Automatyzacja procesów i wykorzystanie sztucznej inteligencji jeszcze niedawno były dla wielu firm przede wszystkim tematem przyszłości. Dziś coraz częściej stają się elementem codziennego funkcjonowania przedsiębiorstw: od analizy danych i przygotowywania dokumentów, przez obsługę klientów, marketing i sprzedaż, aż po produkcję, logistykę czy księgowość. Problem w tym, że sama dostępność nowych narzędzi nie wystarcza. Firma może kupić nowoczesne oprogramowanie, wdrożyć platformę automatyzacyjną albo udostępnić pracownikom narzędzia generatywnej AI, a mimo to nie uzyskać oczekiwanych efektów, jeżeli zespół nie będzie wiedział, kiedy i jak z nich korzystać.
Właśnie na ten problem odpowiada program PARP „Kompetencje z automatyzacji dla transformacji cyfrowej”. Jego wartość wynosi 78 mln zł, a środki mają wspierać mikro-, małe i średnie przedsiębiorstwa w rozwijaniu kompetencji związanych z automatyzacją procesów biznesowych i produkcyjnych. Nabory prowadzone są regionalnie, a pierwsze rundy rozpoczęły się we wrześniu 2026 roku. Dla przedsiębiorców może to być dobra okazja nie tylko do obniżenia kosztów szkoleń, ale przede wszystkim do uporządkowania własnej strategii cyfryzacji.
Dofinansowanie nie tylko na „kurs obsługi AI”
Największym błędem byłoby potraktowanie programu jako sposobu na sfinansowanie przypadkowego szkolenia z popularnego narzędzia. Cel wsparcia jest szerszy. Chodzi o rozwijanie kompetencji, które pozwolą firmom rzeczywiście automatyzować procesy, łączyć systemy, wykorzystywać dane, wdrażać sztuczną inteligencję i zarządzać zmianą organizacyjną.
To ważne rozróżnienie. Firma nie potrzebuje bowiem zawsze pracownika, który zna dziesięć różnych aplikacji opartych na AI. Często bardziej wartościowa okazuje się osoba, która potrafi przeanalizować proces, znaleźć jego najbardziej czasochłonne elementy, określić możliwość automatyzacji i dobrać odpowiednią technologię. Dopiero wtedy narzędzia zaczynają realnie oszczędzać czas i pieniądze.
Dlatego przedsiębiorcy przygotowujący się do skorzystania ze wsparcia powinni zacząć nie od pytania „jakie szkolenie jest modne?”, ale od pytania „które procesy w naszej firmie można wykonywać szybciej, taniej lub z mniejszą liczbą błędów?”.
Ile może wynieść wsparcie?
Według informacji PARP dofinansowanie może pokrywać do 83% kosztów kwalifikowalnej usługi rozwojowej, przy czym przedsiębiorca musi zapewnić co najmniej 17% wkładu własnego. Maksymalna kwota dofinansowania przypadająca na jednego pracownika wynosi 16 185 zł.
Limity uzależnione są również od wielkości firmy. Osoba samozatrudniona może otrzymać do 16 185 zł, mikro- i małe przedsiębiorstwo do 81 tys. zł, a średnie przedsiębiorstwo do 162 tys. zł. Szczegółowe zasady należy jednak każdorazowo sprawdzać u operatora obsługującego dany makroregion, ponieważ nabory prowadzone są w kolejnych rundach i mogą mieć określone terminy oraz warunki formalne.
Wsparcie nie jest zatem klasyczną dotacją na zakup sprzętu, robota przemysłowego czy licencji na oprogramowanie. Jego głównym celem jest rozwój kompetencji pracowników oraz osób zarządzających przedsiębiorstwem.
Sztuczna inteligencja – warto uczyć się zastosowania, a nie tylko narzędzi
Jednym z najbardziej oczywistych kierunków rozwoju jest sztuczna inteligencja. W ostatnich latach wiele firm zaczęło wykorzystywać narzędzia generatywne do tworzenia treści, analizowania danych, przygotowywania ofert, raportów, podsumowań czy automatyzowania komunikacji. Sama znajomość podstawowego interfejsu nie oznacza jednak jeszcze umiejętności biznesowego wykorzystania AI.
Znacznie większą wartość mają kompetencje związane z projektowaniem procesów wspieranych przez sztuczną inteligencję, oceną jakości wyników, pracą z danymi, bezpieczeństwem informacji oraz integrowaniem modeli AI z innymi systemami funkcjonującymi w przedsiębiorstwie.
Firmy zainteresowane tym obszarem mogą analizować dostępne szkolenia ze sztucznej inteligencji, zwracając uwagę przede wszystkim na to, czy program szkolenia odnosi się do realnych zastosowań biznesowych. Inne kompetencje będą bowiem potrzebne osobie zajmującej się marketingiem, inne analitykowi, jeszcze inne pracownikowi HR, handlowcowi czy osobie odpowiedzialnej za proces produkcyjny.
Automatyzacja procesów może dać szybszy efekt niż wdrażanie rozbudowanych systemów
W wielu firmach największy potencjał nie kryje się w zaawansowanej sztucznej inteligencji, ale w prostych, powtarzalnych czynnościach wykonywanych codziennie przez pracowników. Kopiowanie danych pomiędzy systemami, ręczne tworzenie raportów, przepisywanie informacji z formularzy, wysyłanie podobnych wiadomości, aktualizowanie arkuszy czy przygotowywanie dokumentów to zadania, które często można częściowo lub całkowicie zautomatyzować.
Właśnie dlatego coraz większego znaczenia nabierają rozwiązania no-code i low-code. Pozwalają one budować automatyczne przepływy pracy bez konieczności tworzenia od podstaw rozbudowanego systemu informatycznego. Pracownik posiadający odpowiednią wiedzę może na przykład połączyć formularz internetowy z CRM, automatycznie utworzyć zadanie dla handlowca, przesłać dane do arkusza, wygenerować dokument i uruchomić odpowiednią komunikację z klientem.
W tym kontekście warto analizować również szkolenia z automatyzacji oraz narzędzi no-code i low-code. Szczególnie użyteczne mogą być programy uczące nie tylko obsługi konkretnej platformy, ale także mapowania procesów i projektowania logicznych przepływów informacji.
Najpierw proces, później technologia
Jedną z najważniejszych kompetencji związanych z automatyzacją jest umiejętność rozpoznawania procesów, które rzeczywiście warto zmienić. Nie wszystko powinno być automatyzowane. Czasami koszt przygotowania rozwiązania może być większy niż potencjalne oszczędności, a czasami proces najpierw wymaga uproszczenia.
Dobrym kandydatem do automatyzacji jest zwykle zadanie powtarzalne, wykonywane często, oparte na przewidywalnych regułach i wymagające ręcznego przenoszenia dużej liczby informacji. Szczególną uwagę warto zwrócić na procesy, w których regularnie pojawiają się błędy albo w których pracownik spędza dużo czasu na czynnościach administracyjnych niewymagających specjalistycznej wiedzy.
Przed wyborem szkolenia warto więc zrobić prosty audyt. Można przez kilka dni obserwować pracę zespołu i zapisywać zadania, które najczęściej się powtarzają. Już taka analiza często pokazuje, gdzie znajduje się największy potencjał automatyzacji.
Integracja systemów staje się jedną z kluczowych kompetencji
Firmy korzystają dziś z coraz większej liczby aplikacji. Osobny system obsługuje księgowość, inny sprzedaż, kolejny marketing, magazyn, obsługę klienta, dokumentację albo zarządzanie projektami. Problem pojawia się wtedy, gdy systemy nie wymieniają między sobą danych, a pracownik staje się ich ręcznym „łącznikiem”.
Umiejętność integrowania aplikacji może dlatego przynieść firmie bardzo szybkie efekty. Nie chodzi koniecznie o zaawansowane programowanie. W wielu przypadkach wystarczy znajomość podstaw API, webhooków, platform automatyzacyjnych oraz zasad przepływu danych.
Warto więc patrzeć na szkolenia z automatyzacji szerzej niż tylko przez pryzmat pojedynczego narzędzia. Najcenniejsze kompetencje to często umiejętność zrozumienia, skąd pochodzą dane, gdzie powinny trafić i jakie działania powinny zostać uruchomione automatycznie.
Bezpieczeństwo i odpowiedzialne wykorzystanie AI są równie ważne
Rosnące wykorzystanie sztucznej inteligencji tworzy również nowe ryzyka. Pracownik może przez nieuwagę wkleić do zewnętrznego narzędzia poufne dane firmy, informacje o kontrahentach lub treść dokumentu zawierającego dane osobowe. Może także bez odpowiedniej weryfikacji wykorzystać odpowiedź wygenerowaną przez model AI.
Dlatego szkolenia powinny obejmować nie tylko możliwości technologii, ale również zasady bezpieczeństwa, ochrony danych i kontroli jakości rezultatów. W przypadku firm wykorzystujących AI na większą skalę potrzebne będą dodatkowo procedury określające, jakie dane mogą być przetwarzane przez poszczególne systemy, kto odpowiada za wynik działania modelu i kiedy rezultat musi zostać zweryfikowany przez człowieka.
W praktyce kompetentny pracownik nie powinien jedynie wiedzieć, jak „zadać dobre pytanie AI”. Powinien rozumieć także ograniczenia technologii i potrafić ocenić, kiedy jej użycie jest uzasadnione.
Zarządzanie zmianą może zdecydować o sukcesie automatyzacji
Technicznie poprawne wdrożenie nie gwarantuje sukcesu. Automatyzacja zmienia sposób wykonywania pracy, zakres obowiązków, odpowiedzialność i często także podział zadań w zespole. Jeżeli pracownicy nie rozumieją celu zmiany albo obawiają się jej konsekwencji, nawet dobrze przygotowane rozwiązanie może być wykorzystywane tylko częściowo.
Z tego powodu ważnym obszarem rozwoju są kompetencje osób zarządzających transformacją. Menedżer powinien potrafić wyjaśnić, po co firma automatyzuje dany proces, jakie korzyści mają uzyskać pracownicy, jakie zadania zostaną uproszczone i które kompetencje będą potrzebne po zmianie.
Automatyzacja nie musi oznaczać zastępowania ludzi. Często jej największą wartością jest właśnie uwolnienie czasu pracowników od czynności powtarzalnych, aby mogli skoncentrować się na zadaniach wymagających wiedzy, doświadczenia, kontaktu z klientem albo podejmowania decyzji.
Jak wybrać szkolenie, aby dofinansowanie rzeczywiście przyniosło efekt?
Najlepiej zacząć od konkretnego problemu biznesowego. Jeżeli dział sprzedaży poświęca kilka godzin tygodniowo na przepisywanie danych pomiędzy formularzami a CRM, potrzebne będą inne kompetencje niż w firmie produkcyjnej chcącej analizować dane z maszyn. Jeszcze inaczej będzie wyglądać rozwój zespołu marketingowego wykorzystującego AI do analizy treści, badań rynku i tworzenia materiałów.
Dobre szkolenie powinno odpowiadać na realny proces firmy i umożliwiać wykorzystanie zdobytej wiedzy możliwie szybko po jego zakończeniu. Warto sprawdzić doświadczenie trenera, szczegółowy program, grupę docelową, poziom zaawansowania i proporcję pomiędzy teorią a ćwiczeniami praktycznymi. Jeżeli kurs dotyczy narzędzi cyfrowych, istotne jest również to, czy uczestnicy wykonują podczas szkolenia własne zadania i budują przykładowe automatyzacje.
Największego zwrotu z inwestycji można oczekiwać wtedy, gdy szkolenie jest częścią konkretnego projektu zmiany, a nie pojedynczym wydarzeniem oderwanym od działalności przedsiębiorstwa.
Dofinansowanie może przyspieszyć zmianę, ale nie zastąpi strategii
Program „Kompetencje z automatyzacji dla transformacji cyfrowej” może pomóc przedsiębiorcom obniżyć koszty rozwoju kompetencji i szybciej przygotować zespoły do wykorzystywania nowych technologii. Samo dofinansowanie nie odpowiada jednak na pytanie, czego firma powinna uczyć swoich pracowników.
Najbardziej perspektywiczne wydają się dziś kompetencje łączące kilka obszarów: rozumienie procesów biznesowych, praktyczne wykorzystanie sztucznej inteligencji, automatyzację przepływów pracy, integrację danych, bezpieczeństwo oraz umiejętność zarządzania zmianą. To właśnie ich połączenie pozwala przejść od eksperymentowania z nowymi narzędziami do rzeczywistej transformacji sposobu działania przedsiębiorstwa.
Dla firm może to być dobry moment, aby przyjrzeć się codziennej pracy zespołów i zadać proste pytanie: które czynności nadal wykonujemy ręcznie tylko dlatego, że zawsze robiliśmy je w ten sposób? Odpowiedź często wskazuje zarówno obszar przyszłej automatyzacji, jak i kompetencje, które warto rozwijać w pierwszej kolejności.
Artykuł powstał we współpracy z serwisem Szkolenia24h.pl.
