Miejsce konferencji jako część programu – jak wykorzystać potencjał miasta i regionu?

Wybór miejsca konferencji często sprowadza się do kilku podstawowych kryteriów: liczby dostępnych miejsc, ceny wynajmu, standardu obiektu, parkingu i odległości od dworca lub lotniska. To oczywiście ważne elementy, ale takie podejście nie wykorzystuje wszystkich możliwości, jakie daje dobrze dobrana lokalizacja. Miasto lub region można potraktować nie tylko jako adres, pod który uczestnicy mają dotrzeć o określonej godzinie, lecz również jako część programu wydarzenia. Otoczenie może tworzyć warunki do networkingu, integracji, odpoczynku po intensywnych sesjach, organizacji kolacji czy dodatkowych aktywności, a w przypadku wydarzeń kilkudniowych wpływać na całe doświadczenie uczestnika.

Nie oznacza to, że każda konferencja powinna być połączona ze zwiedzaniem miasta, wycieczką czy rozbudowanym programem integracyjnym. Znacznie ważniejsza jest inna zasada: najpierw należy określić cel wydarzenia, profil uczestników i sposób, w jaki mają spędzić wspólny czas, a dopiero później zastanawiać się, jaka lokalizacja najlepiej odpowiada tym potrzebom. W jednym przypadku będzie to centrum dużego miasta z doskonałym dojazdem, w innym hotel położony poza aglomeracją, a jeszcze w innym region pozwalający połączyć konferencję, nocleg i program integracyjny w jednym miejscu.

Lokalizacja konferencji to więcej niż adres obiektu

Organizator potrzebujący sali dla 150 osób może znaleźć wiele obiektów spełniających podstawowe wymagania techniczne. Nie oznacza to jednak, że każdy z nich będzie równie dobrze odpowiadał charakterowi konkretnego wydarzenia. Konferencja dla klientów, dwudniowe spotkanie menedżerów, szkolenie pracowników, kickoff zespołu i kongres branżowy mogą mieć podobną liczbę uczestników, ale zupełnie inne potrzeby dotyczące miejsca.

Przy jednodniowej konferencji, na którą goście przyjeżdżają z różnych części Polski, jednym z priorytetów może być sprawny dojazd. Dobra dostępność koleją, komunikacją miejską czy samochodem może mieć wtedy większe znaczenie niż rozbudowana infrastruktura rekreacyjna. Jeżeli natomiast firma organizuje dwudniowe spotkanie kadry zarządzającej, podczas którego oprócz prezentacji przewidziano warsztaty, wspólną kolację i integrację, warto analizować nie tylko salę, lecz również hotel, restaurację, otoczenie i możliwości zagospodarowania czasu po zakończeniu części merytorycznej.

Dlatego wybór lokalizacji warto rozpatrywać razem z całym scenariuszem wydarzenia. Miejsce konferencji zaczyna pełnić funkcję programową wtedy, gdy jego cechy świadomie wykorzystujemy do realizacji celu spotkania.

Najpierw cel wydarzenia, później wybór miasta

Jednym z częstszych sposobów rozpoczynania organizacji jest przyjęcie założenia: „robimy konferencję w Warszawie”, „szukamy hotelu na Mazurach” albo „wydarzenie musi odbyć się w Krakowie”. Czasami takie ograniczenie jest uzasadnione, na przykład lokalizacją siedziby firmy lub pochodzeniem większości uczestników. Jeżeli jednak organizator ma możliwość wyboru, lepiej odwrócić kolejność pytań.

Najpierw warto ustalić, co wydarzenie ma osiągnąć. Czy jego głównym zadaniem jest przekazanie wiedzy? Czy uczestnicy mają podejmować decyzje i pracować warsztatowo? Czy jednym z celów jest poznanie się pracowników z różnych oddziałów? Czy firma chce stworzyć przestrzeń do rozmów klientów z ekspertami? A może najważniejsze jest połączenie części biznesowej z integracją zespołu?

Dopiero odpowiedzi na te pytania pozwalają określić, czego potrzebujemy od miejsca. Jeśli większość programu składa się z prezentacji i uczestnicy wracają do domu tego samego dnia, duże znaczenie może mieć dostępność komunikacyjna. Jeśli spotkanie trwa dwa dni i jednym z celów jest budowanie relacji, istotniejsze stają się noclegi, wspólne posiłki, otoczenie obiektu i możliwości organizacji programu wieczornego.

Właśnie dlatego nie istnieje jedna uniwersalnie najlepsza lokalizacja konferencji. Dobra lokalizacja to taka, która odpowiada konkretnemu scenariuszowi wydarzenia.

Jak miasto może stać się częścią programu konferencji?

Duże miasto daje organizatorowi możliwości, które wykraczają daleko poza ofertę samego centrum konferencyjnego. Restauracje, obiekty kulturalne, zabytki, przestrzenie eventowe i atrakcje miejskie mogą zostać wykorzystane przed konferencją, pomiędzy jej częściami lub po zakończeniu programu merytorycznego.

Dobrym przykładem jest Wrocław. Wydarzenie organizowane w mieście można zakończyć wspólną kolacją, spacerem, zwiedzaniem lub mniej formalnym spotkaniem pozwalającym kontynuować rozmowy rozpoczęte podczas konferencji. Więcej możliwości takiego połączenia części biznesowej z programem dodatkowym opisujemy w artykule Wrocław po godzinach – jak połączyć konferencję z udaną integracją.

Ważne jest jednak, aby nie dodawać atrakcji wyłącznie dlatego, że znajdują się w pobliżu. Program dodatkowy powinien mieć określoną funkcję. Po wielu godzinach prezentacji może pozwolić uczestnikom zmienić otoczenie i porozmawiać w mniej formalnych warunkach. W przypadku zespołów pracujących na co dzień w różnych miastach może służyć integracji. Podczas wydarzenia dla klientów i partnerów może natomiast tworzyć kolejne okazje do networkingu.

W takim ujęciu miasto nie konkuruje z programem konferencji. Staje się jego rozszerzeniem.

Kraków – uczestnik może zapamiętać więcej niż samą salę

Podobną zasadę można zastosować w Krakowie. Duże miasto o rozwiniętej ofercie hotelowej, gastronomicznej, kulturalnej i turystycznej pozwala organizatorowi zdecydować, jak dużo lokalnego potencjału chce włączyć do wydarzenia. Nie zawsze potrzebny jest rozbudowany program zwiedzania. Czasami wystarczy dobrze dobrana restauracja na kolację, wspólne wyjście po konferencji albo pozostawienie uczestnikom odpowiednio długiego czasu na samodzielne poznanie miasta.

O możliwościach organizacji wydarzeń w stolicy Małopolski szerzej piszemy w materiale Konferencja w Krakowie – dlaczego firmy tak chętnie wybierają to miasto?.

Z punktu widzenia organizatora istotne jest spojrzenie na całe doświadczenie uczestnika. Osoba przyjeżdżająca na dwudniową konferencję nie korzysta wyłącznie z krzesła, ekranu i przerwy kawowej. Musi dotrzeć do miasta, znaleźć obiekt, często zameldować się w hotelu, zjeść posiłek, a po zakończeniu oficjalnego programu zdecydować, jak spędzić wieczór. Im dłuższe wydarzenie, tym większego znaczenia nabiera otoczenie samej sali konferencyjnej.

Konferencja w mieście czy wydarzenie bliżej natury?

Nie każde wydarzenie biznesowe musi odbywać się w centrum dużego miasta. Obiekt położony poza aglomeracją może tworzyć zupełnie inny model spotkania. Uczestnicy częściej pozostają wtedy w jednym miejscu po zakończeniu oficjalnej części programu, wspólnie jedzą posiłki i mają więcej okazji do rozmów. Jeżeli jednym z celów wydarzenia jest integracja lub intensywna praca zespołowa, może to być istotną zaletą.

Dobrym przykładem różnorodności możliwości jest Mazowsze. Organizator może korzystać z infrastruktury Warszawy, ale może również szukać miejsca poza stolicą, w spokojniejszym otoczeniu. Te dwa modele nie muszą ze sobą konkurować – odpowiadają po prostu na inne potrzeby. Szerzej opisujemy to w artykule Mazowsze na spotkania biznesowe – od konferencji w stolicy po event w otoczeniu natury.

Jeżeli konferencja ma charakter przede wszystkim merytoryczny, trwa kilka godzin i wymaga łatwego dojazdu dużej liczby osób, centrum miasta może być rozwiązaniem bardzo praktycznym. Jeżeli natomiast planowane jest dwudniowe spotkanie obejmujące warsztaty, kolację i integrację, obiekt położony poza ścisłym centrum może stworzyć lepsze warunki do realizacji takiego scenariusza.

Nie należy więc pytać wyłącznie: „miasto czy natura?”. Znacznie bardziej użyteczne pytanie brzmi: „w jakim otoczeniu najłatwiej zrealizujemy cel naszego wydarzenia?”

Mazury – gdy pobyt staje się częścią wydarzenia

Jeszcze wyraźniej widać to w przypadku regionów kojarzonych z wypoczynkiem i aktywnością na świeżym powietrzu. Mazury mogą być przykładem lokalizacji, w której sala konferencyjna jest tylko jednym z elementów całego pobytu. Hotel, jezioro, tereny rekreacyjne, restauracja i możliwość organizacji programu integracyjnego mogą tworzyć wspólną przestrzeń dla wydarzenia trwającego więcej niż jeden dzień.

W artykule Dlaczego warto organizować wydarzenia biznesowe na Mazurach? opisujemy szerzej potencjał regionu dla spotkań firmowych. Uzupełnieniem jest materiał dotyczący konferencji, szkoleń i eventów firmowych na Warmii i Mazurach.

Taka lokalizacja nie będzie automatycznie właściwym wyborem dla każdego wydarzenia. Przy krótkiej konferencji uczestników przyjeżdżających z wielu odległych miast czas podróży może mieć większe znaczenie niż walory otoczenia. Inaczej wygląda sytuacja podczas dwudniowego spotkania, w którym firma świadomie planuje wspólny pobyt uczestników. Wtedy to, co dzieje się poza salą, może być równie ważnym elementem projektu jak część merytoryczna.

Co region może zaoferować poza salą konferencyjną?

Myślenie o miejscu jako części programu nie dotyczy wyłącznie najbardziej rozpoznawalnych destynacji turystycznych. W wielu regionach potencjał wydarzenia tworzy połączenie kilku elementów: obiektów konferencyjnych, hoteli, lokalnej gastronomii, historii, kultury, przyrody i atrakcji umożliwiających przygotowanie programu dodatkowego.

Przykładem takiego podejścia może być województwo kujawsko-pomorskie. Zamiast ograniczać wybór miejsca do porównania parametrów sal, warto sprawdzić, jakie możliwości daje całe otoczenie wydarzenia. Więcej na ten temat znajduje się w materiale Nie tylko sala konferencyjna – co może zaoferować uczestnikom Kujawsko-Pomorskie?.

Przy większych projektach warto również sprawdzić, czy w danym mieście lub regionie działa convention bureau. Takie organizacje zajmują się rozwojem i promocją lokalnego rynku spotkań oraz mogą być źródłem informacji o możliwościach destynacji, obiektach i lokalnych partnerach.

Lokalizacja a dojazd, frekwencja i komfort uczestników

Atrakcyjność miejsca nie powinna przesłaniać logistyki. Z perspektywy uczestnika nawet ciekawy program może oznaczać konieczność wielogodzinnej podróży, dodatkowego noclegu albo kosztownego transferu. Dlatego potencjał miasta czy regionu trzeba zawsze zestawić z tym, skąd przyjadą uczestnicy i jak długo potrwa wydarzenie.

Przy ocenie lokalizacji warto analizować połączenia kolejowe i drogowe, dostępność transportu publicznego, odległość od dworca lub lotniska, parking, dostępność noclegów oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia programu. Osobnym zagadnieniem jest dostępność miejsca dla osób o różnych potrzebach. Lokalizacja atrakcyjna na mapie może okazać się mało praktyczna, jeśli dotarcie do niej wymaga skomplikowanych przesiadek albo dodatkowych transferów.

Zależności pomiędzy miejscem spotkania a doświadczeniem uczestników szerzej omawiamy w artykule Jak lokalizacja szkolenia wpływa na frekwencję i zadowolenie uczestników.

Nie należy przy tym upraszczać tej zależności do stwierdzenia, że atrakcyjna lokalizacja automatycznie oznacza wysoką frekwencję. Na decyzję uczestnika mogą wpływać jednocześnie termin, tematyka, cena, czas podróży, koszt noclegu, program, charakter wydarzenia oraz wiele innych czynników. Lokalizacja jest jednym z nich – czasem bardzo ważnym, ale nie jedynym.

Im większa konferencja, tym więcej musi zaoferować lokalizacja

Przy wydarzeniu dla 40 czy 60 osób organizator ma zazwyczaj dużą swobodę wyboru obiektu. Wraz ze wzrostem liczby uczestników sytuacja zaczyna się zmieniać. Konferencja dla 500, 800 czy 1000 osób wymaga nie tylko odpowiednio dużej sali, ale również infrastruktury zdolnej obsłużyć taką liczbę ludzi w krótkim czasie.

Potrzebne mogą być przestronne foyer, wiele stanowisk rejestracyjnych, szatnia, odpowiednie zaplecze sanitarne, strefy cateringowe, dodatkowe sale, parkingi i duża baza noclegowa. Trzeba również zaplanować przepływ uczestników. Jeżeli 700 osób w tym samym momencie opuszcza sesję plenarną i udaje się na 30-minutową przerwę, sama pojemność głównej sali przestaje być wystarczającym kryterium oceny obiektu.

Więcej o wymaganiach dotyczących przestrzeni przy wydarzeniach o dużej skali można przeczytać w poradniku Duże sale konferencyjne na 500 i więcej osób.

W takim przypadku trzeba analizować równocześnie salę, obiekt, miasto i region. Nawet doskonała sala nie rozwiąże problemu, jeżeli w jej otoczeniu brakuje odpowiedniej liczby noclegów albo dojazd kilkuset uczestników będzie bardzo trudny.

Networking nie musi kończyć się podczas przerwy kawowej

Jednym z najciekawszych powodów wykorzystywania potencjału miejsca jest możliwość stworzenia większej liczby okazji do rozmów. Networking często kojarzymy z oficjalnym blokiem wpisanym do agendy albo kilkunastominutową przerwą kawową. W rzeczywistości wartościowe kontakty mogą powstawać także podczas wspólnego lunchu, kolacji, spaceru, przejazdu czy programu integracyjnego.

Jeżeli uczestnicy przyjeżdżają dzień wcześniej, nocują w tym samym hotelu i pozostają po zakończeniu programu, liczba okazji do nieformalnych kontaktów może być znacznie większa niż podczas konferencji, na którą wszyscy przychodzą bezpośrednio przed rozpoczęciem i wyjeżdżają natychmiast po ostatniej prezentacji.

Nie oznacza to, że organizator powinien zagospodarować każdą minutę pobytu. Wręcz przeciwnie – nadmiernie napięty harmonogram może męczyć. Czasami warto pozostawić uczestnikom przestrzeń na spontaniczne rozmowy. Zadaniem organizatora jest stworzenie odpowiednich warunków, a nie zaplanowanie każdej interakcji.

Lokalna gastronomia i charakter miejsca też mogą pracować na wydarzenie

Program dodatkowy nie musi oznaczać kosztownej atrakcji. Jednym z najprostszych sposobów wykorzystania lokalizacji może być gastronomia. Zamiast organizować identyczną kolację niezależnie od miejsca konferencji, można wykorzystać lokalną restaurację, regionalne produkty lub charakterystyczną przestrzeń.

Ma to również szerszy wymiar. Uczestnicy wydarzeń korzystają z hoteli, gastronomii, transportu, usług i atrakcji znajdujących się poza samym obiektem konferencyjnym. Wydarzenie staje się więc częścią lokalnego ekosystemu gospodarczego. Przy większych konferencjach skala takiego oddziaływania może być znacząca.

Z punktu widzenia uczestnika lokalny element programu może natomiast sprawić, że wyjazd nie będzie kolejnym podobnym spotkaniem w anonimowej sali hotelowej. Nie trzeba jednak przesadzać. Czasami dobrze dobrana kolacja lub miejsce wieczornego spotkania wystarczy, aby wykorzystać charakter miasta bez przeładowywania agendy.

Sześć pytań przed wyborem miasta lub regionu

Zamiast zaczynać od listy najpopularniejszych miejsc konferencyjnych, warto ocenić potencjalną lokalizację według kilku kryteriów. Pomaga to porównywać bardzo różne miejsca – od centrum dużego miasta po hotel położony nad jeziorem.

Do tego zestawu przy dużych wydarzeniach warto dodać jeszcze dostępność usług technicznych, możliwości transportowe, bazę gastronomiczną i zdolność całej infrastruktury do obsłużenia dużej liczby gości.

Takie podejście pomaga uniknąć wyboru lokalizacji wyłącznie dlatego, że jest modna, atrakcyjna turystycznie albo organizator zna znajdujący się tam obiekt.

Dwa wydarzenia, dwa zupełnie różne wymagania

Wyobraźmy sobie jednodniową konferencję branżową dla 600 osób. Uczestnicy przyjeżdżają z całej Polski, program rozpoczyna się rano i kończy późnym popołudniem. W takim przypadku bardzo wysoko na liście priorytetów znajdą się dostępność transportowa, duża sala, sprawna rejestracja, odpowiednie foyer, możliwość szybkiej obsługi cateringowej oraz baza noclegowa dla osób, które zdecydują się przyjechać dzień wcześniej.

Teraz wyobraźmy sobie dwudniowe spotkanie dla 80 menedżerów jednej firmy. Pierwszego dnia odbywają się prezentacje i warsztaty, wieczorem wspólna kolacja, a drugiego dnia kolejne warsztaty oraz aktywność integracyjna. Tutaj dojazd nadal pozostaje ważny, ale znacznie większego znaczenia nabierają hotel, restauracja, dodatkowe przestrzenie i otoczenie umożliwiające realizację programu po godzinach.

W obu przypadkach potrzebujemy miejsca konferencyjnego. Nie potrzebujemy jednak tego samego rodzaju lokalizacji.

Nie każdą atrakcję trzeba wpisywać do programu

Kiedy organizator odkrywa możliwości miasta lub regionu, łatwo wpaść w pułapkę przeładowania harmonogramu. Zwiedzanie, kolacja, warsztaty, aktywność integracyjna, koncert i networking mogą wyglądać atrakcyjnie w prezentacji wydarzenia, ale uczestnik po ośmiu godzinach intensywnej konferencji może potrzebować przede wszystkim odpoczynku.

Dlatego potencjał miejsca należy traktować jako zestaw możliwości, a nie listę obowiązkowych atrakcji. Czasami najlepszą decyzją będzie zorganizowanie tylko wspólnej kolacji. Innym razem warto przygotować cały program integracyjny. Przy jeszcze innym wydarzeniu wystarczy wybrać obiekt w miejscu, z którego uczestnicy mogą samodzielnie skorzystać z oferty miasta po zakończeniu oficjalnej części.

Najważniejsza zasada brzmi: nie dopasowuj programu do atrakcji miejsca. Z potencjału lokalizacji wybieraj te elementy, które wspierają cel wydarzenia.

Dobre miejsce wspiera cel wydarzenia

Miasto i region mogą być czymś znacznie więcej niż punktem na mapie. Odpowiednio wybrane miejsce może ułatwić uczestnikom dojazd, stworzyć warunki do networkingu, umożliwić organizację programu integracyjnego, zapewnić odpowiednią bazę noclegową i gastronomiczną oraz sprawić, że wydarzenie będzie miało własny charakter.

Nie oznacza to jednak, że najbardziej atrakcyjne turystycznie miejsce będzie automatycznie najlepszą lokalizacją konferencji. Przy wyborze trzeba uwzględnić cel spotkania, profil i liczbę uczestników, czas trwania wydarzenia, sposób dojazdu, potrzeby dotyczące sali oraz to, co ma dziać się przed i po części merytorycznej.

Dobra lokalizacja nie jest więc tą, która ma najwięcej atrakcji. Jest nią miejsce, którego infrastruktura, dostępność i otoczenie pomagają zrealizować cel konkretnego wydarzenia. Kiedy organizator zaczyna patrzeć na miasto i region właśnie w ten sposób, wybór miejsca przestaje być wyłącznie decyzją logistyczną i staje się jednym z elementów projektowania całego doświadczenia uczestnika.