Dobry program, doświadczony trener i wartościowe materiały to podstawa udanego szkolenia. Jest jednak jeszcze jeden element, który często bywa traktowany drugorzędnie, choć może mieć duży wpływ zarówno na frekwencję, jak i późniejszą ocenę wydarzenia. To lokalizacja.
Dla organizatora adres szkolenia może być po prostu punktem na mapie. Dla uczestnika oznacza jednak konkretny czas podróży, możliwość dojazdu komunikacją publiczną, dostępność parkingu, koszty, konieczność wcześniejszego wyjazdu, a czasami również potrzebę rezerwacji noclegu.
Dlatego wybór miejsca szkolenia warto traktować jako część całego procesu organizacyjnego, a nie wyłącznie jako znalezienie wolnej sali w odpowiednim terminie.
Uczestnik zaczyna oceniać szkolenie jeszcze przed wejściem do sali
Doświadczenie związane ze szkoleniem zaczyna się znacznie wcześniej niż w momencie powitania przez trenera.
Wyobraźmy sobie dwie sytuacje.
W pierwszej uczestnik wysiada z pociągu, po kilku minutach dociera do hotelu, bez problemu znajduje salę i ma jeszcze czas na kawę.
W drugiej jedzie przez miasto w korku, przez kilkanaście minut szuka miejsca parkingowego, dzwoni do organizatora, ponieważ nie wie, którym wejściem dostać się do budynku, a na zajęcia dociera kilka minut po rozpoczęciu.
Program szkolenia może być dokładnie taki sam. Trudno jednak oczekiwać, że obie osoby rozpoczną dzień z takim samym poziomem komfortu i koncentracji.
Właśnie dlatego lokalizacja wpływa nie tylko na logistykę, ale również na pierwsze wrażenie uczestnika.
Dobra lokalizacja może zwiększyć szansę na udział
Znaczenie miejsca jest szczególnie duże w przypadku szkoleń otwartych.
Jeżeli uczestnik sam decyduje, czy zapisać się na kurs, może porównywać kilka podobnych ofert. Cena i program będą ważne, ale znaczenie może mieć również to, czy szkolenie odbywa się w miejscu łatwo dostępnym.
Jeżeli udział wymaga bardzo wczesnego wyjazdu, kilku przesiadek albo dodatkowego noclegu, część osób może wybrać inną ofertę.
Dlatego przy planowaniu szkolenia warto zastanowić się:
- skąd przyjadą uczestnicy,
- jakimi środkami transportu będą się poruszać,
- ile czasu zajmie im podróż,
- czy miejsce jest łatwo dostępne bez samochodu,
- czy w pobliżu znajduje się parking,
- czy osoby spoza miasta będą potrzebować noclegu.
Najlepsza lokalizacja nie musi znajdować się w centrum dużego miasta. Powinna natomiast odpowiadać sposobowi, w jaki konkretna grupa uczestników będzie docierała na szkolenie.
Liczy się czas podróży, a nie tylko liczba kilometrów
Odległość podawana w kilometrach może być myląca.
Obiekt oddalony o 15 kilometrów od centrum może być łatwiejszy do osiągnięcia niż sala znajdująca się 5 kilometrów dalej, jeśli prowadzi do niej dobra droga, szybka kolej lub bezpośrednia linia tramwajowa.
Dlatego przy wyborze lokalizacji bardziej praktyczne jest sprawdzenie realnego czasu dojazdu.
Warto spojrzeć na trasę w godzinach, w których uczestnicy będą jechali na szkolenie. Poranny przejazd przez duże miasto może wyglądać zupełnie inaczej o godzinie 7:30 niż o 11:00.
To szczególnie ważne wtedy, gdy szkolenie rozpoczyna się w godzinach szczytu.
Dodatkowe pół godziny spędzone w korku może oznaczać nie tylko spóźnienie, ale również gorszy początek całego dnia.
Komunikacja publiczna może być ogromnym atutem
Nie każdy uczestnik przyjedzie samochodem.
W dużych miastach często wręcz wygodniejsze będzie metro, tramwaj, autobus lub kolej.
Dlatego dobrym wyborem może być obiekt położony w pobliżu:
dworca kolejowego, ważnego przystanku tramwajowego, stacji metra albo większego węzła komunikacyjnego.
Szczególnie przy szkoleniach organizowanych dla uczestników z różnych części regionu lokalizacja blisko kolei może być dużym atutem.
Dla osoby przyjeżdżającej z innego miasta możliwość przejścia z dworca do obiektu w kilka lub kilkanaście minut może być znacznie ważniejsza niż prestiżowy adres.
Parking potrafi zdecydować o pierwszym wrażeniu
Jeżeli większość grupy przyjeżdża samochodami, trzeba sprawdzić rzeczywistą dostępność miejsc parkingowych.
Informacja „parking dostępny” nie zawsze oznacza, że miejsc wystarczy dla całej grupy.
Warto zapytać:
- ile miejsc oferuje obiekt,
- czy parking jest płatny,
- czy można rezerwować miejsca,
- czy znajdują się w pobliżu inne parkingi,
- jak daleko trzeba przejść od samochodu do sali,
- czy wjazd na parking jest dobrze oznaczony.
Uczestnik, który przez dwadzieścia minut krąży wokół hotelu w poszukiwaniu miejsca, nie rozpocznie szkolenia w najlepszym nastroju.
Dlatego szczegóły parkingowe warto przekazać jeszcze przed wydarzeniem.
Centrum miasta nie zawsze jest najlepszym wyborem
Lokalizacja w centrum ma wiele zalet.
Zwykle oznacza dobrą komunikację, dostęp do restauracji, hoteli i dworców. Może być również łatwiejsza dla osób przyjeżdżających z innych miast.
Z drugiej strony centrum oznacza często:
korki, trudniejszy parking, wyższe ceny i więcej rozpraszaczy.
Dlatego w niektórych przypadkach lepszym wyborem może być spokojniejsza lokalizacja poza ścisłym centrum.
Takie miejsce szczególnie dobrze sprawdza się podczas:
szkoleń dwudniowych, warsztatów menedżerskich, wyjazdów rozwojowych, spotkań połączonych z integracją czy programów wymagających dłuższej pracy grupowej.
Wtedy możliwość oderwania się od codziennego środowiska pracy może wręcz sprzyjać skupieniu.
Przy szkoleniach wyjazdowych znaczenie ma również otoczenie
Nie każde szkolenie kończy się o godzinie 16:00 i natychmiastowym powrotem uczestników do domu.
W przypadku szkoleń kilkudniowych warto zwrócić uwagę również na to, co znajduje się wokół obiektu.
Może mieć znaczenie:
restauracja, teren spacerowy, możliwość wspólnej kolacji, dostęp do centrum miasta albo po prostu spokojne otoczenie.
Przy wyjazdach szkoleniowych sama lokalizacja staje się częścią doświadczenia uczestnika.
Dobre miejsce może więc pełnić kilka funkcji jednocześnie: zapewniać warunki do nauki, odpoczynku i integracji.
Lokalizacja powinna odpowiadać grupie uczestników
Nie istnieje jedna najlepsza lokalizacja dla każdego szkolenia.
Inne potrzeby będzie miała grupa pracowników jednej firmy, a inne osoby zapisujące się na otwarte szkolenie z różnych części Polski.
Przykładowo:
dla lokalnej grupy pracowników ważny może być dogodny dojazd z różnych dzielnic miasta,
dla uczestników z całej Polski kluczowa może być bliskość dworca,
dla kadry menedżerskiej uczestniczącej w dwudniowym warsztacie atrakcyjny może być spokojny hotel poza miastem,
a dla szkolenia branżowego organizowanego w regionie istotny może być łatwy dojazd samochodem i duży parking.
Dlatego przed rezerwacją warto określić profil uczestnika.
Dopiero wtedy można sensownie oceniać, czy dana lokalizacja jest dobra.
Godzina rozpoczęcia szkolenia musi pasować do miejsca
Lokalizacja i harmonogram powinny być planowane razem.
Szkolenie rozpoczynające się o 8:00 może być wygodne dla osób mieszkających w tym samym mieście, ale bardzo problematyczne dla uczestników przyjeżdżających z dalszych regionów.
Może się wtedy okazać, że trzeba:
wyjechać bardzo wcześnie rano albo przyjechać dzień wcześniej i zapłacić za nocleg.
Czasami przesunięcie rozpoczęcia szkolenia na godzinę 9:30 lub 10:00 może znacząco zwiększyć dostępność dla uczestników spoza miasta.
Podobnie wygląda kwestia zakończenia zajęć.
Jeżeli ostatni dogodny pociąg odjeżdża o 17:30, a szkolenie kończy się o 18:00, uczestnik może zostać zmuszony do dodatkowego noclegu.
Takie szczegóły warto sprawdzać już na etapie przygotowania harmonogramu.
Przy dłuższych szkoleniach nocleg staje się częścią lokalizacji
Jeżeli uczestnicy przyjeżdżają z daleka, dobrze jest sprawdzić dostępność noclegów.
Najwygodniejszą opcją może być szkolenie organizowane w hotelu, w którym grupa jednocześnie nocuje.
Eliminuje to dodatkowe przejazdy rano i wieczorem.
Jeżeli szkolenie odbywa się w centrum konferencyjnym bez części hotelowej, warto upewnić się, że w pobliżu dostępne są obiekty noclegowe w różnych przedziałach cenowych.
Informację o polecanych hotelach można przesłać uczestnikom razem z potwierdzeniem udziału.
Dostępność oznacza coś więcej niż dogodny dojazd
Wybierając miejsce szkolenia, należy uwzględnić również osoby o ograniczonej mobilności.
Trzeba sprawdzić między innymi:
czy do wejścia prowadzą schody, czy dostępna jest winda, czy w pobliżu znajdują się miejsca parkingowe dla osób z niepełnosprawnościami, czy toalety są dostosowane oraz czy dojście do sali nie wymaga pokonywania barier architektonicznych.
Dobrze dostępny obiekt powinien umożliwiać uczestnictwo bez konieczności proszenia organizatora o improwizowane rozwiązania w dniu szkolenia.
Informacja o dojeździe jest częścią dobrej organizacji
Nawet dobra lokalizacja może sprawić problemy, jeżeli uczestnik nie wie, jak do niej dotrzeć.
Przed szkoleniem warto wysłać krótką instrukcję zawierającą:
- pełny adres,
- mapę lub link do lokalizacji,
- nazwę budynku,
- numer sali,
- piętro,
- informacje o parkingu,
- najbliższy przystanek,
- wskazówki dotyczące wejścia,
- numer telefonu kontaktowego.
W dużych kompleksach hotelowych lub biurowych dobrym rozwiązaniem może być nawet dodanie zdjęcia właściwego wejścia.
To prosty sposób na ograniczenie liczby spóźnień i telefonów wykonywanych kilka minut przed rozpoczęciem zajęć.
Dobra lokalizacja to dopiero pierwszy etap
Adres może ułatwić uczestnikom dotarcie na szkolenie, ale po wejściu do obiektu zaczynają mieć znaczenie kolejne elementy.
Liczy się wielkość pomieszczenia, jego akustyka, temperatura, oświetlenie, ustawienie stołów oraz możliwość swobodnej pracy warsztatowej.
Dlatego wybór miejsca warto rozpatrywać w dwóch etapach.
Najpierw:
czy uczestnicy łatwo dotrą do obiektu?
A następnie:
czy wewnątrz będą mieli odpowiednie warunki do nauki?
Szerzej opisujemy ten drugi aspekt w poradniku Sala konferencyjna na szkolenie – jak przestrzeń wpływa na uczestników?.
Dzięki temu można spojrzeć na lokalizację nie tylko jako na punkt na mapie, ale jako część całego środowiska szkoleniowego.
Czy atrakcyjna lokalizacja zwiększa zadowolenie uczestników?
Może, szczególnie podczas wydarzeń trwających dłużej niż jeden dzień.
Jeżeli szkolenie odbywa się w atrakcyjnym miejscu, uczestnicy mogą po zakończeniu zajęć skorzystać z restauracji, wyjść na spacer czy spędzić czas z pozostałymi członkami grupy.
Nie oznacza to jednak, że organizator zawsze powinien wybierać obiekt wypoczynkowy.
Dla jednodniowego szkolenia otwartego zdecydowanie ważniejszy może być szybki dojazd.
Dlatego atrakcyjność lokalizacji powinna być oceniana w kontekście charakteru wydarzenia.
Najbardziej prestiżowy adres nie zawsze będzie najlepszy
Przy wyborze miejsca łatwo ulec przekonaniu, że centralna lokalizacja i znany hotel automatycznie oznaczają lepsze szkolenie.
Nie zawsze.
Uczestnik prawdopodobnie bardziej doceni miejsce, do którego:
łatwo dotrze, bez problemu zaparkuje, szybko znajdzie salę i spokojnie rozpocznie zajęcia,
niż prestiżowy obiekt wymagający długiego i stresującego dojazdu.
Dobra lokalizacja powinna przede wszystkim ograniczać bariery uczestnictwa.
Jak wybrać lokalizację szkolenia? Krótka lista kontrolna
Przed podpisaniem umowy z obiektem warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:
- Skąd przyjedzie większość uczestników?
- Ile czasu zajmie im podróż?
- Czy można dotrzeć komunikacją publiczną?
- Jak daleko znajduje się dworzec?
- Czy dostępny jest parking?
- Czy liczba miejsc parkingowych jest wystarczająca?
- Czy osoby spoza miasta mają gdzie przenocować?
- Czy godzina rozpoczęcia pasuje do połączeń kolejowych i drogowych?
- Czy obiekt jest dostępny dla osób o ograniczonej mobilności?
- Czy w pobliżu można zjeść posiłek?
- Czy uczestnik łatwo znajdzie wejście i salę?
- Czy sama sala zapewnia odpowiednie warunki do prowadzenia szkolenia?
Odpowiedzi na te pytania mogą być znacznie ważniejsze niż sam adres obiektu.
Lokalizacja jest częścią doświadczenia szkoleniowego
Uczestnik ocenia szkolenie jako całość.
Rzadko rozdziela w swojej pamięci program, trenera, dojazd, obsługę, salę i organizację.
Jeżeli wszystko przebiega sprawnie, lokalizacja może pozostać niemal niezauważona – i właśnie to często oznacza, że została dobrze wybrana.
Jeżeli jednak uczestnik spóźnia się przez utrudniony dojazd, przez pół godziny szuka parkingu, nie może znaleźć wejścia albo musi po szkoleniu czekać kilka godzin na kolejny pociąg, te doświadczenia mogą wpłynąć na ocenę całego wydarzenia.
Dlatego lokalizacja szkolenia nie powinna być przypadkiem.
Najlepsze miejsce to niekoniecznie najbardziej prestiżowy hotel czy sala w ścisłym centrum miasta. To przede wszystkim miejsce dobrze dopasowane do uczestników – takie, do którego mogą dotrzeć łatwo, przewidywalnie i bez niepotrzebnego stresu.
Bo skuteczne szkolenie zaczyna się jeszcze zanim uczestnik usiądzie na swoim miejscu.
