Dobrze zaplanowana konferencja nie powinna zmuszać uczestników do wyboru między zdobywaniem wiedzy a budowaniem relacji. Oba te elementy są ważne, ale pełnią inne funkcje. Część merytoryczna dostarcza inspiracji, wiedzy i nowych punktów widzenia, natomiast networking pozwala skonfrontować te informacje z doświadczeniami innych uczestników, poznać potencjalnych partnerów biznesowych, wymienić się praktycznymi obserwacjami i nawiązać relacje, które często okazują się równie wartościowe jak same wystąpienia prelegentów.
Problem pojawia się wtedy, gdy organizator najpierw szczelnie wypełnia cały dzień prezentacjami, panelami i wykładami, a dopiero na końcu próbuje „dodać” networking w postaci kilkunastominutowej przerwy kawowej. W takiej sytuacji uczestnicy często nie mają ani wystarczająco dużo czasu na rozmowę, ani odpowiednich warunków, aby ją rozpocząć. Dlatego networking najlepiej traktować nie jako osobny dodatek do programu, lecz jako integralną część projektu wydarzenia.
Wiedza i networking nie powinny ze sobą konkurować
Konferencja jako format wydarzenia biznesowego zwykle ma kilka celów jednocześnie. Może służyć edukacji, wymianie doświadczeń, prezentacji nowych rozwiązań, integracji środowiska branżowego, budowaniu marki lub nawiązywaniu kontaktów handlowych. Szerzej opisujemy to w artykule Co to jest konferencja? Cele i znaczenie.
Jeżeli wśród celów wydarzenia znajduje się networking, powinno być to widoczne w konstrukcji całej agendy. Nie wystarczy zapisać w programie dwóch przerw kawowych i oczekiwać, że uczestnicy sami nawiążą wartościowe kontakty. Część osób zrobi to bez problemu, ale wiele osób będzie potrzebowało czasu, odpowiedniego miejsca, wspólnego tematu do rozmowy albo delikatnego wsparcia ze strony organizatora.
Najlepiej myśleć o konferencji jako o sekwencji różnych doświadczeń. Uczestnik przez część dnia słucha, następnie rozmawia, później pracuje w mniejszej grupie, odpoczywa, wraca na kolejną sesję i ponownie ma czas na wymianę opinii. Taki rytm jest znacznie bardziej naturalny niż kilka godzin nieprzerwanego siedzenia na sali zakończonych krótką przerwą, podczas której każdy próbuje jednocześnie wypić kawę, sprawdzić telefon i zdążyć na następną prezentację.
Najpierw określ, po co uczestnicy przychodzą na wydarzenie
Proporcje między częścią merytoryczną a networkingiem powinny wynikać z charakteru wydarzenia. Inaczej będzie wyglądał program specjalistycznej konferencji naukowej, inaczej spotkania dla partnerów handlowych, a jeszcze inaczej eventu branżowego, którego głównym celem jest integracja rynku i tworzenie nowych relacji.
Warto również spojrzeć na wydarzenie w szerszym kontekście branży spotkań. Konferencje są jednym z elementów sektora MICE, obejmującego spotkania biznesowe, wyjazdy motywacyjne, konferencje oraz wydarzenia wystawiennicze. Więcej o tym podziale można przeczytać w artykule Co to jest MICE – Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions.
Już na etapie planowania warto odpowiedzieć sobie na kilka prostych pytań. Czy uczestnicy przyjeżdżają głównie po wiedzę? Czy liczą na możliwość poznania ludzi z własnej branży? Czy wydarzenie ma sprzyjać rozmowom sprzedażowym? Czy ważne jest budowanie społeczności wokół określonego tematu? Jeżeli odpowiedzi wskazują, że kontakty są jednym z głównych powodów udziału w konferencji, powinny dostać w agendzie tyle samo uwagi co prelekcje.
Nie wypełniaj całego dnia wystąpieniami
Jednym z najczęstszych błędów organizacyjnych jest próba wykorzystania każdej minuty konferencji na prezentacje. Organizator chce zaoferować jak najwięcej treści, dlatego dodaje kolejnych prelegentów, skraca przerwy i przesuwa networking na koniec dnia. Z perspektywy uczestnika może to jednak działać odwrotnie od zamierzonego efektu.
Po kilku kolejnych wystąpieniach trudniej utrzymać koncentrację, a jeszcze trudniej przetworzyć wszystkie informacje. Krótka rozmowa z inną osobą może w takiej sytuacji okazać się bardzo wartościowa, ponieważ pozwala zatrzymać się nad usłyszanym tematem, porównać doświadczenia i zobaczyć, jak dana idea wygląda w praktyce.
Warto więc podczas planowania programu świadomie zostawić w nim „oddech”. Nie każda luka pomiędzy prelekcjami musi być wypełniona kolejnym panelem. Czasami większą wartość daje trzydziestominutowa przerwa po mocnym wystąpieniu niż kolejna prezentacja dodana tylko po to, aby agenda wyglądała bardziej rozbudowanie.
Część merytoryczna może być początkiem networkingu
Najbardziej naturalny networking zaczyna się wtedy, gdy uczestnicy mają o czym rozmawiać. Właśnie dlatego część merytoryczna i rozmowy pomiędzy gośćmi powinny się wzajemnie wspierać.
Wyobraźmy sobie panel o wykorzystaniu sztucznej inteligencji w sprzedaży. Po zakończeniu uczestnicy wychodzą z sali z konkretnymi pytaniami. Jedni zastanawiają się, czy podobne rozwiązania da się zastosować w ich firmach, inni chcą porównać narzędzia, a jeszcze inni mają inne doświadczenia niż paneliści. To idealny moment na networking.
Jeżeli jednak po takim panelu natychmiast rozpocznie się kolejne wystąpienie, naturalna potrzeba rozmowy zostanie przerwana. Lepiej zaplanować wtedy dłuższą przerwę, sesję stolików tematycznych albo krótkie rozmowy w mniejszych grupach.
Ciekawym rozwiązaniem może być również zakończenie prelekcji jednym pytaniem skierowanym do uczestników. Następnie organizator może zachęcić, aby podczas przerwy porozmawiali o nim przy kawie. W ten sposób networking nie zaczyna się od niezręcznego pytania „czym się zajmujesz?”, lecz od wspólnego tematu, który przed chwilą zainteresował całą salę.
Przerwa kawowa nie zawsze oznacza networking
W programach konferencji często można zobaczyć zapis „przerwa kawowa i networking”. W praktyce te dwie rzeczy nie zawsze są tym samym.
Uczestnik podczas krótkiej przerwy może potrzebować skorzystać z toalety, odpowiedzieć na wiadomość, odebrać telefon, przejść do innej części obiektu, napić się kawy lub po prostu przez chwilę odpocząć. Jeżeli przerwa trwa 15 minut, realnego czasu na spokojną rozmowę może pozostać bardzo niewiele.
Dlatego warto rozróżniać zwykłą przerwę organizacyjną od czasu przeznaczonego rzeczywiście na networking. Jeżeli rozmowy między uczestnikami są ważnym elementem wydarzenia, lepiej zaplanować na nie osobny, wyraźnie widoczny blok albo odpowiednio wydłużyć przerwę.
Nie oznacza to również, że każda przerwa musi być aktywna. Uczestnicy potrzebują czasem zwykłego odpoczynku. Zbyt intensywnie moderowany networking może być równie męczący jak zbyt długa seria wystąpień.
Ile czasu zostawić na networking?
Nie istnieje jedna uniwersalna proporcja, która sprawdzi się na każdej konferencji. Wydarzenie eksperckie może wymagać większego udziału części merytorycznej, natomiast konferencja partnerska lub branżowa może celowo przeznaczać dużo więcej czasu na rozmowy.
Dobrą zasadą jest jednak zgodność między obietnicą wydarzenia a jego agendą. Jeżeli organizator promuje konferencję jako świetne miejsce do budowania kontaktów, program powinien rzeczywiście umożliwiać te kontakty. Dwie piętnastominutowe przerwy podczas całodniowego wydarzenia raczej nie wystarczą, aby uczestnicy spokojnie poznali kilka nowych osób.
Warto też zwrócić uwagę na rozmieszczenie networkingu w czasie. Jeden duży blok na samym końcu dnia nie zawsze się sprawdzi, ponieważ część uczestników może już wtedy wyjeżdżać lub być zmęczona. Zwykle lepiej rozłożyć okazje do rozmowy na kilka momentów w ciągu dnia.
Networking może zaczynać się jeszcze na sali
Dobrym sposobem na połączenie wiedzy z kontaktami jest wprowadzenie elementów interakcji już podczas części merytorycznej. Nie musi to oznaczać rozbudowanych warsztatów. Czasem wystarczy poprosić uczestników, aby przez kilka minut przedyskutowali pytanie z osobą siedzącą obok.
Można również wykorzystać dyskusje przy stolikach, krótkie zadania w małych grupach, głosowania z omówieniem wyników albo breakout sessions poświęcone bardziej szczegółowym zagadnieniom.
Takie rozwiązania mają dodatkową zaletę: przełamują pierwszą barierę kontaktu. Osoba, która przed chwilą rozmawiała z kilkoma uczestnikami podczas zadania grupowego, znacznie łatwiej podejdzie do nich później podczas przerwy.
Strefa networkingowa powinna być częścią całego projektu konferencji
Sama agenda nie wystarczy. Networking zależy również od układu przestrzeni. Jeżeli uczestnicy po zakończeniu sesji wychodzą z sali głównej do wąskiego korytarza, a catering znajduje się daleko od miejsca rozmów, nawet dobrze zaplanowana przerwa może nie przynieść oczekiwanego efektu.
Najlepiej, gdy uczestnik może w naturalny sposób przejść z części merytorycznej do foyer, strefy kawowej lub miejsca przygotowanego do rozmów. Duże znaczenie ma liczba miejsc stojących i siedzących, odpowiednia akustyka, dostęp do stolików oraz możliwość prowadzenia zarówno krótkich, jak i nieco bardziej kameralnych rozmów.
Więcej praktycznych wskazówek dotyczących projektowania takiej przestrzeni znajduje się w poradniku Jak stworzyć strefę networkingową na konferencji.
Nie zmuszaj uczestników do wyboru między ważną sesją a networkingiem
Jeżeli organizator traktuje networking jako ważny element wydarzenia, nie powinien planować go równolegle z najważniejszymi wystąpieniami. Uczestnik nie powinien zastanawiać się, czy pójść na kluczowy panel, czy skorzystać z zaplanowanego spotkania biznesowego.
Podobny problem pojawia się w przypadku stref wystawienniczych. Jeżeli jedyny czas na rozmowę z wystawcami pokrywa się z głównym keynote'em, część uczestników wybierze salę, a część stoiska. W obu przypadkach tracona jest część potencjału wydarzenia.
Lepszym rozwiązaniem jest stworzenie osobnych okien czasowych na najważniejsze aktywności albo celowe zaplanowanie przerw pomiędzy dużymi blokami programu.
Nie każdy uczestnik sam rozpocznie rozmowę
Swobodny networking działa dobrze w grupach, które już się częściowo znają, ale podczas dużych konferencji często warto pomóc uczestnikom nawiązać pierwszy kontakt.
Można wykorzystać stoliki tematyczne, oznaczenia branż, tematy rozmów na ekranach, moderowane sesje networkingowe albo krótkie spotkania 1:1. Ciekawym rozwiązaniem jest także przypisanie części stolików podczas lunchu do określonych zagadnień, na przykład „sprzedaż B2B”, „AI”, „HR” czy „marketing”.
Ważne jednak, aby uczestnicy mieli wybór. Nie każdy chce aktywnie networkować przez cały dzień. Obok przestrzeni nastawionych na rozmowę warto więc zostawić także miejsca, gdzie można spokojnie odpocząć lub zjeść posiłek.
Prelegenci mogą pomagać łączyć wiedzę z relacjami
Część merytoryczna nie musi kończyć się w momencie zejścia prelegenta ze sceny. Bardzo ciekawym rozwiązaniem jest pozostawienie po wybranych sesjach krótkiego czasu na rozmowę z ekspertem.
Może to być format „Meet the speaker”, otwarty stolik tematyczny, dodatkowa sesja Q&A albo krótka dyskusja w mniejszej grupie. W ten sposób uczestnicy, których szczególnie zainteresował dany temat, mogą pogłębić go bez zajmowania czasu całej sali.
Taki model jest dobrym przykładem sytuacji, w której część merytoryczna płynnie przechodzi w networking.
Jak może wyglądać program konferencji łączącej wiedzę i networking?
Nie istnieje jeden idealny harmonogram, ale można wyobrazić sobie program, w którym kolejne elementy wzajemnie się uzupełniają.
Przykładowo wydarzenie może rozpocząć się krótkim otwarciem i keynote'em, po którym następuje trzydziestominutowa przerwa kawowa pozwalająca uczestnikom przedyskutować najważniejsze wątki. Kolejnym elementem może być panel dyskusyjny, a następnie round tables lub breakout sessions. Po nich warto przewidzieć dłuższą przerwę obiadową połączoną z możliwością rozmów.
Po południu można wrócić do sesji eksperckiej, zakończyć ją Q&A, a później pozostawić czas na mniej formalny networking lub spotkania z prelegentami. Dzięki temu program ma naturalny rytm: wiedza, rozmowa, aktywność, odpoczynek i ponownie wiedza.
Cały proces przygotowania wydarzenia, od określenia celu po logistykę i wybór przestrzeni, omawiamy szerzej w poradniku Jak zorganizować konferencję krok po kroku.
Po wydarzeniu oceniaj nie tylko prelegentów
Jeżeli networking był jednym z ważnych celów konferencji, powinien być również oceniany po wydarzeniu. Samo pytanie „jak oceniasz konferencję?” daje niewiele praktycznych informacji.
Znacznie lepiej rozdzielić poszczególne elementy i zapytać uczestników osobno o program merytoryczny, przerwy, przestrzeń, możliwość poznania nowych osób i ogólne tempo wydarzenia. Można także sprawdzić, czy uczestnicy nawiązali wartościowe kontakty, wzięli udział w rozmowach tematycznych albo skorzystali ze strefy networkingowej.
Takie dane są szczególnie przydatne przy planowaniu kolejnej edycji. Może się bowiem okazać, że problemem nie było zbyt mało networkingu, lecz niewłaściwe godziny, zła lokalizacja strefy albo brak jasnego sposobu rozpoczęcia rozmowy.
Dobra konferencja daje uczestnikom zarówno wiedzę, jak i ludzi, z którymi mogą ją wykorzystać
Najlepsze konferencje nie traktują części merytorycznej i networkingu jako dwóch osobnych światów. Prelekcje mogą dostarczać tematów do rozmowy, rozmowy mogą pomagać lepiej zrozumieć wystąpienia, a dobrze zaplanowana przestrzeń może sprawić, że przejście między jednym a drugim odbywa się naturalnie.
Kluczem jest rytm wydarzenia. Uczestnik nie powinien przez kilka godzin wyłącznie słuchać, ale nie powinien też mieć poczucia, że networking odbywa się kosztem wartościowego programu. Jeżeli organizator od początku projektuje oba elementy razem, konferencja staje się nie tylko miejscem zdobywania wiedzy, lecz również przestrzenią do wymiany doświadczeń i tworzenia relacji, które mogą trwać znacznie dłużej niż samo wydarzenie.
