Co decyduje o sukcesie konferencji? Najważniejsze elementy dobrego wydarzenia

Pełna sala, znani prelegenci i efektowna scenografia mogą robić wrażenie, ale nie przesądzają jeszcze o sukcesie konferencji. Można zorganizować wydarzenie dla kilkuset osób, przeprowadzić wszystkie punkty programu zgodnie z harmonogramem i mimo to pozostawić uczestników z poczuciem, że niewiele z niego wynieśli. Z drugiej strony kameralne spotkanie dla kilkudziesięciu osób może zostać ocenione bardzo wysoko, jeśli dostarczy wartościowej wiedzy, pozwoli poznać odpowiednich ludzi i rzeczywiście odpowie na potrzeby odbiorców.

Sukces konferencji jest więc sumą wielu elementów. Liczą się cel wydarzenia, program, miejsce, prelegenci, networking, organizacja i doświadczenie uczestnika. Ważne jest również to, co wydarzy się po zakończeniu ostatniej prezentacji. Dobra konferencja powinna pozostawić po sobie konkretny efekt.

Najpierw trzeba wiedzieć, po co organizujemy konferencję

Jednym z najczęstszych błędów jest rozpoczynanie przygotowań od wyboru hotelu, sali albo terminu. Tymczasem wcześniej należy odpowiedzieć na prostsze, ale znacznie ważniejsze pytanie: po co organizujemy to wydarzenie?

Konferencje mogą służyć przekazywaniu wiedzy, wymianie doświadczeń, prezentowaniu nowych rozwiązań, integracji środowiska branżowego, budowaniu relacji biznesowych, promocji marki czy pozyskiwaniu klientów. Wydarzenie naukowe będzie miało inne priorytety niż konferencja sprzedażowa, kongres stowarzyszenia zawodowego albo spotkanie skierowane do kadry zarządzającej.

Dlatego jeszcze przed rozpoczęciem planowania warto dobrze rozumieć co to jest konferencja, jakie są jej cele i jakie znaczenie może mieć tego rodzaju wydarzenie. Dopiero na tej podstawie można określić, kto powinien znaleźć się na sali i jak zaprojektować program.

Cel wpływa właściwie na wszystkie późniejsze decyzje. Jeżeli najważniejsze jest przekazanie specjalistycznej wiedzy, trzeba skoncentrować się na ekspertach i wartości merytorycznej wystąpień. Jeżeli priorytetem są kontakty biznesowe, znacznie większe znaczenie zyskają przerwy, strefy networkingowe i możliwość prowadzenia rozmów. Przy konferencji promującej nowe rozwiązania potrzebne mogą być natomiast prezentacje produktów, demonstracje i przestrzeń wystawiennicza.

Dobry program nie oznacza jak największej liczby prezentacji

Organizatorzy często próbują wykorzystać każdą minutę dostępnego czasu. W efekcie powstaje harmonogram wypełniony od rana do wieczora prezentacjami, panelami i wystąpieniami. Teoretycznie uczestnik otrzymuje bardzo dużo treści. W praktyce po kilku godzinach jego zdolność do koncentracji spada, a kolejne wystąpienia zaczynają się ze sobą zlewać.

Dobry program powinien być przede wszystkim dopasowany do odbiorców. Tematy muszą odpowiadać na ich rzeczywiste problemy, a poziom prezentacji powinien uwzględniać wiedzę i doświadczenie grupy docelowej. Znaczenie ma również dobór prowadzących. Rozpoznawalne nazwisko może pomóc w promocji wydarzenia, ale podczas samej konferencji liczy się przede wszystkim umiejętność przekazania wartościowej wiedzy.

Warto także różnicować formaty. Klasyczne prezentacje można przeplatać panelami dyskusyjnymi, studiami przypadków, warsztatami czy sesjami pytań i odpowiedzi. Uczestnik przestaje wtedy pełnić wyłącznie rolę widza.

Równie ważne są przerwy. Nie są one czasem straconym – często właśnie wtedy odbywają się rozmowy, które później okazują się jedną z największych wartości całego wydarzenia.

Networking nie powinien być dziełem przypadku

Możliwość poznania innych osób jest jednym z głównych powodów uczestnictwa w wydarzeniach biznesowych. Na konferencję jedziemy nie tylko po informacje dostępne podczas wystąpień. Chcemy również spotkać ludzi z podobnymi problemami, poznać potencjalnych partnerów, klientów, ekspertów albo osoby pracujące w tej samej branży.

Dlatego napisanie w programie „przerwa networkingowa” nie zawsze wystarcza.

Jeżeli uczestnicy się nie znają, mogą spędzić przerwę głównie w towarzystwie osób, z którymi przyjechali. Organizator może im pomóc, przygotowując stoliki tematyczne, sesje szybkich spotkań, moderowany networking, aplikację umożliwiającą umawianie rozmów czy wydzielone miejsca do spotkań 1:1.

Znaczenie ma nawet układ przestrzeni. Jeżeli wszyscy podczas przerwy ustawiają się w jednej długiej kolejce po kawę, trudno mówić o komfortowych warunkach do rozmów. Jeżeli natomiast foyer posiada kilka punktów cateringowych, wysokie stoliki, miejsca siedzące i spokojniejsze strefy rozmów, nawiązywanie kontaktów staje się znacznie łatwiejsze.

Miejsce konferencji jest częścią wydarzenia

Obiekt konferencyjny nie jest wyłącznie budynkiem, w którym trzeba zmieścić określoną liczbę osób. Jego wybór wpływa na logistykę, komfort uczestników, przebieg programu, możliwości networkingu, a czasem nawet na frekwencję.

Trzeba zwrócić uwagę na dojazd, parking, komunikację publiczną, dostępność noclegów oraz odległość od dworca lub lotniska. Przy wydarzeniach wielodniowych istotna staje się możliwość zakwaterowania uczestników w tym samym obiekcie albo w jego bezpośrednim sąsiedztwie.

Sama sala również powinna być dobrana do charakteru konferencji. Znaczenie mają jej powierzchnia, wysokość, ustawienie krzeseł, widoczność sceny i ekranów, akustyka, nagłośnienie, oświetlenie oraz klimatyzacja. Sala mieszcząca formalnie 500 osób nie zawsze będzie komfortowa dla konferencji liczącej 500 uczestników, zwłaszcza jeśli trzeba dodatkowo wygospodarować miejsce na realizację techniczną, kamery czy inne elementy wyposażenia.

Warto patrzeć szerzej niż na salę plenarną. Foyer, szatnia, recepcja, toalety, sale warsztatowe, przestrzeń dla wystawców i strefy rozmów mogą mieć równie duży wpływ na odbiór wydarzenia.

Uczestnik ocenia konferencję od momentu rejestracji

Doświadczenie uczestnika zaczyna się na długo przed pierwszym wystąpieniem. Już formularz rejestracyjny może być prosty i intuicyjny albo niepotrzebnie skomplikowany. Później znaczenie mają potwierdzenie uczestnictwa, informacje organizacyjne, wskazówki dotyczące dojazdu i komunikacja bezpośrednio przed konferencją.

W dniu wydarzenia pojawiają się kolejne punkty styku. Czy łatwo znaleźć wejście? Gdzie znajduje się rejestracja? Czy trzeba długo czekać na identyfikator? Czy wiadomo, w której sali rozpoczyna się pierwsza sesja? Czy program można szybko sprawdzić na telefonie?

Każdy z tych elementów osobno wydaje się drobiazgiem. Razem tworzą jednak doświadczenie uczestnika.

Podobnie jest podczas samej konferencji. Można zaprosić świetnych prelegentów, ale jeśli wystąpienia są regularnie przerywane problemami z mikrofonem, prezentacje nie wyświetlają się prawidłowo, a uczestnicy nie wiedzą, gdzie odbywa się kolejna sesja, ocena całego wydarzenia będzie niższa.

Dobra organizacja jest najmniej widoczna wtedy, kiedy działa

Profesjonalna organizacja konferencji ma pewien paradoksalny charakter. Uczestnicy często nie zauważają jej wtedy, kiedy wszystko funkcjonuje prawidłowo. Zauważają ją natychmiast, kiedy pojawia się problem.

Niewiele osób będzie zastanawiało się nad tym, ile pracy wymagało przygotowanie sprawnej rejestracji dla kilkuset gości. Kolejkę trwającą pół godziny zauważą jednak wszyscy.

Za płynnym przebiegiem wydarzenia stoi więc szereg wcześniejszych decyzji dotyczących terminu, budżetu, miejsca, programu, prelegentów, cateringu, techniki, promocji i podziału obowiązków. Przy większych wydarzeniach potrzebne są również scenariusze awaryjne. Co zrobić, gdy prelegent nie dotrze? Jak zareagować na awarię sprzętu? Kto podejmuje decyzję w przypadku opóźnienia programu?

Szczegółowo cały proces przedstawiliśmy w poradniku jak zorganizować konferencję krok po kroku. Warto potraktować go jako listę kolejnych etapów przygotowań, podczas gdy tutaj skupiamy się na czynnikach wpływających na końcową ocenę wydarzenia.

Technologia ma pomagać, a nie przeszkadzać

Nowoczesna konferencja może wykorzystywać aplikację eventową, elektroniczną rejestrację, transmisję online, głosowania, system zadawania pytań czy narzędzia do umawiania spotkań. Technologia jest jednak wartościowa przede wszystkim wtedy, gdy rozwiązuje konkretny problem.

Kod QR może przyspieszyć wejście na wydarzenie. Aplikacja może pomóc odnaleźć właściwą sesję i przypomnieć o zmianie sali. System pytań online umożliwia zabranie głosu osobom, które nie chcą występować przed kilkusetosobową publicznością.

Nie ma natomiast sensu wdrażać rozbudowanego rozwiązania tylko dlatego, że jest nowoczesne. Jeżeli wymaga instalowania kilku aplikacji, zakładania dodatkowych kont i przechodzenia przez skomplikowaną konfigurację, może pogorszyć doświadczenie zamiast je poprawić.

Catering również wpływa na ocenę wydarzenia

Przy całodniowej konferencji trudno traktować catering jako dodatek. Przerwa kawowa lub lunch mają znaczenie dla komfortu uczestników, ale jednocześnie są jednym z najważniejszych momentów nieformalnych spotkań.

Liczy się nie tylko jakość jedzenia. Trzeba przewidzieć odpowiednią liczbę punktów obsługi, przestrzeń potrzebną do swobodnego poruszania się oraz różne wymagania dietetyczne. Jeżeli kilkaset osób jednocześnie próbuje skorzystać z jednego bufetu, nawet bardzo dobre menu nie rozwiąże problemu.

Catering warto więc projektować razem z ruchem uczestników i networkingiem. Dobrze przygotowana przerwa pozwala odpocząć, zjeść, napić się kawy i porozmawiać bez ciągłego spoglądania na zegarek.

Konferencja powinna być dostępna dla różnych uczestników

Profesjonalna organizacja oznacza również uwzględnienie potrzeb osób, dla których standardowo zaprojektowane wydarzenie może być trudniej dostępne.

Już przy wyborze obiektu warto sprawdzić możliwość poruszania się osób z ograniczoną mobilnością, dostępność wind, toalet i odpowiednich miejsc na sali. W zależności od charakteru wydarzenia znaczenie mogą mieć także napisy, tłumaczenie, materiały przygotowane w odpowiedniej formie czy możliwość wcześniejszego zgłoszenia szczególnych potrzeb.

Podobne podejście dotyczy cateringu. Możliwość zgłoszenia diety wegetariańskiej, bezglutenowej lub wynikającej z alergii jest dziś elementem dobrej obsługi uczestnika, a nie wyjątkową usługą.

Sukcesu konferencji nie mierzy się wyłącznie frekwencją

Duża liczba uczestników jest łatwa do pokazania w komunikacie podsumowującym wydarzenie, ale sama niewiele mówi o jego rzeczywistej wartości. Jeśli celem konferencji było stworzenie nowych relacji biznesowych, ważniejsze może być to, ile takich kontaktów rzeczywiście powstało. Przy wydarzeniu edukacyjnym znaczenie będzie miała natomiast ocena programu i przydatność zdobytej wiedzy.

Dlatego przed konferencją warto ustalić wskaźniki odpowiadające jej celom.

Ankieta wysłana po wydarzeniu może dostarczyć wielu informacji, ale nie powinna być przesadnie długa. Kilka dobrze dobranych pytań często daje organizatorowi więcej użytecznej wiedzy niż rozbudowany formularz, którego większość uczestników nie chce wypełnić.

Warto także pozostawić miejsce na odpowiedź otwartą. To właśnie w komentarzach uczestnicy mogą zwrócić uwagę na problemy, których organizator wcześniej nie dostrzegał.

Co zatem naprawdę decyduje o sukcesie konferencji?

Nie istnieje uniwersalny model udanej konferencji. Sukces kameralnego spotkania eksperckiego dla 60 osób będzie oceniany według innych kryteriów niż powodzenie międzynarodowego kongresu dla kilku tysięcy uczestników. W obu przypadkach obowiązuje jednak podobna zasada: wszystkie elementy wydarzenia powinny wynikać z jego celu i potrzeb odbiorców.

Potrzebny jest wartościowy program, ale uczestnik musi mieć również czas na rozmowę. Potrzebna jest odpowiednia sala, ale równie ważne mogą okazać się foyer i przestrzeń networkingowa. Technologia powinna wspierać uczestnictwo, catering zapewniać komfort, a organizacja sprawiać, że uczestnik nie musi zastanawiać się, co powinien zrobić w kolejnym momencie.

Ostatecznie dobra konferencja nie jest po prostu wydarzeniem, podczas którego wszystko odbyło się zgodnie z harmonogramem. Jest wydarzeniem, po którym uczestnik potrafi powiedzieć, co konkretnie zyskał – wiedzę, inspirację, rozwiązanie problemu, nowe kontakty, możliwość współpracy albo dostęp do ludzi, których trudno byłoby spotkać w innych okolicznościach.

I właśnie ta wartość pozostająca po zakończeniu konferencji jest jednym z najlepszych mierników jej prawdziwego sukcesu.