więcej razem. Przy części eventów właśnie taki model może być bardziej wartościowy niż dostęp do dziesiątek obiektów rozsianych po ogromnej metropolii.
Miasto musi jednak aktywnie walczyć o wydarzenia
Posiadanie nowoczesnego centrum konferencyjnego nie oznacza jeszcze, że wydarzenia pojawią się same. Rynek MICE działa także poprzez relacje, wizyty studyjne, rekomendacje plannerów, działalność lokalnych convention bureaux, ambasadorów kongresów oraz współpracę między miastem, hotelami, obiektami i uczelniami.
Przykład Łodzi pokazuje znaczenie wizyt studyjnych, podczas których osoby podejmujące decyzje mogą zobaczyć miejsca osobiście. Szczecin wykorzystał natomiast międzynarodowe wydarzenie branżowe do pokazania własnego kierunku rozwoju. Poznań korzysta z bardzo mocnego zaplecza akademickiego i targowego. Są to różne modele prowadzące do podobnego celu – zwiększenia widoczności miasta w momencie, kiedy organizator zaczyna zastanawiać się nad kolejną lokalizacją.
Warszawa i Kraków pozostaną silne, ale rynek może być bardziej rozproszony
Nie ma podstaw, aby przewidywać szybki koniec dominacji Warszawy i Krakowa. Sierpniowy monitoring Poland Convention Bureau wskazywał właśnie te miasta jako miejsca największych międzynarodowych wydarzeń, a Kraków pozostawał także liderem pod względem koncentracji monitorowanych konferencji we wrześniu 2026 roku.
Zmiana polega raczej na tym, że organizator ma dziś znacznie większy wybór. Poznań może przyciągać międzynarodowe kongresy i wydarzenia biznesowe, Szczecin budować specjalizację wokół zrównoważonego rozwoju, Łódź wykorzystywać postindustrialne dziedzictwo, a miasta takie jak Lublin rozwijać pozycję dzięki uczelniom i lokalnym środowiskom eksperckim. Gdańsk, Wrocław, Katowice, Bydgoszcz czy Toruń również mają własne argumenty pozwalające im uczestniczyć w rywalizacji o wydarzenia.
Czy mniejsze miasta będą zdobywać więcej konferencji i eventów?
Najbardziej prawdopodobnym kierunkiem nie jest zastępowanie Warszawy i Krakowa przez inne miasta, lecz dalsze różnicowanie polskiego rynku MICE. Największe kongresy nadal często będą potrzebowały dużych centrów konferencyjnych, międzynarodowych lotnisk i bardzo szerokiej bazy noclegowej. Jednocześnie tysiące mniejszych konferencji, szkoleń, spotkań firmowych i wydarzeń branżowych nie wymagają takiej skali.
Dla organizatora oznacza to większy wybór. Dla miast – konieczność znalezienia własnego sposobu na wyróżnienie się. Samo posiadanie sal konferencyjnych będzie coraz rzadziej wystarczało. Liczyć się będzie cały produkt: dostępność, infrastruktura, hotele, gastronomia, otoczenie, lokalne kompetencje, doświadczenia uczestników i sprawność współpracy między poszczególnymi partnerami.
Jeżeli te elementy zostaną dobrze połączone, coraz więcej wydarzeń biznesowych może odbywać się poza najbardziej oczywistymi destynacjami. I właśnie dlatego przyszłość polskiego rynku konferencyjnego może należeć nie do jednego czy dwóch miast, lecz do coraz bardziej zróżnicowanej sieci regionalnych ośrodków MICE.
